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Como emprendedor, tienes tu mano en todo lo imaginable, desde papeleo legal hasta contratación, gestión de productos, atención al cliente y todo lo demás. Te tiran en todas direcciones desde todos los que tienen tu información de contacto y sientes la obligación de perseguir cada idea que se te ocurre. Pero una de las lecciones más difíciles de aprender es que "ocupado" no es igual a "productivo".
Todas esas cosas aleatorias en las que tienes tu mano, todos esos conejos que persigues en nombre de la "tracción" no son necesariamente las cosas más importantes en las que trabajar en ese momento. Y eso puede ser un error crítico.
El truco aquí es que descubrir cuáles son esas cosas "más importantes" puede parecer intentar ver un unicornio bailando breakdance sobre un doble arcoíris.
Lo que probablemente ya has intentado
La línea de pensamiento típica aquí es que la solución es calificar las cosas de alguna manera (mentalmente o de otra forma) basándose en lo que es más impactante e ir desde allí. Pero el hecho es que simplemente no es práctico y tiene mucho gasto mental. Ciertas cosas pueden no tener un impacto directo alto pero aún así son necesarias y no se pueden posponer para momentos más convenientes (¡viva los impuestos!).
El otro extremo aquí es simplemente tener una lista de tareas simple sin prioridad alguna, pero eso es demasiado básico y te deja sintiéndote abrumado.
Lo que necesitas es algo que sea rápido de añadir y no te abrume con todas las cosas que necesitan completarse. Mostrarte todo bajo el sol no ayuda a nadie. Mostrarte lo que está disponible e importante según tu contexto actual. Excelente.
Para lograrlo, utilizo OmniFocus. Pero ¿cómo lo uso sin que sea abrumador? Me alegra que hayas preguntado.
El sistema para hacer las cosas
OmniFocus es una de esas herramientas que, a primera vista, parece absurdamente compleja. Pero aclaremos esto aquí… utilizo quizás el 10% de sus características. Así que, acompáñame. Mi pequeño sistema aquí realmente no es tan complicado.
A pesar de todos los rincones de OmniFocus, solo hay dos secciones que necesitas conocer: Contextos y Proyectos.
Echaremos un vistazo a esas dos cosas y luego nos sumergiremos en cómo las piezas encajan a nivel práctico.
Contextos
En OmniFocus, existe el concepto de "Contextos". Pueden ser cualquier cosa: un lugar, situación, mentalidad… lo que sea.
Estos son mis Contextos:
- Esperando — Tareas que están esperando a alguien más o algún evento antes de poder proceder.
- Inicio — Para cuando estoy en casa haciendo tareas no relacionadas con el trabajo.
- Oficina — Para tareas específicas del trabajo.
- Recados — Cuando estoy fuera haciendo recados.
- Algún día — Cosas que me gustaría hacer algún día. Principalmente un comodín para no olvidar ideas aleatorias.
- GTD — Para tareas de Revisión Diaria (de las cuales hablaré en breve)
Puedes ser muy detallado con los Contextos, pero prefiero mantenerlos en un nivel más alto.
Los Contextos son la manera de responder la pregunta: "¿Qué debería estar haciendo en este momento, dada mi ubicación/situación/mentalidad actual?"
Proyectos
Los Proyectos en OmniFocus son simplemente colecciones de tareas, pero hay una pequeña cosa que los hace realmente poderosos: el tipo.
de proyecto Puedes crear proyectos Paralelos o Secuenciales.
Los proyectos Paralelos son el equivalente de un gran cubo de tareas donde puedes elegir y seleccionar elementos para hacer al azar.
Los proyectos Secuenciales se completan solo en orden. Esto significa que solo hay una tarea disponible para ti en ese proyecto en un momento dado y no puedes hacer las otras hasta que hayas completado la tarea anterior. Y esto es glorioso. Cubriremos por qué momentáneamente.
No tienes que poner todo en un Proyecto, pero si alguna tarea de nivel superior requiere más de uno o dos pasos, típicamente creo un proyecto para ello.
Tareas, cosas pendientes, elementos, acciones…llámales como quieras
¿Qué aplicación de tareas pendientes estaría completa sin cosas que haces?!?!
Agregar un elemento a OmniFocus es muy fácil, pero hay algunas cosas que deberías configurar ya que mantendrá las cosas mucho más organizadas.
- Acción — La acción que necesitas realizar
- Proyecto — Con qué proyecto está asociado
- Contexto — En qué contexto debería mostrarse (ver nota abajo)
- Fecha de aplazamiento — Hasta cuándo ocultarla tarea (ver nota abajo)
- Fecha de vencimiento — Cuándo absolutamente necesitas haberlo completado
- Notas — Cualquier nota, enlace, adjunto que necesites para completarlo.
Con OmniFocus, cada nuevo elemento debería tener un Contexto. De lo contrario, simplemente terminas con una aplicación de tareas pendientes genérica muy cara. Agregar un Contexto tiene la ventaja de que no veas esa tarea específica de la oficina cuando estés fuera haciendo recados, por ejemplo.
Ahora, ¿qué si tienes una tarea que sabes que no necesitas ni siquiera pensar en ella hasta el próximo mes? Para eso es la "Fecha de aplazamiento". Cuando estableces eso, OmniFocus ni siquiera te mostrará el elemento hasta esa fecha, ¡manteniendo tu lista de tareas pendientes limpia y ordenada!
El poder oculto de los proyectos secuenciales y las fechas de aplazamiento
La clave para mantener la cordura cuando estás construyendo una startup es sacar todo de tu cabeza. Olvidarás cosas. Cada día. Luego te volverás loco intentando recordar la cosa que olvidaste. Deja de hacerlo. Ponlo en OmniFocus en el momento en que se te ocurra, y luego nunca vuelvas a pensar en ello hasta que sea hora de hacerlo.
Los proyectos secuenciales son algo hermoso porque solo te muestran la tarea en la que realmente puedes trabajar en este momento. Te están mostrando el siguiente bocado del elefante…no el elefante completo.
Las fechas de aplazamiento tienen un efecto similar en que ocultan el elemento hasta que sea realmente relevante.
Uniendo todo en la Revisión Diaria
He estado hablando sobre muchas partes dispares de OmniFocus y el proceso que uso. Juntémoslo todo en cómo funciona esto en una base diaria.
Cada mañana, antes de que haga nada más, hago una Revisión Diaria.
Tengo un Revisión Diaria proyecto configurado que incluye seis elementos que necesito completar antes que nada más. Típicamente los hago en orden, pero no es necesario (está configurado como un proyecto Paralelo, por cierto). Tengo un contexto "GTD" que uso solo para este proyecto.
- Revisar Calendario — Esto es para recordarme cualquier reunión o llamada telefónica que tenga.
- Procesar Bandeja de entrada de Trello — Usamos Trello religiosamente y muchas veces hay cosas que necesitan ser revisadas antes de que puedan seguir avanzando. Hacer esto primero en la mañana significa que mi equipo también puede seguir avanzando.
- Procesar Bandeja de entrada de Intercom — Usamos Intercom tanto para soporte como para correos electrónicos automatizados y generalmente hay algunos tickets/correos que necesitan una respuesta mía.
- Procesar Bandeja de entrada de Correo — Intento mantener mi bandeja de entrada de correo vacía y la clave para eso es no usarla como una lista de tareas pendientes. OmniFocus tiene la herramienta Clip-o-Tron para Mail en OS X que hace muy simple crear elementos a partir de tus correos.
- Verificar que todos los proyectos tengan una Próxima Acción — Siempre deberías saber qué necesita hacerse a continuación en un proyecto, de lo contrario necesitas "pausar" el proyecto hasta que estés listo para retomarlo. Sin una próxima acción, se quedará allí por toda la eternidad y te sentirás mal contigo mismo.
- Marca acciones prioritarias para hoy — Lo último que hago es pasar por todo y "marcar" los elementos que planeo completar hoy. Cualquier cosa que esté marcada se hace y si termino todos los elementos marcados, ¡entonces puedo pasar a otros elementos!
La configuración aquí es que el proyecto "Revisión diaria" está configurado para repetirse cada día de la semana. Luego marca la casilla "Completar al completar la última acción" del proyecto y ¡ocultará los elementos hasta mañana! ¡Magia!
La Revisión diaria es crucial porque es el momento en el que planificas tu día. Es tu tiempo para ser proactivo en lugar de reactivo. Tú decides qué debe hacerse según tu contexto y cuándo vence algo, y lo haces. Así de simple.
