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Reglas bancarias – Lo básico
Si diriges una empresa SaaS con ayuda contable subcontratada, es probable que hayas experimentado el ritual mensual de intercambios de correos electrónicos al categorizar transacciones. De alguna manera, los gastos de una cuenta terminan en otra al mes siguiente. A pesar de que envías un montón de correos electrónicos con marcas rojas diciendo "como te dije el mes pasado, las facturas de X van a...", el proceso se repite en los meses siguientes.
Aunque no es excusable, el proceso es al menos comprensible. Tu contador de libros puede no estar dedicado exclusivamente a tu empresa, y no es como si estuviera incentivado a encontrar soluciones que reduzcan sus horas facturables. Probablemente tampoco les estés pagando lo suficiente.
Aquí es donde entran las reglas bancarias de Xero.
Las reglas bancarias toman una descripción de gasto proporcionada por tu banco - la Referencia - y utilizan las instrucciones fijas que tú proporcionas para categorizar siempre el gasto de la misma manera exacta. El objetivo es reducir el error humano y acelerar el proceso de cierre mensual.
Esto se entiende mejor mirando un ejemplo. Uno de los errores más comunes que vemos es la categorización incorrecta de gastos de alojamiento. La inexactitud conduce a métricas de SaaS inexactas como márgenes de ganancia bruta más bajos, y por lo tanto LTVs más bajos y tiempos de recuperación de CAC más largos. La razón del error es a menudo muy simple – su contador de libros agrupa todos los gastos de Amazon bajo alojamiento (o peor, software o gastos de oficina). Si la empresa compra su equipo informático, suministros de oficina y, digamos, tarjetas de regalo de referencia, todo de Amazon, de repente esta discrepancia se vuelve material.
Si usamos las reglas bancarias, este error no ocurrirá ya que podemos indicarle a la regla que categorice cualquier cosa con una descripción bancaria de Amazon Web Services Lo mismo ocurre con los documentos. Word y Google Docs tienen una gran variedad de plantillas y también son ampliamente adoptados y utilizados por empresas de todo tipo. Alojamiento, pero cualquier cosa con Amazon.com o Amazon MKTPLACE Lo mismo ocurre con los documentos. Word y Google Docs tienen una gran variedad de plantillas y también son ampliamente adoptados y utilizados por empresas de todo tipo. Gastos de Oficina.
Este artículo es parte de una serie para CEOs y fundadores de SaaS sobre organización del catálogo de cuentas de SaaS. El objetivo de la serie es proporcionar consejos prácticos sobre la organización y automatización de su backend financiero, lo que resulta en pronósticos más precisos y un ciclo de retroalimentación más rápido mediante un cierre de libros más ágil.
Nota: Este es el mismo artículo que Cómo Automatizar tus Gastos de SaaS con Reglas Bancarias de Quickbooks, pero con ejemplos específicos de Xero.
Cómo usar reglas bancarias – Ejemplo
Veamos otro error común donde todos los gastos de Google se han aplicado a una categoría de gasto.
Tus necesidades de pronóstico para Adwords, GSuite y Google Cloud son muy diferentes, por lo que también deberías categorizarlos por separado: Google Cloud es un costo de alojamiento que aumenta junto con tus ingresos, mientras que GSuite es un costo de software General y Administrativo (gastos generales) que crece a medida que crece tu equipo. Adwords, por otro lado, es un posible generador de ingresos para tu negocio, y agruparla con otros gastos hará imposible proyectar con precisión tus ingresos futuros.
Por simplicidad, vamos a dejar fuera Google Cloud y GSuite del ejemplo a continuación.
Aquí hay una vista de la Reconciliación de Xero (Codificación de Efectivo), que extrae las transacciones de tu empresa de tus cuentas bancarias y tarjetas de crédito. A continuación se muestra un ejemplo de una transacción gastada en Google Adwords.
La Referencia la columna muestra una larga línea de texto y números, pero la primera parte – GOOGLE*ADS – es lo que nos interesa. Usemos esta información para crear nuestra primera regla bancaria.
Haz clic en la flecha de la derecha y selecciona Crear regla bancaria. Siéntete libre de consultar las instrucciones más detalladas de Xero.
A continuación, completa los espacios en blanco. La parte clave a acertar son las condiciones - es decir, qué debería recoger la regla en realidad.
1. Condiciones: Todas las cuentas bancarias. (Esto también incluirá sus tarjetas de crédito por defecto). Referencia de las opciones disponibles. Ahora, toma el mismo GOOGLE*ADS y escríbelo en el campo de texto vacío. Alternativamente, podrías seleccionar Cualquier Campo de Texto en lugar de la columna Referencia.
2. Establece el contacto: Añade un contacto, si es aplicable. También puedes cambiar esto para que se introduzca durante la reconciliación.
3. Asignar valor fijo (Dividir gasto). Paso opcional para dividir el gasto en múltiples Cuentas. Por ejemplo, si pagas Google Cloud, es posible que desees asignar unos pocos cientos de tu factura hacia gastos de software de I+D en lugar de pruebas, dado que tus ingenieros probablemente ejecuten entornos sin clientes para propósitos de prueba.
4. Asignar el resto: Aquí es donde deseas categorizar el gasto de manera continua. Por ejemplo, podemos asignar todas las transacciones de Google Adwords a la cuenta "Adwords". La Tasa Impositiva es algo que necesitas determinar con tu contador.
5. Establece la referencia.
6. Apunta a una cuenta bancaria. Normalmente, querrías que la regla se aplique a todas las cuentas bancarias.
7. Dale un título a la regla. Esto es bastante autoexplicativo.
Aplicar las Reglas Bancarias
Ahora, cuando navegues de vuelta a la pestaña Reconciliar , verás la regla bancaria sugerida que acabas de crear. Todo lo que necesitas hacer es hacer clic en OK.
Conclusión
En este artículo repasamos la automatización de tus gastos de SaaS usando reglas bancarias de Xero. Las reglas solo se aplican de ahora en adelante, por lo que para cualquier limpieza histórica tendrás que ir a la pestaña Transacciones de Cuenta y Eliminar y Rehacer transacciones que desees recategorizar usando reglas. Solo asegúrate de no eliminar nada antes de consultar con tu contador.
Automatizar la categorización de sus gastos recurrentes le permitirá realizar proyecciones financieras más precisas y un cierre de libros más rápido. También ahorrará tiempo a su contador que puede dedicarse a trabajos de mayor valor agregado.
