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Primero, ¿qué es un presupuesto anual?
Un presupuesto anual proyecta los ingresos y gastos, activos y pasivos, y la posición de efectivo de una empresa durante un período de 12 meses. Los presupuestos anuales también pueden denominarse plan operativo, plan operativo anual o plan operativo financiero según la empresa.
Monitorear la variación entre tu plan operativo anual y el desempeño empresarial real es crucial para la planificación a largo plazo y el éxito.
La forma antigua de crear presupuestos anuales
Tal vez conozcas el dicho: "Para un hombre con un martillo, todo parece un clavo".
De manera similar, cuando se trata de cualquier decisión empresarial que implique análisis de números, es probable que se realice en una hoja de cálculo.
Los equipos de finanzas han estado abusando de las hojas de cálculo hasta el punto en que casi todas sus actividades (planificación, presupuestación y pronóstico) se realizan con hojas de cálculo. Estos son algunos de los principales desafíos que crea esta dependencia excesiva:
- Dificultad al colaborar: La planificación, presupuestación y pronóstico requieren la aportación de casi todos los departamentos de una organización. Con esta necesidad de colaboración vienen las preocupaciones de seguridad y desafíos para gestionar el acceso de múltiples usuarios.
- Control de versiones: Con múltiples versiones de un presupuesto en circulación, puede ser difícil asegurar que todos trabajen con la versión más relevante (ver abajo – ¿te parece familiar? 😅 )
- Enlaces rotos y otros errores: Errores humanos como entrada de datos incorrecta o una fórmula incorrecta son posibles en las hojas de cálculo. Un simple error como eliminar accidentalmente una fila o borrar una celda puede arruinar una hoja de cálculo completa (todos hemos estado ahí). Y sin un registro de auditoría, es difícil conciliar con la última versión funcional en hojas de cálculo.
- Integración de datos: Integrar datos de otras fuentes es difícil, consume tiempo y es manual. Por ejemplo, traer datos reales de QuickBooks/Xero y compararlos con el presupuesto se hace completamente de forma manual en hojas de cálculo.
Cómo crear un presupuesto anual usando Forecast+
Forecast+ fue creado teniendo en cuenta los desafíos mencionados anteriormente.
Permite a los equipos utilizar datos históricos de métricas de SaaS para pronosticar el crecimiento de manera más profunda y precisa en su modelo de ingresos, crear métricas y fórmulas personalizadas, responder preguntas complicadas sobre cosas como cantidad de personal, duración de la pista de despegue y más, todo mientras trabajas en un entorno fácil de usar.
En otras palabras, con Forecast+ los usuarios pueden:
- Hacer más sin tener que contratar a más personas en el equipo de finanzas
- Pronosticar ingresos futuros de manera detallada utilizando datos históricos de métricas de SaaS
- ¡Reducir errores eliminando hojas de cálculo y más!
Ejemplos usando Forecast+
Forecast+ simplifica todo el proceso de presupuestación y pronóstico. Por lo tanto, a diferencia de las hojas de cálculo tradicionales, la presupuestación y el pronóstico se pueden realizar usando los mismos pasos.
Idealmente, un pronóstico de doce meses comenzando en enero de 2025 es el presupuesto para 2025 (aunque podría haber una excepción, que se puede gestionar usando Forecast+ también).
Una vez que el presupuesto se finaliza y es aprobado por el Director Financiero, Director Ejecutivo y la Junta Directiva, se guarda en Forecast+ como una instantánea.
Se pueden crear paneles de control que resuman tus presupuestos utilizando gráficos y tablas. Puedes presentar estos paneles a tu junta en lugar de crear PPT que requieran mucho tiempo.
Próximos pasos:
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Una vez que se cierran los libros cada mes, el equipo de Forecast+ puede actualizar los datos reales en el modelo operativo para ti, o es tan simplificado y automatizado que también puedes hacerlo con solo hacer clic en unos pocos botones.
Una vez que se actualizan los datos reales, el panel de control se actualiza automáticamente para darte una comparación de real vs. presupuesto dependiendo del nivel de detalle y los diferentes parámetros para los que te gustaría ver el análisis de variación.
Nuevamente, todo esto puede ser hecho por el equipo de Forecast+ para ti, bajo tu dirección. Aquí hay algunos ejemplos de reportes obtenidos de un presupuesto actualizado vs. datos reales.
1. Tabla de P&L resumida - Presupuesto vs. Datos Reales
2. Ingresos - Presupuesto vs. Datos Reales
Para más información sobre cómo comparar tu presupuesto vs. datos reales, consulta nuestro artículo: Presupuesto vs. Real: Cómo usar análisis de varianza para impulsar el éxito de SaaS
Cómo construir presupuestos base cero e incrementales con Forecast+
Mientras que la presupuestación incremental se basa en el presupuesto o datos reales del año actual ajustando los aumentos/disminuciones esperados en ingresos y gastos, la presupuestación base cero prepara el presupuesto para el próximo año desde una base cero (es decir, desde cero) analizando las solicitudes de presupuesto de cada función.
Aunque la presupuestación base cero requiere mucho tiempo, ayuda a eliminar gastos que no agregan valor.
Usando Forecast+, puedes adoptar cualquiera de los enfoques anteriores para construir tus presupuestos. También puedes hacer una combinación de ambos enfoques para construir tu presupuesto. Por ejemplo, ciertos elementos críticos pueden presupuestarse usando presupuestación incremental, mientras que los elementos no críticos pueden presupuestarse usando presupuestación base cero.
A medida que elijas un enfoque y comiences a construir tu presupuesto, ten en mente que la presupuestación es más efectiva cuando se realiza colaborativamente con el liderazgo y los empleados de nivel inferior.
El proceso de presupuestación generalmente comienza con el liderazgo determinando los siguientes factores clave:
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Escenarios a definir
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Supuestos de recaudación de capital/deuda
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Lanzamientos de nuevos productos, expansiones geográficas, etc.
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Expectativas de ingresos de arriba hacia abajo, márgenes y ganancia neta
Estos factores pueden actuar como un documento orientador para que otros departamentos basen sus supuestos de presupuesto. Aquí hay algunos ejemplos:
| Fase | Componente | Entradas | |
|---|---|---|---|
| Fase 1 |
Ingresos |
Consulta con el equipo de ventas para obtener evaluaciones realistas de ingresos para 2025 Beneficio: el equipo de ventas puede ayudarte a establecer expectativas realistas para los ingresos de ventas Aquí hay algunas formas de llegar a la mejor estimación: 1. Analiza las tasas de crecimiento mensual recientes logradas por la empresa e identifica la tasa de crecimiento esperada para 2025. 2. Revisa guías de la industria y otras publicaciones de expertos que se enfoquen en tu industria. 3. Discute las ventas esperadas con tu departamento de ventas |
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Fase 2 |
Capital Humano = Empleados + Personal Contratado |
Consulte con el equipo de RRHH/Jefe de Personal para crear un plan de contratación realista para 2025
I. Nuevas contrataciones planeadas en todos los equipos
2. Ciclo de evaluación y evaluación promedio esperada
3. Bonificación por el desempeño del año pasado
4. Cualquier puesto que se planea hacer redundante
5. Cambios en los beneficios |
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Fase 3 |
Otros Gastos (distintos de marketing, RRHH e IT) |
Costos Variables: Algunos costos se relacionan directamente con los ingresos. Típicamente, el margen bruto de un negocio no fluctúa sustancialmente. Otros gastos son costos fijos como alquiler, seguros, arrendamientos de equipos y ciertos otros servicios adquiridos.
Estos son simples de presupuestar ya que en su mayoría están impulsados por contratos.
Sin embargo, información como nuevo arrendamiento, cambio en la agencia de seguros, nuevo arrendamiento de equipos, etc. deberá incorporarse al modelo. |
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Fase 4 |
Capex |
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Fase 5 |
Gasto en Marketing |
Envíe los supuestos de ventas a los equipos de marketing y desarrollo empresarial para que elaboren un plan de marketing junto con los montos requeridos |
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Fase 6 |
Gasto en IT |
Involucre al jefe de IT para:
1. Determinar suscripciones fijas de IT para llegar al OpEx Fijo
2. Capex esperado en la adquisición de nuevos activos de IT |
Consejo práctico: ¡Mantenga a los miembros de su equipo informados!
Vale la pena repetir: Al crear un presupuesto, siempre consulte, obtenga información de y comparta actualizaciones con los diferentes equipos que contribuyen al presupuesto.
Esto asegurará que los números presupuestados no solo sean realistas, sino también más precisos. Involucrar a los empleados en el proceso de presupuestación crea un sentido de propiedad y motivación para alcanzar los objetivos establecidos. Esto también ayuda con el análisis de variaciones en el futuro. Si construye su presupuesto sin su equipo, corre el riesgo de desmoralizarlos al llegar con números que son irrealistas y, por lo tanto, desmotivadores de lograr.
Conclusión
El presupuestación no tiene que ser una experiencia dolorosa en Excel. Con el conjunto de herramientas correcto e información de su equipo, puede ser eficiente e incluso emocionante.
¿Busca una mejor manera de crear su presupuesto para 2025 pero aún no usa Forecast+? Reserve su consulta gratuita con nuestros expertos en finanzas hoy.
