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¿Cómo sabes qué está funcionando en tu negocio y qué no? Incluso si tienes una buena intuición sobre la empresa, ¿cómo lo sabes?
Realizar un seguimiento de qué está funcionando y qué no es fácil, especialmente en un negocio de SaaS con mil partes en movimiento. El análisis de presupuesto vs. real puede ayudarte a seguir qué está funcionando bien o mal más fácilmente para que puedas tomar medidas.
Pero, ¿qué es presupuesto vs. real y cómo puede ayudarte a sacar el máximo provecho de tu negocio?
¿Qué es Análisis de Presupuesto vs. Real?
Hacer un presupuesto para tu startup es esencial porque definir el camino hacia los objetivos de tu empresa es un paso crítico para alcanzarlos.
Crear un presupuesto te permite delinear hacia dónde quieres ir. Y dividir ese presupuesto en meses (o trimestres, si por mes es demasiado detallado) te permite ver cómo llegarás allí mes a mes.
Aunque construir un presupuesto sólido no es fácil, es solo la mitad del trabajo. La otra mitad de la ecuación es la ejecución. Y la ejecución puede ser difícil.
Para ayudarte en el camino, necesitas una variedad de análisis de varianza. Uno de los más importantes es presupuesto vs. real.
Componentes de presupuesto vs. real
Presupuesto vs. real compara el desempeño de la empresa (los valores reales) con el objetivo definido (el presupuesto) durante períodos fijos.
Obtener información procesable de tu análisis requiere comparar las cifras reales con las cifras presupuestarias con suficiente granularidad para ser útil en la toma de decisiones. Puedes empezar con bloques significativos como:
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Ingresos
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Material o costo de ingresos (para SaaS, esto incluye servicio al cliente y alojamiento)
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Ganancia bruta
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Margen bruto (en %)
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Otras categorías de gastos aplicables a tu empresa (es decir, marketing, gastos generales y administrativos, I+D)
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Ingreso neto
Para obtener más detalles, vincula tus cifras financieras con métricas no financieras que sirvan como bloques de construcción para tus ingresos, es decir, métricas de CRM como tasas de abandono y conversión. Agregar estos puede proporcionar aún más información sobre dónde la empresa no está funcionando como debería.
Las brechas significativas deben analizarse en términos de valores absolutos y porcentajes. Por ejemplo, una brecha del 25% es enorme pero no tiene el mismo impacto en una línea de $100 que en una línea de $500k. Enfócate primero en las brechas de mayor magnitud, luego pasa a desviaciones de menor valor.
¿Por qué el análisis de presupuesto vs. real es crítico?
Con el presupuesto (o un pronóstico), has definido una línea de base contra la cual puedes medir tu desempeño real.
El análisis sirve dos propósitos principales:
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Muestra al liderazgo de la empresa que la empresa está en camino o fuera de camino.
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Destaca áreas que requieren enfoque adicional.
Usa Análisis de Varianza para Impulsar Resultados
El sistema de informes de la empresa debe ser lo suficientemente sólido para ayudar al equipo de dirección a ver la imagen general y profundizar en los detalles.
Las áreas que necesitan enfoque son generalmente aquellas con las variaciones más significativas, ya sea por sí solas o en comparación con otras métricas. Por ejemplo, si tu costo de ingresos aumenta un 20% vs. presupuesto, pero también lo hace tu ingresos recurrentes anuales (ARR), el vínculo esperado entre los dos indica poca causa de preocupación.
Por otro lado, si tus ingresos aumentan un 5% pero tus ventas y marketing se disparan un 50%, eso es causa para investigación.
Esta metodología se aplica a métricas financieras y otras, como conversiones, leads y métricas de inicio de embudo. La clave es establecer primero la línea de base para cada conjunto de métricas, ya sea en un presupuesto o un pronóstico.
El resultado del análisis de varianza puede determinar las acciones necesarias y los próximos pasos. La acción inicial podría ser simplemente procurar información adicional.
Por ejemplo, basado en tus métricas de embudo (es decir, tráfico más alto, costos de PPC en aumento), tus ingresos recurrentes mensuales (MRR) deberían estar aumentando. Pero a pesar de esos aumentos, el MRR es estable. El primer paso podría ser investigar qué está pasando:
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¿Estás enfocándote en la audiencia equivocada o en un demográfico que no está en posición de suscribirse?
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¿O tu copia no está convirtiendo por alguna razón?
Podría tomar algunas semanas, o incluso meses, de pruebas y ajustes para determinar la causa de los problemas. Sin embargo, sin el análisis de varianza, saber por dónde empezar podría ser imposible.
Cómo Analizar Presupuesto vs. Valores Reales para una Empresa de SaaS
Matemáticamente, el análisis de varianza es bastante simple; es solo un poco de resta y quizás algunos porcentajes.
Sin embargo, tu evaluación de esas diferencias puede ser masivamente valiosa. Comienza mirando diferencias absolutas, pero no olvides la importancia de los porcentajes.
Un aspecto esencial del análisis significativo es construir una línea de base presupuestaria con la misma estructura que tu informes reales. Esto es simple en un sistema como Forecast+, mientras que los informes manuales pueden ser desafiantes. Mapear manualmente cuentas a líneas de P&L puede ser tedioso y llevar a errores.
Un ejemplo usando Forecast+
Veamos qué pasó en una empresa de ejemplo de enero a julio de 2019.
Por Encima del Margen Bruto
Primero, observa los ingresos de primera línea. Presupuestamos $3.9 millones en ventas y terminamos el año con $4.08 millones. No es un rebasamiento masivo, pero una mejora material de todas formas.
Sin embargo, desplazándose un poco más, vemos que no solo los ingresos terminaron más altos que el presupuesto. El costo de ingresos también está up 9% vs. plan, mientras que las ventas solo están up 5%.
Desafortunadamente, estamos gastando demasiado en servicio al cliente en comparación con nuestras expectativas iniciales.
O subestimamos nuestro costo de ingresos, o algo no está bajo control. Varios problemas podrían impulsar esta desviación:
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Quizás la experiencia de incorporación del cliente no sea tan fluida como debería ser.
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Tal vez nuestro personal no ha estado resolviendo eficientemente los problemas de los clientes. ¿Podemos capacitarlos mejor? ¿Eliminar representantes de bajo desempeño? ¿Proporcionar procedimientos operativos estándar (SOP) mejores?
Sea cual sea la razón, esta desviación es lo suficientemente significativa como para justificar una investigación más profunda.
En general, la ganancia bruta aumentó en $118k (+4%), pero el margen bruto bajó 1% vs. presupuesto. No está mal, pero tampoco es excelente. Debido al nivel más alto de soporte, no pudimos convertir todos los ingresos adicionales en margen.
Gastos y Ganancias
A continuación, veamos el resto de nuestros gastos y cómo impactan en el resultado final.
Los gastos generales y administrativos (G&A) de 2019 fueron aproximadamente 9% o 44k por encima del presupuesto. Aunque este no es un desempeño destacado, no es un impulsor significativo de nuestra desviación vs. presupuesto.
Lo mismo aplica a I+D (estoy omitiendo intencionalmente S&M por ahora). Con +1% vs. presupuesto, es solo una desviación menor, pero parece que tenemos problemas más significativos.
Houston, tenemos un problema.
Tenemos algunas brechas significativas en ventas y marketing (S&M), y no alcanzar la meta por $385k (26%) es masivo comparado con nuestras otras brechas. Necesitaremos pasar la mayor parte de nuestro tiempo determinando las causas raíz aquí.
Observando las subcategorías de S&M, gastamos 30% más en publicidad y nómina de marketing de lo planificado.
La gran pregunta a responder es por qué gastamos mucho más en S&M por tan poco retorno.
La relación no es visible en la vista, pero el retorno del gasto en S&M es en realidad inferior a 0.5:1, lo que significa que cada dólar adicional gastado en ventas y marketing generó solo $0.50 en ingresos.
Quizás esto sea un poco simplificado, pero el problema es claro: No estamos convirtiendo ventas adicionales en ingresos netos adicionales.
En general, impulsados principalmente por nuestra brecha en S&M, nuestros gastos fueron casi medio millón por encima del plan. Combinado con nuestra ganancia bruta ligeramente más alta, perdimos $329k adicionales vs. presupuesto.
Puntos clave de nuestro análisis
Como empresa SaaS, los ingresos y el marketing son a menudo la clave para la rentabilidad. Una vez que tu producto y equipo de desarrollo son estables, más ventas generalmente significan más rentabilidad, y la salvedad es que no puedes gastar demasiado generando esas ventas.
Ten en cuenta que el análisis no es solo para investigación. Usa esta información para impulsar acciones para reevaluar nuestro pronóstico y abordar la causa raíz de nuestro gasto excesivo.
Las Empresas SaaS en Crecimiento Usan Forecast+
Al construir un negocio, la velocidad es esencial. Reconocer rápidamente que estás perdiendo tus objetivos permite correcciones rápidas para intentar algo nuevo.
Herramientas dedicadas como Forecast+ permiten la creación rápida y fácil de estos análisis de varianza. Profundizar desde brechas de alto nivel para identificar áreas exactas de preocupación hace que las mejoras sean más fáciles. Un panel flexible significa que puedes actualizar lo que rastreas a medida que aprendes qué áreas de tu negocio necesitan más atención.
Una integración adicional con sistemas contables como QuickBooks o Xero te permite importar datos automáticamente, crear pronósticos precisos y flexibles, y optimizar el análisis de varianza.
El análisis de varianza es el vínculo fundamental entre la visión del equipo fundador y lo que sucede en el mundo real. Los datos y sistemas son críticos para proporcionar este informe rápidamente. El tiempo dedicado a compilar datos y construir hojas de cálculo para comparar tu situación real vs. presupuesto no añade valor.
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