Planificación de escenarios y pronósticos financieros: Una guía para principiantes

Parte de ser una empresa ágil es anticipar las fuerzas del mercado antes de que sucedan y planificar para evitar posibles problemas mientras se aprovechan las nuevas oportunidades. 

Para hacer esto, necesitas utilizar pronósticos financieros y planificación de escenarios. 

Los pronósticos financieros proporcionan información sobre cómo cambian los ingresos y gastos de tu empresa a lo largo del tiempo y cómo cambiarán en el futuro.

La planificación de escenarios implica mapear diferentes futuros posibles a corto y largo plazo y cómo reaccionarás ante ellos. 

Te dan la información que necesitas para sobresalir en la gestión estratégica. 

¿Qué es el pronóstico financiero?

El pronóstico financiero se trata de tomar las tendencias actuales de tu empresa y proyectarlas hacia el futuro. Esto te proporciona la mejor estimación de cómo le irá a tu empresa durante el próximo año o varios años.

Los pronósticos financieros sólidos pueden predecir cómo cambiarán los ingresos a lo largo del tiempo y qué significan esos cambios para los gastos. 

Por ejemplo, si proyectas que tu Ingresos recurrentes mensuales (MRR) aumentará 10 veces en el nuevo año, ¿qué significaría eso para tus necesidades de personal? ¿Tienes un plan de contratación implementado para lograrlo?

El pronóstico financiero generalmente comienza con pronosticar cómo cambiarán tus ventas mes a mes durante el próximo año. Esto generalmente se respalda con la definición de tu plan de marketing y cómo se traducirá en visitantes y clientes potenciales.

Luego, debes considerar cómo cambiarán tu mano de obra y otros gastos con el aumento de ventas y una base de usuarios más grande. Una buena plantilla de presupuesto puede ayudarte con esto.

¿Qué es la planificación de escenarios?

La planificación de escenarios implica construir suposiciones sobre cómo cambiarán tu negocio y tu nicho de mercado. Dado que el futuro es incierto, deseas crear varias suposiciones y planificar en consecuencia.

Una vez que hayas identificado diferentes conjuntos de suposiciones, consideras qué puedes hacer cuando ocurran esos escenarios. 

No es suficiente ver los diferentes escenarios que podrían ocurrir. Necesitas tener planes implementados para reaccionar ante ellos y dirigirlos hacia el ideal.

La planificación de escenarios es una herramienta increíblemente poderosa para prepararse para contingencias. Los gobiernos, los militares y las empresas utilizan la planificación de escenarios, ¡y puedes estar seguro de que tu competencia también la está utilizando!

¿Cómo se realiza la planificación de escenarios?

Ahora que entiendes por qué la planificación de escenarios es importante, describiré un proceso de ocho pasos para realizar la planificación de escenarios en tu empresa SaaS.

Una sesión completa y detallada de planificación de escenarios puede durar varios meses e implicar el consumo de recursos financieros significativos. 

Si bien eso es una empresa valiosa para empresas más grandes o el gobierno, podría estar más allá de los recursos de una startup bootstrapped. 

Sin embargo, aún puedes obtener un gran valor si tu equipo de gestión dedica un par de días a trabajar en un ejercicio decente de planificación de escenarios y luego lo revisa cada trimestre. A continuación se presentan pasos que empresas de todos los tamaños pueden tomar para comenzar a planificar escenarios. 

Paso 1. Encuentra tu problema focal

No puedes modelar todo. No solo tomaría más de un año modelar cada contingencia durante un año, sino que la mayoría de esas posibilidades son irrelevantes de todos modos. 

También es cierto que tienes un ancho de banda limitado para planificar y reaccionar a cambios. Si no tienes los recursos para reaccionar ante un cambio, entonces no debería ser un punto focal. Considera trabajar desde una única pregunta "¿qué pasaría si":

• ¿Qué pasaría si un nuevo competidor entrara al mercado?

• ¿Qué pasaría si nuestro crecimiento se estancara?

• ¿Qué pasaría si Google cambiara su algoritmo?

• ¿Qué pasaría si una celebridad tuiteara sobre nuestra empresa y la base de usuarios creciera astronómicamente en un par de días?

Paso 2. Define los factores clave

Esta es la parte de lluvia de ideas "sin respuestas malas". Toma tu "¿qué pasaría si" y mapea cada factor que afecte ese escenario.

Estos factores harían que sea más probable que ocurra, lo harían peor o mejor para ti, o qué sucedería como resultado. 

Luego, reduce la lista a los factores principales que afectarían las condiciones del escenario y tu capacidad para enfrentarlo. 

Paso 3. Identifica los factores externos

Tu empresa no opera en el vacío. Hay otros negocios en el nicho de mercado. Están tus clientes y prospectos. Están todas las herramientas que necesitas utilizar. También están involucrados los gobiernos. 

Si bien podrías pensar que tu pequeña empresa no es vulnerable a los caprichos de los gobiernos, ese no es el caso. Por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de Europa cambió drásticamente cómo los sitios web y las aplicaciones almacenan y utilizan datos. ¿Tienes planes implementados en caso de que se promulgara una ley similar en Estados Unidos?

Paso 4. Enumera todas las incógnitas críticas

Los pasos 2 y 3 requieren enumerar todo. En esos pasos, obtener una sonrisa por un factor tonto es mejor que perder uno de importancia.

Aquí, debes ser un poco más selectivo. 

Por ejemplo, con la inflación aumentando, es solo cuestión de tiempo antes de que los bancos centrales comiencen a aumentar las tasas de interés. En ese caso, "¿Cuánto pagaremos en nuestro préstamo comercial?" es una incógnita crítica, mientras que "¿Va a colapsar el sector bancario?" no es tan útil.

Considera tener a tu equipo votar sobre los problemas planteados en función de dos factores: su importancia y qué tan difícil es predecirlos.

Deseas conocer todos los factores importantes que no puedas predecir fácilmente.

Paso 5. Planifica la lógica del escenario

Ahora que tiene una buena idea de las incertidumbres críticas de su negocio, es momento de crear un conjunto lógico de escenarios.

Aunque una empresa con un presupuesto infinito y una enorme fuerza laboral podría estar dispuesta a mapear cientos de escenarios, querrá enfocarse entre dos y cinco.

El ejército estadounidense tiene los recursos para contemplar una invasión alienígena, pero usted no. Así que ahora considerará los factores verdaderamente importantes para su negocio y los valores de incertidumbre realistas. 

Digamos que cree que el rango probable de su crecimiento de MRR está entre 50% y 200% en el próximo año. También cree que sus gastos de nómina aumentarán entre 5% y 20% durante el próximo año. 

Luego, puede construir una matriz de 2×2 con crecimiento de MRR en un eje y gastos de nómina en el otro:

Paso 6: Cree sus escenarios

Ahora quiere construir una narrativa sobre cómo llega a estos escenarios y qué significa eso para su empresa. 

Si el crecimiento de gasto de nómina supera el crecimiento de MRR, ¿es porque contrató demasiado personal o estaba pagando insuficientemente por roles clave anteriormente?

Si su crecimiento de MRR supera su aumento de gastos de nómina, ¿es porque ha encontrado eficiencias o porque ahora está proporcionando un servicio al cliente deficiente y hay un desastre esperando?

Esta etapa se trata completamente de contar historias. Quiere construir una historia realista y detallada sobre cómo llegar a cada escenario.

Paso 7: Determine todas las implicaciones y opciones

Después del Paso 6, tome un descanso. Se necesitan un par de semanas o meses para que el equipo recupere su objetividad sobre los escenarios. Por ejemplo, haga la primera mitad de la planificación de escenarios en el verano e incorpore la segunda mitad en sus reuniones de planificación de fin de año.

Cuando regrese con ojos frescos, es momento de entender las implicaciones y opciones. 

Las implicaciones son lo que significa para su empresa si el Escenario 2 vs. Escenario 1 ocurre. 

Las opciones son lo que puede hacer en el Escenario 1 vs. Escenario 3. También debe idear opciones para pasar del Escenario 3 al Escenario 4. 

Paso 8: Defina los indicadores tempranos

¿Cómo sabría en enero o abril que su Escenario 2 de fin de año está sucediendo en lugar del Escenario 4?

Los indicadores tempranos son señales en sus métricas de que las cosas avanzan hacia un escenario específico. 

Si marzo y abril tienden a ser donde obtiene el 60% de los nuevos usuarios por año, entonces a mediados de marzo, debe reaccionar al crecimiento de MRR que ve para impulsar hacia los escenarios más favorables. 

Para finales de abril, debe saber si MRR está creciendo más cerca de 50% o 200% este año. 

De manera similar, si sus reclutadores encuentran dificultades para obtener nuevos miembros del equipo de calidad con los salarios que ofrece en junio, eso podría indicar que los gastos de nómina se dirigen hacia un aumento del 20%.

Resumen

La planificación de escenarios y la previsión financiera son herramientas estratégicas relacionadas. Le ayudan a predecir y, por lo tanto, a planificar el futuro.

Una vez que aprecie la incertidumbre de los años venideros, puede comenzar a hacer planes para su futuro ideal.

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