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Gestión de proyectos. Es un término amplio que puede significar muchas cosas para muchas personas en varias industrias. Cada empresa aborda los proyectos a su manera; cultura empresarial siempre jugará un papel en la dinámica de la ejecución de proyectos. Pero muy probablemente, las empresas SaaS con una sólida gestión de proyectos medirán el éxito de cualquier proyecto por qué tan bien se cumplen los plazos, presupuestos y expectativas. Considere el flujo de trabajo de gestión de proyectos de su empresa como un proceso a perfeccionar. Con los sistemas adecuados en su lugar, sus proyectos se ejecutarán de manera suave y eficiente, eliminando suposiciones y malentendidos, lo que lleva a un producto más fuerte y confiable.
Arma tu equipo
En cualquier película de robo, siempre hay esa escena de montaje donde el personaje principal arma el equipo. Está el conductor, el nerd de la tecnología, el estafador, el mano derecha y el jefe. En estas películas, el jefe siempre trae a los mejores de los mejores, y con esa gente en su lugar, el robo se ejecuta con facilidad. Al encabezar cualquier proyecto, arma tu equipo con la precisión y previsión de un ladrón. ¿Quién es tu diseñador, tu desarrollador, tu comercializador? ¿Y quién está coordinando a todos ellos, tu gerente de proyecto? El gerente de proyecto correcto es crucial; esta persona es responsable de impulsar el flujo de trabajo de tu equipo. Si pones a las personas correctas en los roles correctos, un proyecto se ejecutará sin problemas simplemente porque todos juegan su papel. Asegúrate, sin embargo, de configurarlos para el éxito. Trae a todos los interesados correctos al proyecto desde el principio y acuerda los objetivos y metas clave desde el inicio. Asegúrate de que todo el equipo tenga claro cuáles son sus roles y responsabilidades.
Establece expectativas
Como se mencionó, es importante establecer objetivos clave para cualquier proyecto desde el principio. Asegúrate absolutamente de que cada miembro del equipo pueda responder estas preguntas:
- ¿Cuál es el entregable? Cuando todo está dicho y hecho, ¿qué estás entregando? Esto puede parecer simple, pero es importante establecerlo para que todos sepan exactamente dónde está la línea de meta.
- ¿Cuál es el presupuesto? No todos los proyectos tendrán presupuestos monetarios, si son internos, pero a veces es importante presupuestar recursos, no solo dólares. Por ejemplo, ¿cuántos empleados podemos permitirnos designar para el proyecto?
- ¿Cuál es la cronología? Establécela y planifica en consecuencia.
Si es posible, sobre-comunica estos elementos.
Implementa sistemas
Tus proyectos solo se ejecutarán tan suavemente como los sistemas que hayas implementado. Hay docenas de herramientas disponibles para ayudar a que tus proyectos funcionen como un reloj. Existe software para ayudar con tu programación, tu comunicación, tu seguimiento de tareas. Usa lo que mejor funcione para ti. Pero incluso el mejor software no puede ayudarte si tu equipo no está en la misma dirección. Por el contrario, podrías ejecutar tus proyectos con nada más que notas adhesivas si todos están trabajando como parte de la misma máquina. Así como todos necesitan conocer las expectativas de un proyecto, deben estar utilizando los mismos sistemas a lo largo de la vida útil de un proyecto. Antes de comenzar cualquier proyecto, establece estos sistemas para tu equipo.
- Una "fuente de verdad" – ya sea un documento o una herramienta de software, este es un lugar para que todos consulten los objetivos, roles y responsabilidades, y un archivo de notas y documentos relacionados con el proyecto
- Una herramienta de seguimiento de tareas
- Un método para rastrear tus KPIs – la mayoría de los proyectos se vinculan nuevamente a estos objetivos para tu empresa, por lo que tu equipo debe saber cómo su proyecto está impactándolos.
- Documentación de métricas y metodologías – esto solo hará que los proyectos futuros sean más fuertes
- Una estructura de reuniones que funcione para tu equipo. Tal vez te reúnes todos los días para actualizar a los demás sobre tu progreso, tal vez sea cada semana. Pero hazlo consistente.
- Una hoja de ruta del proyecto – para que todos sepan hacia dónde van y cuándo
Entrega, entrega, entrega
Una vez que hayas establecido un equipo sólido, hayas dejado claras las expectativas y hayas permitido que tus sistemas funcionen como deberían, todo lo que queda por hacer es entregar tus entregables. Si has sido diligente en mantener tu sistemas de gestión de proyectos, no hay necesidad de estresarse por esta parte del proceso. Para cuando llegue tu plazo, deberías sentirte seguro de que tu gestión de proyectos producirá un entregable fuerte y de alta calidad.
Por supuesto, con cada proyecto, puede surgir un obstáculo inesperado, alterando tu cronología o confundiendo tu flujo de trabajo. En estos casos, un gerente de proyecto exitoso está ahí para dirigir al equipo nuevamente al camino correcto, comunicarse claramente con todas las partes involucradas y organizar una debriefing posterior al proyecto para ayudar al equipo a aprender de cualquier error y mejorar los procesos para el próximo proyecto.
