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Muchas marcas de SaaS funcionan con modelos basados en suscripción, cobrando a los clientes una tarifa mensual fija. Esa tarifa típicamente incluye un conjunto de funciones, número de usuarios y uso total disponible dependiendo del plan que hayan elegido.
La mayoría de estas marcas reciben esa tarifa mensual, ya sea que el usuario inicie sesión una vez al mes o más de una vez al día todos los días. El cliente paga cualquiera que sea la tarifa que haya sido elegida.
Eso es bastante simple, pero ¿qué hay sobre el 61% de marcas que han adoptado precios basados en uso en 2023, y el 21% que se esperaba que lo probaran en 2023 o más tarde? ¿Qué hay cuando los clientes deciden mejorar o degradar su plan existente ahora y quieren que entre en vigencia inmediatamente?
Ahí es donde entra en juego el prorrateo para empresas de SaaS y empresas de suscripción.
Prorrateo en tu Organización
Así es cómo defines el prorrateo: Es el acto de dividir algo proporcionalmente. Puede referirse a salarios, capital y precios.
Algunas empresas y startups, por ejemplo, pueden escuchar sobre prorrateo en el contexto de dividir el capital entre inversores. También puede referirse a la división de efectivo y acciones en una oferta de adquisición.
En su mayoría, sin embargo, cuando las empresas de SaaS y basadas en suscripción hablan sobre prorrateo, están hablando sobre facturación prorrateada. Ese será el enfoque de este artículo hoy.
Cómo los Precios Prorrateados y la Facturación Afectan a las Empresas de Suscripción
Los precios prorrateados (también a veces llamados "facturación prorrateada") permiten que los clientes paguen solo por la cantidad específica de servicio que utilizan.
En teoría, si facturas a los clientes el primero de cada mes y se unen el 15 de febrero, puedes ofrecer precios prorrateados que solo tengan en cuenta el tiempo que utilizan tu servicio.
¿Qué hay sobre los registros móviles y las tarifas mensuales fijas, que es lo que muchos planes de SaaS basados en suscripción utilizan? No importa si te registras el 1º o el 15 del mes; tu plan se renovará en esa fecha.
A veces, sin embargo, aún hay razones para considerar la facturación prorrateada. Esto es particularmente común cuando los clientes quieren mejorar su plan a mitad de mes. Sin precios prorrateados, terminarás en una de estas dos situaciones:
- El cliente paga la nueva tarifa mensual ahora para "reiniciar" su plan. Si bien ahora pueden aprovechar las nuevas funciones mejoradas, también significa que pagaron por medio mes en ese plan de nivel inferior, que no usarán. Eso probablemente no le parecerá bien o no augurará bien para tu tasas de retención de clientes.
- Esperas a que el cliente mejore hasta el próximo ciclo de facturación mensual. Cuando esto sucede, el cliente puede frustrarse si tiene que esperar para acceder a las funciones o el uso adicional que está buscando, y tu negocio se está perdiendo medio mes de esos ingresos mejorados.
La facturación prorrateada, sin embargo, te permite hacer las matemáticas. Algunos negocios pueden reembolsar la mitad del plan de menor costo que ya fue pagado y no se utilizó, y agregar la mitad del costo mejorado de un nuevo mes.
Muchos negocios procesarán esto como una o dos transacciones según su sistema de facturación específico. Los clientes pueden recibir una factura que muestre tanto el reembolso como el nuevo cargo mejorado. A veces, pueden comunicar los precios prorrateados con el cliente, quien verá un reembolso o un cargo único en una única factura.
Cómo Calcular Precios Prorrateados
En muchos casos, es más directo para las empresas de SaaS y empresas de suscripción optar por días de uso al realizar cálculos de prorrateo.
Para calcular el prorrateo usando días de servicio, puedes usar esta fórmula:
Costo de la suscripción mensual x Porcentaje del mes no utilizado = Reembolso a emitir para precios prorrateados
Para calcular cargos prorrateados basados en una mejora de plan a mitad de mes, puedes usar esta fórmula:
(Costo de la nueva suscripción mensual x Porcentaje del mes a utilizar) - (Costo de la suscripción mensual inicial / Porcentaje del mes no utilizado) = Cargos prorrateados
Veamos un ejemplo:
Tienes un plan de $20 por mes y un plan de $50 por mes. El cliente A decide 15 días en el mes que quiere mejorar su plan, dividiendo el mes en dos mitades iguales.
Usarías este cálculo para encontrar tus cargos prorrateados:
($50 x .5) - ($20 / .5) = $15 en cargo prorrateado.
Por Qué las Empresas de SaaS Deberían Considerar Facturación Prorrateada
Hay algunas razones simples por las que las empresas de SaaS deberían considerar fuertemente implementar facturación prorrateada, incluyendo lo siguiente:
- Es justo. Los clientes pagan por lo que realmente están utilizando.
- Los clientes son felices. Pueden obtener acceso a esas funciones mejoradas cuando las deseen, y amarán la flexibilidad que tu negocio ofrece.
- Reducido la rotación de clientes. Cuanto mejor sea la experiencia del cliente y más puedas ofrecer un gran soporte, mejores serán tus tasas de retención.
- Aumento del potencial de ganancia. Si puedes hacer que los clientes paguen por mejorar incluso por unos pocos días, ¿por qué no lo harías? Un aumento instantáneo en ingresos es un impulso en los ingresos.
Prorrateo para Degradaciones y Cancelaciones
Es común que las empresas de suscripción ofrezcan tarifas prorrateadas cuando los clientes están emocionados de mejorar sus planes, pero ¿qué hay cuando quieren degradar o cancelar?
No no necesariamente tienes que prorratea si los clientes eligen cancelar o degradar. Puede ser una decisión inteligente ofrecer facturación prorrateada para degradaciones en un intento de aumentar las tasas generales de retención y satisfacción.
Dicho esto, asegúrate de que seas transparente sobre tus políticas de cancelación y reembolso en tu sitio web. También puedes destacar esta información en tus Términos de Servicio, que los clientes firman cuando se convierten en clientes de pago.
Solo asegúrate de que seas justo. Si no vas a ofrecer reembolsos prorrateados, los clientes idealmente deberían retener acceso completo a su cuenta hasta que comience el próximo período de facturación.
Reflexiones Finales
Al final del día, los clientes felices son clientes que se retienen más tiempo, que es por qué la facturación prorrateada puede ser tan útil.
Cuando se trata de las mejores prácticas de facturación prorrateada, recuerda priorizar la equidad y la consistencia. Si tienes una política consistente y transparente en su lugar, siempre es un buen comienzo. Dicho esto, la facturación prorrateada también puede ofrecerse para ayudar a mejorar las relaciones con clientes a largo plazo o de alto valor, por lo que puedes considerar soluciones alternativas cuando sea necesario para retener a esos clientes.
Asegúrate, sobre todo, de que estés utilizando herramientas de análisis de ingresos enfocadas en suscripciones que te ayuden a vigilar de cerca cómo los reembolsos, descuentos, actualizaciones y facturación prorrateada impactan tus ingresos generales. Quieres rastrear tus gastos totales de manera precisa y en tiempo real.
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