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Aunque la facturación y los pagos son procesos donde un vendedor emite documentos de venta a un comprador, cuando se comparan entre sí, la diferencia significativa entre los dos procesos es bastante clara y simple.
Este artículo explicará tanto la facturación como los pagos en profundidad, así como compartirá las mejores prácticas de facturación para pequeñas empresas.
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Facturación vs. Pagos
La facturación es un proceso en el que un vendedor emite un documento comercial a un comprador solicitando el pago. Este documento muestra todos los productos y servicios prestados, el pago adeudado y los datos de contacto tanto del comprador como del vendedor.
Una factura sirve como solicitud de pago con términos de pago especificados y generalmente se emite después de entregar el servicio o producto comprado. Una factura también representa crédito porque el vendedor solo recibirá efectivo en una fecha futura.
Por otro lado, una factura de pago es un documento de venta que detalla el pago de un cliente por la compra de productos o servicios prestados. Generalmente se redacta para servir como prueba legal de que se realizó una transacción entre el comprador y el vendedor.
Una factura de pago se utiliza típicamente en negocios donde el cliente paga por el producto o servicio por adelantado, incluidos restaurantes, empresas de suscripción y tiendas minoristas.
Los pagos, por otro lado, son el proceso de emitir un documento de venta que se utiliza como prueba legal de transacción y generalmente se realiza para pagos únicos por adelantado. En contraste, la facturación es emitir un documento de venta que sirve como solicitud de pago por productos o servicios vendidos a crédito. La facturación se puede realizar tanto para pagos recurrentes como únicos.
Si todavía está utilizando hojas de cálculo y paneles básicos para monitorear y gestionar su flujo de efectivo, no solo está operando de manera ineficiente, sino que también probablemente está dejando dinero sobre la mesa.
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¿Cuáles son las mejores herramientas de facturación disponibles?
La facturación puede ser estresante; crear la factura, enviarla y hacer seguimiento puede tomar mucho tiempo. Aún más estresante son las facturas recurrentes que eventualmente te cuestan dinero en el futuro.
Una multitud de software de facturación puede ayudarte a enviar facturas y gestionar el proceso de manera eficiente. El software de facturación puede ahorrarte mucho tiempo y dinero. Con todos tus pagos siendo administrados por un paquete de software, nunca perderás un pago.
Si estás considerando software de facturación, aquí hay algunos de los mejores paquetes para tu negocio.
Wave es software de facturación basado en la nube que se adapta a pequeñas empresas. Con Wave, las pequeñas empresas pueden crear, personalizar, enviar y rastrear facturas en un solo lugar.
Otras características únicas de Wave son la programación automatizada, recordatorios de pago automatizados e integraciones de software útiles. Wave es gratuito de usar y tiene versiones para Android e iOS.
Xero es software de contabilidad especial que permite usuarios ilimitados y ofrece soporte 24/7. Con Xero, puedes crear facturas personalizadas y diseñadas profesionalmente, configurar facturas recurrentes y automatizar recordatorios de pago de facturas personalizadas para tus clientes.
Puedes crear y enviar facturas desde tu aplicación móvil y permitir que tus clientes paguen en línea mediante tarjeta de débito y PayPal. Xero te indica cuándo se abren tus facturas y te permite enviar facturas en lote, lo que eventualmente te ayudará a ahorrar tiempo. Xero funciona con una suscripción mensual.
QuickBooks es software de contabilidad basado en la nube intuitivo que te permite organizar todas tus finanzas comerciales en un solo lugar. Con QuickBooks, puedes crear y enviar recibos e facturas personalizados, programar pagos recurrentes y realizar transacciones en múltiples monedas.
También puedes rastrear gastos y ganancias, así como administrar tu impuesto sobre ventas. QuickBooks funciona en varias plataformas digitales, te permite sincronizar entre tus dispositivos y almacena automáticamente tus datos en la nube.
El software de facturación es solo el comienzo. Echa un vistazo al mejor software de previsión financiera disponible en el mercado actual.
Facturación para modelos de suscripción recurrente de SaaS
Cuando se trata de sistemas de pago comercial, la facturación es bastante diferente para suscripciones recurrentes de SaaS. La facturación es una solicitud de pago emitida después de que un vendedor ha entregado un producto a crédito, y el pago se liquidará en una fecha futura.
Para suscripciones de SaaS, el cliente acepta un contrato de suscripción electrónica, ya sea que el cliente sea una empresa o un individuo. Las suscripciones se cobran en un intervalo recurrente como mensual o anual, y los clientes pueden cancelar en cualquier momento sin penalización ni tarifa. Si un cliente cancela antes del final de su suscripción prepagada, generalmente se le reembolsa.
¿Cuándo es apropiado hacer facturación?
Enviar facturas a tus clientes a veces es un tema delicado para los dueños de negocios. Al decidir el momento apropiado para enviar una factura, puedes optar por enviarla justo después de un trabajo, pero eso puede ser inconveniente si estás ocupado con múltiples trabajos.
Si decides esperar, corres el riesgo de perturbar tu flujo de efectivo. Algunos otros negocios adoptan facturación antes del trabajo, y ese enfoque tiene sus ventajas, pero ¿qué sucede si el alcance del trabajo se expande?
Los negocios generalmente envían facturas de una de dos formas:
1. Antes de que comience el trabajo: Hay algunas situaciones donde tiene sentido facturar a un cliente. Generalmente se llama prepago o solicitud de depósito. Aquí hay algunos escenarios típicos donde deberías facturar a un cliente antes de que se complete el trabajo.
- El cliente en cuestión tiene un historial de pagos atrasados: En estas situaciones, tiene sentido solicitar un prepago para proteger tu negocio.
- El trabajo requiere la compra de materiales y equipo: Puedes optar por asumir el costo, pero puede ser más seguro obtener algún compromiso financiero del cliente.
- El trabajo es un contrato comercial grande: Antes de que te hagas ilusiones, solicita un depósito para sellar el compromiso del cliente.
2. Después de que se completa el trabajo: La facturación cuando el trabajo se ha completado es la práctica más común en servicios comerciales. Muchos clientes prefieren pagar después de que se completa el trabajo. Aquí hay algunas situaciones donde es apropiado facturar a un cliente después de que se completa el trabajo.
- Es un trabajo único y el cliente está en el sitio (facturación en el acto): La facturación de esta manera funciona bien si recién estás comenzando tu negocio. Para que este enfoque funcione para ti, deberías discutir tus términos de trabajo con tu cliente y asegurarte de que sepan cuál será el cargo después de que se complete el trabajo. Prepara una factura oficial con anticipación y facilita que los clientes paguen con tarjeta de crédito.
- Servicios recurrentes mensuales: Muchos negocios realizan facturación mensual para contratos comerciales recurrentes. Este método de facturación es ideal para clientes y empresas que no desean procesar múltiples pagos cada mes. Para aplicar efectivamente este sistema, confirma los términos de pago con el cliente con anticipación. Esta información debe añadirse como parte de la cotización antes de que el cliente apruebe el primer servicio.
¿Cuándo deberías hacer una suscripción mensual?
Muchos negocios favorecen modelos de suscripción mensual porque es rentable y ofrece crecimiento de ingresos a largo plazo. Mientras consideras estos beneficios, también considera si es la mejor opción para tu empresa y clientes.
Las suscripciones mensuales funcionan bien para negocios de servicios que los clientes utilizan frecuentemente y el servicio se actualiza frecuentemente, por ejemplo Netflix y HubSpot. Una suscripción mensual también funciona bien para negocios que venden productos consumibles o autorizados que se pueden usar durante un tiempo limitado, por ejemplo cajas de suscripción.
La innovación es crítica para negocios de suscripción para asegurar la lealtad del cliente y su continuo apoyo. Si el servicio nunca mejora, el uso disminuirá y los ingresos fantásticos se desplomarán.
La de vida útil del cliente es una métrica que predice cuánto gastará un cliente en tu producto durante toda su relación con tu negocio. Mejora con cada renovación de suscripción y abre más oportunidades para vender más servicios.
Baremetrics es una herramienta de monitoreo de métricas empresariales que actúa como un panel de control para su negocio. Puede ver MRR, ARR, LTV, clientes totales y más directamente en su panel de control de Baremetrics. Solo eche un vistazo a esta cuenta de demostración aquí.
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¿Cuál consume más tiempo?
La facturación es generalmente más consumidora de tiempo que el modelo de negocio basado en suscripción. Aunque algunos negocios adoptan pasos para reducir las limitaciones de tiempo en torno a la facturación, algunos inconvenientes inevitables, como los requisitos legales y regulatorios, deben considerarse al crear el diseño de una factura.
Enviar una factura en múltiples formatos y asegurar que el diseño se mantenga igual en muchas plataformas es estresante. Cuando los clientes no pagan las facturas, su flujo de caja puede dañarse seriamente. El proceso de conseguir que un cliente pague su deuda puede dejar a su negocio enviando recordatorios por correo electrónico repetidamente.
En las suscripciones mensuales, los clientes ya están enganchados al servicio y disfrutando del valor que agrega. Después de la adquisición inicial de clientes donde el cliente generalmente ha tenido la oportunidad de probar el servicio, una vez que el cliente se suscribe al servicio, tendrá que renovar su suscripción para continuar usando el servicio.
Siempre que su negocio innove constantemente y ofrezca nuevas características basadas en comentarios de clientes, los clientes permanecerán enganchados al servicio y disfrutarán de los beneficios de renovación automática.
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¿Cuál genera más ingresos?
Tanto la facturación como las suscripciones mensuales generan ingresos para los negocios que las adoptan. Hay un potencial de ingresos increíble para las empresas que adopten facturas o suscripciones mensuales. El éxito dependerá de cómo la dirección dirija el negocio.
Un negocio de suscripción mensual generalmente ofrece servicios digitales y bloquea a los clientes a largo plazo. Hay muchas oportunidades para aumentar las ventas y realizar ventas cruzadas de otros productos y servicios además de la suscripción mensual.
Después de la fase de prueba inicial y que los clientes se registran para un servicio, generalmente están configurados en un contrato de renovación automática. En la facturación, las empresas prestan servicios al crédito, y las empresas corren el riesgo de que las deudas de los clientes asciendan a miles, incluso cuando hay recordatorios automatizados para los clientes. La facturación sufre muchos requisitos legales y regulatorios que pueden retrasar los pagos, mientras que una suscripción mensual no.
¿Puede evitar completamente la facturación?
La facturación se puede evitar si su negocio vende registros de conferencias, licencias, cuotas o pagos a organismos gubernamentales. Sin embargo, si su negocio vende bienes o servicios, la facturación es inevitable. La facturación es un medio para crear un acuerdo legalmente exigible que documente los servicios prestados a un cliente y los términos de pago adeudados.
Si la transacción es entre dos negocios, el vendedor está obligado por ley a proporcionar una factura. Una factura no es lo mismo que un recibo: la primera crea un acuerdo de ventas, mientras que la segunda es para reconocer el pago.
¿Cuándo es la facturación absolutamente necesaria?
La facturación siempre es necesaria si su negocio incurre en deudas en el curso de la venta a clientes. Una factura firmada servirá como un acuerdo legalmente vinculante de que el cliente ha acordado pagar por un producto o servicio. La factura también proporciona detalles del trabajo que se realiza y el cronograma de finalización del trabajo.
Cómo manejar la facturación: Ocho pasos para manejar la facturación de manera efectiva para su SaaS
Lidiar eficientemente con las facturas puede ser un ingrediente esencial para el éxito de su negocio SaaS. Un sistema de facturación eficiente no solo asegura que el dinero siga llegando, sino que también lo ayuda a realizar un seguimiento de las ventas y mantener registros precisos para presentaciones de impuestos y pronósticos de ventas futuras. ¿Cómo puede manejar efectivamente la facturación para su empresa SaaS? Aquí hay 8 pasos que puede adoptar.
1. Asegúrese de que su factura sea clara y directa.
Mantenga toda la información fácilmente visible para que, cuando el cliente eche un vistazo al documento, pueda simplemente navegar el proceso de pago. Elimine la jerga e información innecesaria; esta es una forma segura de ayudar al cliente a hacer pagos rápidos.
2. Asegúrese de que sea legible y encarne la identidad de su marca.
Una factura de su empresa no es solo un documento típico, sino que representa su marca. Como tal, la identidad y los valores de su marca deben estar alineados con cada palabra y formato del documento. Aproveche cualquier oportunidad para recordar a su cliente lo que es excelente de su marca.
3. Coloque la fecha correcta y el número de referencia.
Con todos los adelantes y atrás de múltiples facturas, ¿cómo realiza un seguimiento del cliente? Use fechas y números de referencia para organizar y comunicar sus facturas con su cliente y su ordenamiento interno.
4. Asegúrese de que la factura tenga los términos de pago correctos, la cantidad de pago y la fecha de vencimiento.
Otro gran paso para mantener las cosas claras para el cliente es incluir los términos de servicio, la fecha de vencimiento y el monto total. Esta práctica asegura que todos estén en la misma página.
5. Aclare cada artículo en la factura.
La claridad para su cliente es una parte vital de la transacción, una oportunidad para explicar el valor que proporcionó al cliente mientras muestra transparencia en su proceso de facturación.
Recuerde mantenerlo simple; no envíe una lista masiva de artículos. Manténgalo corto y directo. Si el cliente tiene más preguntas, seguramente se pondrá en contacto con usted.
6. Dirija la factura a la persona correcta.
No es suficiente simplemente incluir el nombre de la empresa en la dirección. También debe adjuntar el nombre de la persona que supervisó el trabajo. Ya sea una empresa pequeña o grande, hacer esto agrega un toque amigable.
7. Use correos electrónicos para enviar facturas y active "recibos de lectura".
Envíe la factura al correo electrónico de su cliente ya que es uno de los métodos de comunicación más estables y directos disponibles. Use "recibos de lectura" para confirmar que sus facturas llegan a la bandeja de entrada de su cliente. Muchas herramientas de facturación ofrecen "recibos de lectura" y seguimiento de enlaces. Esto funciona para mantenerlo informado sobre cómo su cliente ha interactuado con su correo electrónico.
Eche un vistazo a estos excelentes consejos sobre cómo aprovechar al máximo su Stripe o PayPal datos.
8. Automatice las tareas de facturación recurrentes
Muchas herramientas de contabilidad simplifican los procedimientos de facturación ayudándolo a ejecutar automáticamente algunas tareas esenciales. Los servicios profesionales se beneficiarían enormemente de esto.
Algunas tareas de facturación pueden agotar el presupuesto de la empresa sin agregar ningún beneficio adicional. Use un software de contabilidad de suite completa para automatizar el trabajo manual, ahorrar tiempo y reducir las posibilidades de error humano.
Tómese un tiempo para comprender los principios de su facturación ya que sabe que es la última comunicación directa que tiene con su cliente. Perfeccione su tono de voz y use un diseño elegante. Hay más beneficio en atender adecuadamente a los clientes actuales y antiguos, ya que son más fáciles de impresionar que los posibles clientes nuevos.
Baremetrics monitorea los ingresos por suscripción para empresas que generan ingresos a través de servicios basados en suscripción. Baremetrics puede integrarse directamente con tu pasarela de pago, como Stripe, y extraer información sobre tus clientes y su comportamiento en un panel cristalino.
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