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Como dice el refrán: "Si no planificas, estás planeando fracasar". Esto resume la importancia de un presupuesto anual.
El objetivo del presupuesto anual es proporcionarte las herramientas que necesitas para tomar decisiones operativas sobre tu empresa y responder preguntas como:
- ¿Cuál es nuestro objetivo de ventas?
- ¿Cuántos empleados más podemos contratar?
- ¿Cuándo deberíamos recaudar nuestra próxima ronda de capital?
- ¿Cuáles son nuestros objetivos para CAC, churn, crecimiento orgánico, MRR/ARR?
- ¿Cuál es nuestra pista de efectivo en diferentes escenarios (es decir, caso base, mejor y peor caso para los próximos 12 meses)?
- ¿Se pueden evitar los gastos que no agregan valor utilizando presupuestación basada en cero?
- ¿Se puede utilizar el efectivo excedente para pagar la deuda y ahorrar en gastos de intereses?
En este artículo, discutiremos las razones más importantes por las que tu equipo debería crear un presupuesto anual, la diferencia entre planificación, presupuestación y pronóstico, así como tres técnicas de presupuestación anual que los principiantes pueden usar para comenzar.
¿Qué es un presupuesto anual?
Un presupuesto anual proyecta ingresos y gastos, activos y pasivos, y posición de efectivo para una organización, generalmente durante un período de 12 meses. Los presupuestos anuales también se conocen como plan operativo, plan operativo anual o plan operativo financiero.
Los presupuestos anuales, como su nombre indica, se preparan una vez al año, ya sea para un año calendario o un año fiscal (si el año fiscal es diferente al año calendario).
Monitorear la varianza entre el presupuesto anual/plan operativo y el desempeño comercial real proporciona información sobre el entorno empresarial y el bienestar financiero completo de la empresa.
Generalmente, la planificación y análisis financiero (FP&A) es el equipo dentro de la función de finanzas de una empresa que impulsa todo el proceso de presupuestación.
FP&A típicamente se sincroniza con los jefes de cada departamento para formar un presupuesto departamental en lugar de crear un presupuesto por su cuenta. Esto es esencial ya que coloca la responsabilidad y la rendición de cuentas en los departamentos por los números y planes que presentaron.
¿Por qué son importantes los presupuestos anuales para los negocios de suscripción?
El modelo de negocio de suscripción es diferente de otros modelos en que los clientes deben pagar un precio recurrente a intervalos regulares para acceder a un producto o servicio. Estos pueden ser pagos semanales, mensuales o anuales.
Uno de los aspectos clave para construir un negocio de suscripción exitoso es no solo atraer clientes, sino atraer suscriptores leales que probablemente mantengan su suscripción durante un largo período.
Al crear un presupuesto anual para tu negocio de SaaS o suscripción, ten en cuenta los siguientes factores:
Factores macro
Visión a largo plazo
La visión a largo plazo de una empresa, o declaración de misión, comunica sus valores como organización. Estos valores luego se desarrollan en objetivos y estrategias que son la base de los presupuestos que se están elaborando.
Como ejemplo, aquí está nuestra visión a largo plazo en Baremetrics:
Nuestro propósito es ayudar a los emprendedores de SaaS a lograr su propósito, hacer crecer sus negocios y prosperar.
Seremos el campeón de las empresas de SaaS a nivel mundial, impulsaremos la innovación y proporcionaremos el mejor servicio al cliente posible. Nuestros clientes nos verán como un socio invaluable y no como una herramienta.
Para que esto suceda, diseñamos y construimos los mejores productos del mundo para descubrir información, resolver y automatizar los problemas comerciales comunes que enfrentan nuestros clientes.
Basándonos en nuestra visión, presupuestamos en consecuencia para las siguientes acciones en la segunda mitad de 2022:
- Contratamos talento de ingeniería senior para completar nuestra integración con Forecast+ Finance
- Creamos un proceso interno para validar y comunicar ideas para nuevas características, proyectos y similares, de modo que nuestro trabajo colectivo esté alineado con nuestra visión centrada en el cliente.
- Contratar un Gestor de Cuentas para construir relaciones con nuestros clientes y abordar proactivamente cualquier brecha en el conocimiento y adopción del producto (aún en progreso)
Gestión del flujo de caja: No es un secreto que para hacer crecer una empresa de SaaS, los líderes empresariales necesitan considerar el flujo de caja. Un flujo de caja deficiente significa capital limitado para crear oportunidades de crecimiento. También puede amenazar la capacidad de una pequeña empresa para mantenerse al día con las operaciones diarias. La presupuestación del flujo de caja proporciona a una empresa información sobre sus necesidades de efectivo y ayuda a determinar una asignación eficiente del efectivo.
Para tener una visión completa de tu flujo de caja y presupuesto operativo general, te recomendamos que construyas un modelo financiero de 3 estados con Estado de Resultados, Balance General y Estado de Flujos de Efectivo.
Toma de decisiones: El presupuesto se puede usar como un punto de referencia interno que ayuda a los líderes y al equipo a responder constantemente la pregunta: ¿lo que estamos haciendo nos está llevando adonde queremos ir? Además, los presupuestos proporcionan a la dirección la información que necesita para supervisar la planificación, monitoreo y control de las actividades dentro de la organización. Este enfoque de arriba hacia abajo también ayuda a los ejecutivos a comunicar sus expectativas para el próximo año.
Presupuestación de escenarios (Presupuesto de caso base, objetivo y mejor caso): Presupuestar para diferentes escenarios (piensa en COVID-19, inflación, recesión, etc.) implica mapear diferentes futuros posibles durante el próximo año, así como cómo reaccionarás ante ellos.
Mapear diferentes escenarios te ayuda a tener una idea de cómo las fuerzas externas pueden impactar tu negocio financieramente.
Necesitas tener planes en lugar para reaccionar ante estos diferentes escenarios de modo que toda la organización apunte a lo mejor pero esté preparada para lo peor.
Después de todo, parte de ser una empresa ágil significa anticipar las fuerzas del mercado antes de que ocurran y tener un plan en lugar para evitar problemas potenciales mientras aprovechas nuevas oportunidades. Tener un presupuesto ayuda a cuantificar estos planes.
Gestión de partes interesadas: Los presupuestos dan a los inversores y al consejo (si tienes uno) la expectativa del desempeño empresarial en el año venidero, proporcionando respuestas a preguntas como las siguientes:
- ¿Dónde y cómo se gastará la financiación?
- ¿Cómo será tu trayectoria de crecimiento en los próximos 12 meses?
- ¿Cuáles son tus planes de contratación y capacidad de contratación?
- ¿Cuándo y con qué nivel de ingresos y gastos se quedará sin efectivo la empresa? ¿Cuándo recaudará nuevos fondos – capital o deuda?
- ¿Cuáles son los objetivos organizacionales? ¿KPIs? ¿Cómo se van a rastrear? ¿Cuándo reciben bonificación los empleados?
Factores microeconómicos
Gestión de gastos
Los negocios de suscripción necesitan gestionar cuidadosamente sus gastos para volverse rentables.
La gestión y reducción de gastos se puede lograr siguiendo un presupuesto de base cero, donde el presupuesto comienza como una hoja en blanco y todos los gastos se evalúan y deben justificarse para ser aprobados en el presupuesto. Esto elimina gastos que no añaden valor o que no es necesario incurrir en absoluto.
Presupuesto de marketing e ingresos: Definir el presupuesto de marketing correcto junto con el presupuesto de ingresos ayuda al equipo de marketing a planificar sus campañas de marketing, CPA objetivo y CAC objetivo con anticipación.
Análisis de varianza presupuesto vs. real: Los análisis de presupuesto vs. real comparan cómo se desempeña la empresa (los reales) con el objetivo definido (el presupuesto) en períodos fijos. El análisis de varianza proporciona información sobre dónde la empresa no se está desempeñando como debería. Los presupuestos son tu línea de base definida contra la cual puedes medir tu desempeño real y, por lo tanto, es crítico que se definan como ambiciosos pero realistas.
Planificación vs presupuestación vs pronóstico
La planificación, presupuestación y pronóstico son todos impulsores significativos en el crecimiento sostenible. La planificación comienza las cosas y continúa durante toda la vida del negocio. La presupuestación funciona a un nivel más granular y proyecta los próximos 12 meses. El pronóstico estima las proyecciones financieras futuras de una empresa con anticipación y de una manera apoya la planificación.
| Criterios | Planificación | Presupuestación | Pronóstico |
|---|---|---|---|
| Definición | La planificación es un esquema estratégico de los objetivos financieros de un negocio, generalmente para los próximos tres a cinco años. | Un presupuesto proyecta ingresos y gastos, activos y pasivos, y posición de efectivo para una organización, generalmente, para un período de 12 meses. | El pronóstico estima las proyecciones financieras futuras de una empresa analizando datos históricos y ajustándose para los entornos de mercado actuales. |
| Marco de tiempo | 3 a 5 años | 12 meses | Pronosticar continuamente los doce meses posteriores al final de cada período (el período puede ser un mes o un trimestre). Esto también se llama un pronóstico continuo. |
| Objetivo y propósito | Alinear la misión, visión y objetivos a largo plazo del negocio y desarrollar planes de acción para lograrlos. | Asignación y utilización óptima de recursos y fondos disponibles para lograr los objetivos estratégicos del negocio. Crear un presupuesto te permite delinear dónde quieres ir. Dividir ese presupuesto en meses (o trimestres, si por mes es demasiado granular) te permite ver cómo llegarás allí mes a mes. | El pronóstico evalúa si se cumplirá el presupuesto o no. También identifica riesgos y oportunidades clave del presupuesto y cuantifica su impacto. |
| Frecuencia | Como es un esquema estratégico, generalmente es fijo. | Anualmente | Generalmente, mensual o trimestral |
Técnicas de presupuestación
Hay varios métodos para crear presupuestos, pero los más utilizados por principiantes son:
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Presupuestación incremental
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Presupuestación de base cero con un enfoque de abajo hacia arriba
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Enfoque de arriba hacia abajo
1. Presupuestación incremental
La presupuestación incremental es un método en el que el presupuesto del próximo año se prepara construyendo sobre los reales del año anterior después de ajustar por inflación y otros factores incrementales
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Es rápido de hacer y un proceso relativamente simple.
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Con Forecast+ la información está fácilmente disponible y se puede extraer automáticamente de tu software de contabilidad (Xero o QuickBooks), por lo que se necesita muy poco análisis cuantitativo.
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Es apropiado en circunstancias estables. Por ejemplo, la cantidad de gastos de oficina gastados en un año es poco probable que sea significativamente diferente en el próximo año, por lo que tomar el gasto real en el año uno y añadir un poco por inflación debería ser un objetivo razonable para el gasto en el próximo año.
2. Presupuestación de base cero combinada con enfoque de abajo hacia arriba
- La presupuestación de base cero requiere que cada elemento de un presupuesto se reevalúe y reciba una idea nueva. Cada elemento se trata como si se presupuestara por primera vez y se requiere que justifique su inserción en el presupuesto en términos del valor que se espera derivar de su desempeño.
- La presupuestación de base cero requiere mucho tiempo y requiere participación activa de todos los niveles en una organización. Sin embargo, con Forecast+, los usuarios pueden actualizar sus entradas al mismo tiempo, eliminando así la necesidad de consolidar y utilizar múltiples hojas de cálculo.
3. Enfoque de arriba hacia abajo
- También llamado presupuesto 'autoritario' o 'no participativo', ya que se establece sin participación o con muy poca participación de los empleados y la gerencia inferior/media.
- Generalmente lo lidera y gestiona de principio a fin el equipo de FP&A, y reduce el tiempo y la participación requerida de los empleados generales de la organización. Se puede seguir un enfoque de arriba hacia abajo en organizaciones recién formadas o en empresas muy pequeñas donde la dirección superior tiene todos los detalles necesarios de las operaciones diarias de la empresa.
Conclusión
Crear un presupuesto integral y enfocado operacionalmente requiere mucho trabajo para configurar, pero los beneficios son críticos para hacer crecer su negocio.
Por eso los negocios SaaS y de suscripción en crecimiento confían en Forecasting+ de Baremetrics. Forecasting+ se integra con QBO y Xero para traer automáticamente sus datos reales cada mes. Luego, con sus datos actualizados, cree los presupuestos, modelos, escenarios y otros paneles que necesita en unos pocos clics.
Para adelantarse a su presupuestación anual de 2023, reserve una consulta gratuita de Forecast+ hoy.
