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Dado que probablemente acabas de cerrar tus libros para 2017, es un buen momento para introducir cambios para planificar el próximo año. La categorización adecuada de gastos mejora tu visibilidad sobre el gasto de tu empresa mientras permite métricas y pronósticos más precisos. Después de todo, como fundador de una startup, ¡quieres tener una idea sólida de cuáles son tus márgenes brutos reales y cuál es el costo real de adquirir un cliente!
La mayoría de las startups que he visto a menudo cometen al menos tienen errores en esto, particularmente si están generando alrededor de $100k en MRR o menos. Como resultado, típicamente pasamos las primeras dos semanas con una nueva startup ayudando a su contador a recategorizar sus gastos antes de que podamos incluso comenzar a hacer pronósticos o calcular métricas.
Descripción general
En este artículo, vamos a configurar tu contabilidad para usar cuatro categorías típicas — cuentas — que se ajustarán al caso de uso de la mayoría de startups de SaaS pequeñas a medianas. Las cuentas principales son:
- Costo de ingresos
- Ventas y marketing
- Ingeniería (I+D)
- General y Administrativo (Gastos generales)
Estamos usando QuickBooks Online como el software de contabilidad de ejemplo, pero deberías poder seguir adelante si usas algo diferente, como Xero.
Costo de ingresos
Primero, veamos cómo configurar tu Costo de ingresos (a veces llamado Costo de ventas, o Costo de Bienes Vendidos). Necesitarás esto para calcular tu Margen Bruto, que además te permite calcular Valor de Vida del Cliente y otras métricas clave de SaaS.
Aquí es donde registras todos los costos que van a proporcionar tu servicio, como hosting y nómina de soporte al cliente. También deberías incluir software que asista directamente a tu personal de soporte como Intercom o Help Scout, y software que te ayude con tu hosting, como CircleCI.
Abre Quickbooks Online, y navega a Contabilidad en la barra lateral izquierda. Se abrirá un Catálogo de cuentas, con todas tus cuentas del Balance General y Estado de resultados listadas. Mantén tu atención en la columna "Tipo", y desplázate hacia abajo hasta Costo de bienes vendidos, que es lo que Quickbooks llama Costo de ingresos.
Queremos que esta sección se vea así:
Para hacer eso, crearás nuevas cuentas en tu Catálogo de cuentas.
Cuando estés creando nuevas cuentas, necesitarás establecer el Tipo de categoría como "Costo de bienes vendidos" y establecer un nombre para la cuenta. Comencemos con "Nómina – Soporte".
También tendrás que establecer un Tipo de detalle para representar mejor el tipo de costo del que estamos hablando. Con nómina, Costo de mano de obra se acerca más, aunque idealmente querríamos llamar a esto Gastos de nómina.
Finalmente, tu contador podría pedirte que agregues un número de cuenta y descripción, pero esos son opcionales.
Repite esto para otras cuentas de Costo de ingresos que podrías necesitar, como Alojamiento y Software y herramientas – COR y listo. Solo asegúrate de hacer las subcuentas de nómina como Salarios, Beneficios e Impuestos bajo Nómina – Soporte para obtener libros con mejor apariencia.
Bonus
Si tienes ventas de Servicios profesionales, querrías crear dos conjuntos de Costo de bienes vendidos — uno relacionado con la venta de tu producto principal como servicios de suscripción, y otro para facturas de tus ventas de incorporación/consultoría. Esto haría más fácil ver la rentabilidad de cada actividad de forma aislada, así como analizarla en su conjunto.
Ventas y marketing
A continuación, configuramos tus costos de Ventas y marketing (S&M). Necesitarás esta sección para calcular el Costo de Adquisición de Clientes (CAC)de tu empresa, que, junto con el valor de vida útil del cliente, es una de las métricas de SaaS más importantes para determinar si estás ejecutando un negocio sostenible.
Configurar esto es bastante similar al COR, pero primero necesitamos crear una Ventas y marketing cuenta bajo Tipo de categoría: Gastos.
En este ejemplo, estamos asumiendo que tus costos de Ventas y marketing consisten en nómina de ventas, publicidad a través de Google Ads, asistir a una conferencia para vender tu producto, y suscribirse a una solución de marketing como Hubspot.
Esto hace que sea bastante fácil ver cómo se vería el catálogo de cuentas:
Bonus
Podrías llevar esto varios pasos más allá y crear dos subcuentas más que contengan su propio conjunto de cuentas individuales: Ventas, y Marketing. Allí, podrías separar Ventas en Ejecutivos de cuenta, SDRs, Viajes de ventas y otras actividades estrictamente relacionadas con ventas, mientras que Marketing contendría publicidad, promociones, conferencias y así sucesivamente.
Ingeniería
Los beneficios de separar Ingeniería de tus gastos de General y Administrativo son menos obvios, pero aún así te lo recomendaría. Por una parte, podrías querer comparar tu gasto en Ingeniería como porcentaje de tus gastos totales para compararte con otras empresas SaaS. Incluso si no te importa lo que hagan otros, podrías querer determinar si estás invirtiendo lo suficiente en el éxito a largo plazo de tu empresa presumiblemente enfocada en tecnología.
Además, cuanto más detalladas sean tus cuentas de gastos, más fácil será hacer seguimiento a tu desempeño contra el presupuesto. Por ejemplo, si parece que en mayo estás gastando más de lo planeado, ¿por qué es eso? ¿Es porque tu Ingeniería está contratando más rápido de lo esperado, o hay gastos que se están saliendo de control? O tal vez las actividades de Ventas en realidad están funcionando y deberías duplicar tus esfuerzos.
Configurar Ingeniería (o Investigación y Desarrollo) es similar a la sección anterior. Crea una cuenta de nivel superior de Ingeniería y añade Nómina – Ingeniería y sus sub-cuentas de Salarios, Impuestos y Beneficios. Probablemente querrás incluir Mano de Obra Contratada – Ingeniería para cualquier contratista con el que trabajes, como diseñadores o especialistas en devops.
Finalmente, normalmente creo una categoría de software para cada categoría de gasto principal para mantener consistencia — en este caso Software y Herramientas — Ingeniería.
General y Administración (G&A u Overhead)
Finalmente, vamos a crear una categoría para todo lo que va en la operación diaria de tu negocio.
Primero, comienza creando una General y administrativo categoría de nivel superior, seguida de Nómina – G&A, y sus sub-cuentas Salarios, Impuestos y Beneficios. Alternativamente, podrías renombrar tus categorías de nómina actuales para que coincidan con este nuevo formato, y simplemente mover las otras categorías de gastos de aquí en adelante.
A continuación, necesitarás mover tus cuentas existentes bajo General y administrativo. El objetivo es no tener una sola cuenta que no "viva" dentro de Costo de Ingresos, Ventas y Marketing, Ingeniería, o General y Administración. Esto significa que cuentas como Renta, Servicios y Teléfono se trasladen bajo G&A. La única excepción son entradas que tienen poco que ver con operaciones diarias, como Depreciación, o Ingresos por Intereses. Esos puedes moverlos bajo Otros Ingresos / Otros Gastos.
Próximos Pasos
Ahora que tienes tus categorías de gastos configuradas, puedes comenzar a automatizar parte del proceso. Un próximo paso fácil es utilizar reglas bancarias para auto-categorizar gastos individuales a sus categorías respectivas. Por ejemplo, Amazon Web Services o AWS en la descripción bancaria muy probablemente vaya a Costo de Ingresos bajo Alojamiento.
Además, puedes sincronizar tu proveedor de nómina como Gusto con QuickBooks, y mapear cada uno de los "Equipos" de Gusto para que coincidan con las categorías y sub-categorías de Nómina recién creadas.
El objetivo aquí es automatizar la categorización de gastos recurrentes, aumentando la precisión y reduciendo la necesidad de trabajo manual por parte de tu contador.
Conclusión
Estos cambios en tu categorización de gastos deberían resultar en mayor visibilidad a tu desempeño pasado, pero también facilitar la predicción del futuro. Como subproducto, obtendrás libros generales más limpios que son más fáciles de compartir y explicar con tu equipo, inversores y asesores.
¡Avísame si tienes alguna pregunta o comentario en los comentarios!
Nota: Esto no es asesoramiento fiscal o contable. No soy CPA ni abogado, y debe consultar con los suyos antes de hacer cambios permanentes en sus libros.
