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Automatizar la categorización de sus gastos recurrentes le permitirá realizar proyecciones financieras más precisas y un cierre de libros más rápido. También ahorrará tiempo a su contador que puede dedicarse a trabajos de mayor valor agregado.
Este artículo es parte de una serie para CEOs y fundadores de SaaS sobre organización del catálogo de cuentas de SaaS. El objetivo de la serie es proporcionar consejos prácticos sobre la organización y automatización de su backend financiero, lo que resulta en pronósticos más precisos y un ciclo de retroalimentación más rápido mediante un cierre de libros más ágil.
Reglas bancarias – Lo básico
Las reglas bancarias toman una descripción de gasto proporcionada por su banco y utilizan las instrucciones fijas que establece para categorizar siempre el gasto en la misma cuenta. Esto le ayuda a:
- Reducir errores humanos
- Anular el motor de sugerencias de Quickbooks
El error humano es particularmente prevalente con contadores subcontratados sin un contador de libros dedicado a su empresa. Es posible que haya notado esto si alguna vez ve gastos que aparecen en una categoría en un mes y en una categoría diferente en otro.
El motor de sugerencias de Quickbooks puede acertar una vez que lo ha "capacitado" un poco. Lo que sigue siendo un problema es que el motor agrupe todos los gastos del mismo proveedor en una cuenta.
Uno de los errores más comunes que vemos en las finanzas de SaaS se puede corregir con reglas bancarias. Se trata de costos de alojamiento sobrestimados. La inexactitud lleva a márgenes de ganancia bruta más bajos y, por lo tanto, LTV más bajos y tiempos de recuperación de CAC más largos. La razón del error es a menudo muy simple – su contador agrupa todos los gastos de Amazon bajo alojamiento (o peor, software). Si la empresa compra equipos de computadora, suministros de oficina y, digamos, tarjetas de regalo de referencia, todo de Amazon, de repente esta discrepancia se vuelve material.
Si usamos las reglas bancarias, este error no ocurrirá ya que podemos indicarle a la regla que categorice cualquier cosa con una descripción bancaria de Amazon Web Services Lo mismo ocurre con los documentos. Word y Google Docs tienen una gran variedad de plantillas y también son ampliamente adoptados y utilizados por empresas de todo tipo. Alojamiento, pero cualquier cosa con Amazon.com o Amazon MKTPLACE Lo mismo ocurre con los documentos. Word y Google Docs tienen una gran variedad de plantillas y también son ampliamente adoptados y utilizados por empresas de todo tipo. Gastos de Oficina.
Cómo usar reglas bancarias – Ejemplo
Veamos otro error común donde todos los gastos de Google se han aplicado a una categoría de gasto.
Sus necesidades de pronóstico para Adwords, GSuite y Google Cloud son muy diferentes, por lo que también debe categorizarlos por separado: Google Cloud es un costo de alojamiento que aumenta junto con sus ingresos, mientras que GSuite es un costo de software general que crece a medida que crece su equipo. Adwords, por otro lado, es un impulsor de su negocio, y agruparla con otros gastos hará que sea imposible proyectar con precisión sus ingresos futuros utilizando la publicidad como impulsor del crecimiento.
Por simplicidad, vamos a dejar fuera Google Cloud del ejemplo a continuación.
Aquí hay una vista de la sección Banca de Quickbooks Online, que obtiene las transacciones de su empresa de sus cuentas bancarias y tarjetas de crédito. Tenemos dos transacciones – una para gasto de Adwords y otra para suscripción a GSuite. El motor de sugerencias de Quickbooks cree que ambas deberían ir a Software & Tools – G&A. Si bien es cierto para GSuite, esto es inexacto para Adwords.
Para mejorar esto, veamos un nivel más profundo. Si hacemos clic en la primera transacción, podemos ver algo como esto:
La Detalle bancario (resaltado) muestra una larga línea de texto y números, pero la primera parte – GOOGLE*ADS – es lo que nos importa. Usemos esta información para crear nuestra primera regla bancaria.
Navegue a la pestaña Reglas en la parte superior izquierda y seleccione Nueva regla.
Aquí le mostramos cómo completarla. Nombre de la regla:
ParaPublicidad – Google Adwords. Me gusta incluir la cuenta, en este caso publicidad, en el nombre de la regla junto con el nombre de la empresa, ya que hace que las reglas sean más buscables dentro de QBO.
Dirección: Dinero que sale.
En: Todas las cuentas bancarias. (Esto también incluirá sus tarjetas de crédito por defecto). Condiciones: Seleccionar todo y utilizar Texto bancario
de las opciones disponibles. Ahora, tome el mismo GOOGLE*ADS y escribalo en el campo vacío junto a Contiene.
Tipo de transacción: Gasto.
Beneficiario: Google Adwords. Aquí agrega el proveedor. Prefiero separar Google GSuite, Cloud y Adwords, ya que me da la capacidad de ejecutar informes más precisos a nivel de proveedor. No me importa realmente cuánto pago a Google en general, pero sí me importa cuánto nos cuesta el alojamiento en Google frente a AWS.
Categoría:Categorizar automáticamente y revisar manualmente.
No recomiendo usar la adición automática, ya que es útil tener ojos humanos reales en cada transacción. Por ejemplo, querrías saber lo antes posible si parece haber una transacción de $10,000 que esperabas fuera solo $10. Con la adición automática, tomaría al menos hasta la revisión de fin de mes antes de notar que algo está mal.
Después de aplicar la regla, esto es lo que esperaríamos ver.
La primera transacción tiene un verde REGLA etiqueta antes de la Categoría, indicando que una regla bancaria determina la cuenta de destino. Repitamos la regla para los gastos de GSuite. Navega de nuevo a las reglas bancarias y completa lo siguiente para la regla:
Como resultado, ambas transacciones en la fuente bancaria han sido categorizadas con reglas:
Ahora, selecciona ambas transacciones usando las casillas de verificación a la izquierda, y usa la herramienta Acciones en lote para categorizar ambas a sus categorías respectivas. Esta es una herramienta útil para seleccionar y aceptar múltiples transacciones a la vez.
Usos adicionales – División
También podrías usar las reglas bancarias para dividir transacciones determinadas. Digamos que tienes un pago de préstamo de $1,000 por mes pero con un interés variable que, según su nombre, cambia cada mes. Podrías usar la herramienta de división para mover los $1,000 fijos hacia el saldo del préstamo en el balance general, y dejar el resto para ir al gasto de intereses en la Pérdidas y Ganancias. También puedes usar divisiones basadas en porcentajes si necesitas aproximar ciertas transacciones, digamos, entre I+D, Ventas y Costo de Ingresos.
Conclusión
En este artículo repasamos la automatización de tus gastos de SaaS usando reglas bancarias de Quickbooks. Las reglas solo aplican de aquí en adelante, así que para cualquier limpieza tendrás que ir a la Revisado sección bajo la pestaña de Banca y seleccionar Deshacer para cualquier transacción que quieras categorizar con reglas bancarias. Solo asegúrate de no deshacer nada que ya haya sido cerrado y conciliado por tu contador.
