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Los propietarios de empresas están constantemente pensando en las finanzas de la empresa.
¿Cómo maximizo el margen de ganancia de mi empresa? ¿Debo gastar más en publicidad o investigación? ¿Es sostenible el crecimiento de mi negocio a largo plazo?
Las respuestas a las tres preguntas se pueden encontrar entre líneas de tus gastos. Este artículo cubrirá qué gastos debes rastrear y cómo puedes calcularlos y gestionarlos a lo largo del tiempo.
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¿Cuáles son los Gastos Totales?
El total de gastos de una empresa es la suma de todos los costos invertidos en la operación de ese negocio.
Los salarios, las cuotas de alojamiento web, el transporte, las suscripciones de software, las compras de equipos, las reparaciones de hardware, las cuotas de publicidad, etc., son solo algunos de los tipos de costos que componen los gastos de una empresa SaaS.
Los Gastos Totales también son una de las métricas clave para análisis de crecimiento.
Ayuda: ¿Cómo calculo mis gastos totales?
¿No has estado llevando un registro? No te preocupes.
Aquí hay una forma simple de calcular tus gastos totales a partir del ingreso neto, los ingresos y el patrimonio.
Ingreso Neto = Patrimonio Final – Patrimonio Inicial
Gastos Totales = Ingresos Netos – Ingreso Neto
Por ejemplo, el patrimonio de una empresa crece de $100,000 a $1,000,000. El Ingreso Neto es por lo tanto $900,000. Sus Ingresos Totales registrados son $1,500,000. Los Gastos Totales deben haber ascendido a $600,000.
Aunque esta es una fórmula útil para hacer ingeniería inversa de tus gastos totales, mantener un desglose detallado de los gastos conforme avanzes es una herramienta de gestión invaluable para tu negocio que puede ayudarte a reducir costos, proyectar crecimiento e informar decisiones presupuestarias.
Rastreo de Gastos Totales
Una pequeña empresa de desarrollo web aumenta sus ingresos de $4000 MRR (ingresos recurrentes mensuales) a $7000. Solo por los ingresos, parece que la empresa casi ha duplicado su ganancia.
Sin embargo, expandir la base de clientes ha generado costos aumentados de publicidad, investigación y hardware. Esto eleva los gastos mensuales totales de $3000 a $6000. El ingreso neto de la empresa, por lo tanto, se ha mantenido igual en $1000 mensuales.
Además, su ratio de Costo de Ingresos en realidad ha empeorado del 75% al 85%, haciendo que la empresa sea menos atractiva para socios comerciales e inversores.
Basado en esta información, el fundador podría optar por reducir la escala y enfocarse en su base de clientes de nicho inicial, en lugar de continuar gastando dinero y esfuerzo adicionales solo para obtener el mismo ingreso neto.
En segundo lugar, algunos gastos son total o parcialmente deducibles de impuestos. Con un rastreo preciso, una empresa puede beneficiarse de deducciones fiscales y beneficios, e incluso potencialmente pasar a una categoría fiscal más baja en su totalidad.
Hay dos métodos principales de rastreo de gastos. El primero se basa en la regularidad y se separa en fijos, recurrentes, no recurrentes y extraordinarios. El segundo categoriza los gastos por tipo.
Gastos Fijos, Recurrentes, No Recurrentes y Extraordinarios – ¿Qué Son?
Los gastos fijos son los cargos estándar que ocurren, por regla general, mensualmente en una fecha determinada por una cantidad determinada, como la factura de internet o el alquiler.
Los gastos recurrentes no son estándar en tiempo y valor, pero siguen siendo costos bastante regulares que aparecen en tu balance. Los suministros de oficina, almuerzos de negocios y artículos diversos son ejemplos de gastos recurrentes.
Los gastos no recurrentes son gastos impredecibles, pero a menudo inevitables, como el mantenimiento del sistema no programado y los cargos de teléfono excedentes.
Los gastos extraordinarios son los costos de escenario de desastre que golpean de repente. Inundaciones, emergencias médicas o demandas sin seguro son ejemplos de esto.
Entonces, ¿por qué categorizar gastos según la regularidad? Bueno, regular también significa predecible. No hay mejor manera de estimar los gastos futuros que basarse en los gastos pasados.
Separar gastos por regularidad hace que sea más fácil proyectar los costos de tu negocio a corto, mediano y largo plazo.
Este método también puede ayudarte a identificar costos ocultos como la prueba de suscripción de software que olvidaste cancelar.
Finalmente, basado en este modelo podrías decidir mantener cuentas de gastos separadas, notablemente un fondo de emergencia para gastos extraordinarios. Esto no solo ayuda en la presupuestación, sino que también crea proyecciones mejores.
Un ingeniero de software que dirige su propia Empresa de Una Sola Persona tiene una falla crítica de hardware. Un reemplazo de último minuto más mano de obra y costos de recuperación de datos de emergencia le cuestan $12,000.
Esto reduce su ganancia anual en un 10% en comparación con el año pasado, y una proyección del éxito futuro de la empresa tendría en cuenta este crecimiento negativo.
Como este costo es excepcional, sin embargo, no debe tenerse en cuenta para proyecciones futuras. Mantener una cuenta de gastos separada asegura que se pueda hacer un modelo de costo más preciso.
Ventas y Marketing, General y Administración, e Investigación y Desarrollo
Otro método de categorizar gastos es por tipo: Ventas y Marketing (V&M), General y Administración (G&A), e Investigación y Desarrollo (I+D). Una razón clave para separar gastos por tipo es determinar la distribución del gasto de una empresa y comparar esas proporciones con competidores.
Al usar este método, una empresa de gestión de datos podría descubrir que está gastando un porcentaje el doble en marketing que sus competidores, pero solo la mitad en I+D. Esto podría dejarlos abiertos a ser superados por un competidor más nuevo pero más orientado a la investigación en el futuro cercano.
Una lista de gastos detallada por cantidad y categoría también respalda la capacidad de una empresa para asignar efectivamente presupuestos a sus diferentes departamentos en el futuro.
Quickbooks Online es una herramienta excelente para rastrear gastos usando este método. Incluso hicimos una guía fácil de seguir!
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Ratio de Gastos Totales
Un Índice de Gastos Totales (TER) compara los costos de una empresa con su patrimonio, expresado como un porcentaje, basado en la siguiente fórmula:
TER = Gastos Totales / Activos Totales
Cuanto menor sea el porcentaje, menor será el costo proporcional para operar ese negocio.
Este índice no es solo estático, también permite a una empresa rastrear su desempeño a lo largo del tiempo.
Una gran empresa de gestión de proyectos expande su base de clientes. Después de un año, esto resulta en un aumento significativo tanto en el patrimonio del negocio como en sus costos. Rastrear el TER es crucial para determinar si el aumento de gastos es proporcional. Idealmente, el TER debería disminuir a lo largo del tiempo a medida que el negocio se vuelve más eficiente.
Este es un punto de referencia invaluable no solo para usar internamente, sino que también puede comparar el desempeño con competidores. Si el TER de su empresa es mucho más alto que el de un competidor de escala similar en el mismo sector, es probable que esté gastando demasiado en gastos.
El TER es igualmente una métrica clave para terceros que consideran invertir en su negocio. Si el TER fluctúa significativamente, esto podría señalar volatilidad en el negocio y ser determinado como un riesgo de inversión.
Gestión de Gastos Totales
Ya sea que use software dedicado o administre sus propios gastos, es vital que su empresa gestione los gastos de manera eficiente.
Si tiene los recursos contables disponibles, podría intentar el método Presupuesto Basado en Cero (ZBB). El principio del ZBB es asignar conscientemente cada dólar hacia uno de los objetivos establecidos de la empresa. Estos objetivos deben ser reevaluados regularmente para asegurarse de que cada costo sea necesario y útil.
Otro método para eliminar gastos innecesarios simplemente requiere un conjunto de resaltadores. Imprima el extracto de tarjeta de crédito mensual de la empresa e identifique cada cargo. Se pueden usar diferentes colores para diferentes categorías como marketing, gastos generales y desarrollo, y contabilizarlos en una hoja de cálculo para tener una visión general de adónde va exactamente su dinero. Este proceso también ayudará a identificar cargos errados como una habitación de hotel reservada dos veces o un pago con tarjeta deducido dos veces.
Las aplicaciones telefónicas dedicadas son una excelente manera de rastrear sus gastos en efectivo cuando está fuera. Algunos programas de contabilidad incluso se integrarán directamente con sus aplicaciones.
No importa qué método elija, no hay excusa para no rastrear sus gastos totales. La información que pueda recopilar será invaluable para su negocio: crear presupuestos más inteligentes, ver proyecciones más precisas, eliminar costos innecesarios, etc. El tiempo dedicado a gestionar gastos se pagará por sí solo.
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