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A mediados de enero hicimos nuestro primer retiro como equipo. Como somos completamente remotos, esta fue la primera vez que la mayoría de nuestro equipo se conoció y trabajó juntos cara a cara. Te mostraré cómo planificamos y presupuestamos el viaje, qué hicimos, qué funcionó y qué no.
¿Por qué hacer un retiro?
Como crecimiento de nuestro equipo de solo yo a 6 personas, con la excepción de que yo conocí a un par de miembros de nuestro equipo, nadie más había hecho más que videollamadas entre sí. Y aunque las videollamadas funcionan bien para conversaciones rápidas, no dan una buena idea de las personalidades de todos.
Hacer un retiro nos permitió pasar mucho tiempo juntos y aprender esas cosas.
Además, estar en un solo lugar nos dio la oportunidad de hacer una lluvia de ideas real y planificar los próximos meses, así como resolver algunos problemas más grandes de diseño, desarrollo y marketing.
Propósito: Determinar el punto del viaje
Decidimos que para este retiro lo usaríamos principalmente para trabajar en el mismo lugar y abordar algunos proyectos que serían más fáciles en persona. Algunas empresas usan retiros como un tiempo para vacacionar juntos, otras lo usan principalmente para trabajar. Optamos por la ruta de "trabajo" ya que rara vez tenemos la oportunidad de hacer eso en la misma ubicación.
Ubicación: Cómo elegir dónde ir
Después de tomar la decisión de hacer un retiro en enero, necesitábamos elegir una ubicación. El consenso general era que todos querían un lugar cálido, dado que sería invierno.
Eso básicamente dejó dos áreas: el sur de California y el sur de Florida. Las temperaturas promedio en ambos lugares en enero rondan los 70 grados, que era lo mejor que íbamos a conseguir sin salir del país.
Dado que estábamos haciendo un retiro enfocado en el trabajo, tener una gran ubicación era crucial ya que pasaríamos mucho tiempo allí. La ciudad real era menos importante (en retrospectiva debería haber puesto más énfasis en la ciudad, pero cubriremos por qué en breve). Luego fui a AirBnB y HomeAway y simplemente comencé a explorar hasta que encontré un puñado de casas geniales.
Fuimos muy democráticos y dejamos que todos votaran. La mayoría decidió y terminamos con una casa fantástica en Palm Springs, CA.
La casa nos costó $4,200 por 7 noches.
Alojamiento: Elegir un lugar que funcione
¿Qué hace que un espacio sea excelente para trabajar durante una semana? ¿Cómo fue útil esa casa en Palm Springs para nosotros?
Espacio para dormir
Asegúrate de tener suficiente espacio para que todos tengan su propia cama, y si es posible dale a todos su propia habitación. No pudimos hacer eso exactamente en la casa que elegimos. Todos tenían su propia cama, pero un par de personas tuvieron que compartir habitación.
Diversión
Asegúrate de que haya cosas que hacer alrededor de la casa para desestresarse y aclarar tu mente. Este lugar tenía una piscina, bañera de hidromasaje, billar y minigolf y definitivamente todos hicieron uso de esas cosas.
Espacio para dispersarse
Incluso si estás haciendo un retiro enfocado en el trabajo, la mayoría de las personas todavía les gusta tener un lugar donde puedan sentarse y resolver cosas por su cuenta.
Nuestro alquiler tenía una gran variedad de eso. Kaegan incluso intentó un premio Darwin trabajando desde la bañera de hidromasaje. El clima toda la semana fue perfecto, así que se pasó mucho tiempo con los pies apoyados afuera trabajando.
Cocina
Cocinar fue una gran parte del retiro y una excelente manera de pasar tiempo juntos. Teníamos tanto una cocina interior como exterior y pasamos mucho tiempo (especialmente en el desayuno y la cena) cocinando.
Asegúrate de que tu equipo coma bien... no escatimes y compres basura barata que deje a todos sintiéndose mal.
Viaje: Llevar a todos allá
Así que después de averiguar una ubicación, el siguiente paso fue llevar a todos allá. Estamos dispersos en EE.UU. y Canadá, así que averiguar todos los vuelos correctos para que todos llegaran aproximadamente al mismo tiempo sin gastar una fortuna habría podido ser una fuente de estrés enorme.
Pero por suerte, hay un excelente servicio llamado FlightFox que se encarga de todo eso por ti.
Le di a Alex (mi "Experto" de FlightFox) la ciudad de todos y él averiguó qué aerolíneas y cuáles vuelos funcionaban mejor.
Todos estábamos programados para llegar dentro de aproximadamente una hora uno del otro, y menos algunos retrasos de vuelos, todos llegamos bastante juntos.
Aquí hay un desglose de lo que gastamos en vuelos desde donde cada miembro del equipo partió:
- Birmingham, AL – $335
- Lexington, KY – $664
- Denver, CO – $491
- Santa Fe, NM – $411
- San Luis Obispo, CA – $327
- Vancouver, Canadá – $320
Sí, el boleto de avión del canadiense fue el más barato. Suspiro.
Después de llegar al aeropuerto, nos lanzamos al estilo de mamá y alquilamos una minivan. Nota al margen: me encantan las minivans. Eso nos costó $418.
Como equipo gastamos $348 adicionales $300 en taxis y estacionamiento del aeropuerto.
Total para viajes: $3,266.
Comida: Cómo planificar las necesidades alimentarias de un equipo
El tema de la comida fue inicialmente el mayor factor de estrés para mí. Teníamos 20 comidas para planificar, lo cual es una pesadilla cuando empiezas a considerar alergias alimentarias, alimentos que la gente simplemente odia, etc.
Me di cuenta de que estaba pensando demasiado al respecto, así que decidí relajarme.
Emparejamos a todos para las cenas cada noche y así, si era tu noche para cocinar, tú elegías la comida. Luego salimos a comer 2 de las noches. Cenas: resuelto.
Eso dejó el desayuno y el almuerzo. Para esos, simplemente fuimos a la tienda de abarrotes y compramos lo que anyone quisiera. Huevos, cereales, pan, tocino, salchichas, ensalada, frutas, verduras, etc. Hicimos algunos viajes a la tienda durante la semana para reponer según fue necesario.
Terminó siendo muy relajado y fácil. Así que, no lo pienses demasiado. Todo el mundo lo resolverá.
Al final, entre compras de comestibles y salir a comer, $1,260gastamos $30 por persona por día.
Itinerario: Aprovechar al máximo tu tiempo
Optamos por hacer un retiro de 1 semana, específicamente de viernes a viernes. En general, a todos les pareció que esa duración fue buena. Si hubiera sido mucho más largo, creo que habríamos sentido que trabajamos demasiado, y si hubiera sido mucho más corto, habríamos perdido parte de la utilidad.
Pero ¿qué hace uno haces durante un retiro?
Tener una idea aproximada de antemano y dar algo de estructura de alto nivel hace mucha diferencia. Planifiqué aproximadamente cada día por "Mañana", "Tarde" y "Noche", pero realmente no profundicé más que eso, especialmente en la sección de "Mañana", ya que todos tienen hábitos de sueño ligeramente diferentes.
De día a día
La mayoría de cada día simplemente éramos nosotros, como equipo, trabajando juntos en el mismo lugar. En el medio, haría sesiones individuales, la gente tomaría descansos para nadar o ir al gimnasio, hablaríamos sobre problemas de programación y diseño... cosas como esas. El tipo de cosas que harías en un entorno de oficina.
Ten cuidado de no sobrecargar tu tiempo.
Nosotros sí sí tuvimos algunos momentos programados para cosas específicas...
Lanzamiento
En la mañana de nuestro primer día completo, tuvimos un inicio de retiro. Hice una breve presentación sobre todas las cosas que logramos en 2014 y luego nuestras metas para 2015 y cómo las alcanzaríamos.
Todos se involucraron con preguntas, sugerencias e inquietudes y resolvimos todo eso. Hacer eso ayudó a que todos estuviéramos en la misma página para la semana.
Discusiones
Un par de días después, habíamos reservado una tarde para hablar sobre algunos procesos e problemas más grandes de toda la empresa. Cosas como encontrar una mejor manera de manejar los errores, formas de reducir distracciones en Slack, cómo manejar mejor el producto en general en Trello.
Pasamos un par de horas enfocados puramente en esto y arreglamos muchas cosas que ahora estamos implementando.
Proyecto grande
Inicialmente no tenía la intención de hacer un empuje de proyecto grande, pero temprano nos dimos cuenta de que estábamos muy cerca de tener nuestra nueva función de Forecast terminada, así que hicimos un empuje de 1 día y lanzamos nuestro Revenue Forecaster a mitad de semana.
Tendría cuidado al hacer un proyecto que tome toda la semana, aunque. Creo que probablemente le quitaría al equipo en general pasar tiempo conociéndose y simplemente pasar tiempo juntos, dado que todos estarían tan enfocados en terminar el proyecto a tiempo.
Hora de historias
Cada noche, después de la cena, alguien del equipo contaría su historia. Generalmente una mezcla de tu historia personal pero también cómo terminaste en Baremetrics. Súper sin presión y desenfadado.
Casi todos me mencionaron después que esta fue su parte favorita del retiro y que ayudó mucho a conocerse.
Salir de casa
Salimos a cenar una de las noches y algunas personas salieron a recibir masajes o ir al gimnasio, pero hice un trabajo realmente malo sacando a todos de casa.
Resulta que Palm Springs tiene muchas de 2 cosas: campos de golf y comunidades de jubilados. Ninguna de las cuales fue muy atractiva e hicimos mucho tiempo encontrando cosas divertidas para hacer.
Hubo mucho de "oye, ¿qué quieren hacer esta noche?" cuando en retrospectiva debería haber pre-planificado algunas cosas para hacer.
Definitivamente cambiaré eso la próxima vez.
Después del retiro
Una vez que el retiro terminó y todos estaban en casa, encuesté a todos sobre lo que les gustó/no gustó y qué harían diferente la próxima vez.
Hubo dos grandes conclusiones de todos:
1) Elige una ubicación con más cosas para hacer
2) Sal y haz esas cosas
No fue que estuviera obligando a todos a trabajar, trabajar, trabajar, es que no hice un buen trabajo obligando a todos a no trabajar. Así que, la próxima vez elegiremos una ubicación con más cosas para hacer y me aseguraré de que realmente salir y aprovechemos eso.
Este fue nuestro primer retiro, pero mi esperanza es hacer uno cada 6 meses aproximadamente.
El total general para este retiro fue de $8,750, que es bastante caro, pero en realidad vinimos por debajo de lo que había presupuestado ($10,000). Alquilar una sola casa en lugar de habitaciones de hotel separadas ahorró mucho dinero. Al final, sin duda valió la pena el viaje y el gasto y comenzaremos a planificar el próximo pronto.
¿Has hecho un retiro para tu startup? ¿Qué funcionó o no funcionó para ti?
