La Guía de Startups para Reuniones Individuales

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Si hay algo que he descubierto que es verdad durante el año y medio pasado construyendo esta empresa, es que estoy completamente improvisando. Claro, he leído artículos y libros sobre cómo construir una empresa, pero nunca he hecho esto antes y aprendo mejor haciendo. Entonces, cada vez que encuentro algo que funciona para nosotros, es una victoria enorme para mí. Hacer reuniones individuales ha sido una de esas victorias enormes.

Algunos meses después de que comencé a construir nuestro equipo, realmente quería una forma regular de asegurarme de que todos estuvieran felices. Me doy cuenta de pequeñas quejas y/o frustraciones en nuestro chat de Slack, e iría a hacer una nota mental o simplemente hablaría con esa persona de inmediato. Pero quería una oportunidad consistente y predecible para que nuestro equipo hablara sobre las cosas.

Entra la reunión individual.

¿Qué es una reunión individual y por qué hacerlas?

Antes de construir el equipo alrededor de Baremetrics, honestamente nunca había escuchado hablar de una "reunión individual". He estado felizmente trabajando por mi cuenta durante casi una década y nunca realmente tuve un "trabajo real" con un gerente, así que el concepto simplemente nunca ha sido parte de mi carrera.

Esencialmente, una reunión individual es un tiempo programado regularmente para ti, como el fundador/CEO/gerente/persona-a-cargo, para reunirte con los individuos de tu equipo para aprender más sobre qué está yendo bien para ellos, qué no, cuáles son sus objetivos a largo plazo, cómo puedes ayudarlos y cómo tú, como su gerente, puedes mejorar.

Después de que hayas hecho algunas reuniones individuales con la misma persona, comenzarás a detectar temas comunes que son importantes para ellos, pequeñas frustraciones que pueden estar teniendo y formas en que quieren crecer. Además, te da la oportunidad de aprender más sobre ellos como personas y no solo como empleados.

Entonces, ¿cómo haces una reunión individual?

Cómo hacer una reunión individual con tu equipo

Realmente llevar a cabo la reunión individual es fácil. Mencioné anteriormente sobre una reunión individual siendo "programada regularmente" y eso es muy intencional.

¿Con qué frecuencia haces una reunión individual?

Las hago cada 2 semanas. Sé de algunas empresas que las hacen cada semana y otras que solo las hacen una vez al mes.

El tamaño de tu equipo probablemente dictará la frecuencia, pero encuentro que cada 2 semanas es la cantidad perfecta de tiempo para evitar que los problemas se pierdan mientras no estés constantemente en "modo reunión".

Programalas y llega a tiempo

No deberías simplemente aparecer o enviar un mensaje diciendo: "¡Oye, hagamos nuestra reunión individual ahora!" Necesitas programarla y luego cumplir con ese tiempo programado. No llegues tarde. No la pospongas para más tarde en el día. Es uno de los momentos más importantes que tendrás con tu equipo y necesitas dejar claro que es importante para ti.

Automáticamente envío un mensaje a todo el equipo en Slack cada 2 semanas con un enlace para programar una hora que funcione para ellos.

La mayoría de nuestras reuniones individuales típicamente duran alrededor de 30-45 minutos.

Qué preguntar y de qué hablar

Está bien, así que programaste tu reunión individual... ¿y ahora qué? ¿De qué hablas? Típicamente hago entre 5-8 preguntas cada vez que me reúno. O mejor dicho, dejo que esas dirijan la conversación.

Intento hacer preguntas de algunos temas diferentes.

Objetivos — Quiero saber cuáles son sus objetivos a corto y largo plazo, tanto profesionales como personales. Y entonces quiero asegurarme de ayudarles a que esos objetivos se hagan realidad.

Negocios — Incluso si no todos en tu equipo han construido un negocio antes, probablemente tengan una perspectiva sólida que tú no tienes, simplemente porque no son tú y no piensan de la misma manera que tú. Escuchar cómo piensan que el negocio podría mejorar o formas en que podría crecer siempre son cosas buenas sobre las que obtener retroalimentación.

Felicidad — Al final del día, si tu equipo no es feliz, ¿cuál es el punto? Si realmente son felices, ¿es porque del progreso reciente en el producto? Si no son felices, ¿es porque los estás sobrecargando? Averigua qué los hace felices (o infelices) y obtendrás mucha perspectiva sobre qué los motiva y cómo puedes ayudar.

Equipo — Asegurarse de que tu equipo se mueva como una unidad cohesiva es crucial y las reuniones individuales son un excelente momento para averiguar si hay problemas que puedas ayudar a resolver antes de que se conviertan en un problema real.

Gestión — Este tema es sobre ti. Específicamente pregunto sobre formas en que puedo mejorar así como cosas que puedo hacer para ayudarles a trabajar mejor.

Desempeño — Habla sobre un trabajo bien hecho, o un área que necesita mejora.

Cada semana intento hacer un conjunto diferente de preguntas. Aquí hay una muestra de algunas que he estado haciendo durante los últimos meses.

¿Hay algo en el pipeline que no esté claro o que sea confuso?
¿Qué podría hacer para facilitar tu trabajo?
¿Cómo está tu carga de trabajo?
¿Cuáles son 3 cosas que te gustaría ver cuando llegas al trabajo cada día?
¿Te sientes desafiado en el trabajo? ¿Estás aprendiendo cosas nuevas?
¿Qué es algo que podría hacer mejor?
¿Cómo podríamos hacer nuestras reuniones semanales más efectivas?
¿Qué quieres estar haciendo en 5 años?
¿Cómo sientes que es tu balance trabajo/vida en este momento?
¿Sientes que estás en la misma página que el equipo en general?
¿Qué tan bien recibidas sientes que son tus opiniones cuando las ofreces?
¿Cuáles son las 3 principales cosas que sientes que desperdician tu tiempo durante el día?
¿Hay algún proyecto en el que realmente te gustaría trabajar si tuvieras la oportunidad?
¿Está todo el mundo aportando su parte en el equipo?
¿Hay grandes oportunidades que creas que estamos dejando pasar?

Más que nada solo quieres tener una conversación. Intenta mantenerlo lo más relajado posible y ábrête también. No se trata de que los interrogues sobre su desempeño, se trata de que genuinamente quieras entender qué necesitan y cómo puedes apoyarlos mejor.

Haz seguimiento de lo que han hablado

Si haces todas estas preguntas y luego nunca haces nada, te has perdido el punto. Necesitas hacer seguimiento y tomar acción.

Mantengo un registro de todas las preguntas y respuestas en Evernote y cada semana reviso lo que mi equipo ha respondido y me aseguro de arreglar cualquier cosa con la que tengan problemas, o hago seguimiento si había cosas específicas con las que estaban teniendo dificultades.

Lecturas adicionales y recursos

Lo principal aquí es no complicarse demasiado. Solo comienza. Descubrirás después de hacer algunos 1-on-1 qué funciona para tu equipo y qué no, pero la única forma de hacer eso es hacerlos realmente. haces ellos.

Dicho esto, aquí hay una serie de recursos que pueden ayudar mucho mientras empiezas.

¿Y tú? ¿Haces reuniones 1-on-1? ¿Qué ha funcionado bien para ti y tu equipo? ¡Comparte tus consejos en los comentarios!

Preguntas Frecuentes

¿Qué es una reunión 1-on-1 y por qué deberían hacerla los fundadores de startups?

Una reunión 1-on-1 es una conversación privada regularmente programada entre un gerente y un miembro del equipo para identificar objetivos, frustraciones y formas de mejorar el trabajo conjunto.

Para los fundadores de startups que están construyendo su equipo por primera vez, los 1-on-1 crean un espacio consistente y predecible para retroalimentación honesta que de otro modo se perdería en hilos de Slack o se pasaría por alto completamente. Te ayudan a detectar pequeños problemas antes de que se conviertan en problemas reales, entender qué motiva a cada persona en tu equipo y construir el tipo de confianza que mantiene a las buenas personas cerca. La mayoría de los fundadores encuentran que hacerlos cada dos semanas logra el equilibrio correcto entre mantenerse conectado y evitar una sobrecarga de reuniones.
¿Con qué frecuencia deberían los fundadores de startups hacer reuniones 1-on-1 con su equipo?

Cada dos semanas es la cadencia más práctica para la mayoría de equipos de startups en etapa temprana, manteniendo la comunicación consistente sin convertir el calendario en verificaciones consecutivas.

Los 1-on-1 semanales funcionan bien para equipos muy pequeños o durante períodos de alto estrés, mientras que los mensuales arriesgan permitir que los problemas se escapen. La frecuencia correcta depende del tamaño del equipo y cuánto cambio está sucediendo en el negocio. La regla clave es programarlos con anticipación y aparecer a tiempo, siempre. Tratar la reunión como opcional o fácil de reprogramar señala a tu equipo que sus preocupaciones no son una prioridad.
¿Qué preguntas deberías hacer en una reunión 1-on-1 de equipo de startup?
Las mejores preguntas de 1-on-1 cubren seis áreas: objetivos, retroalimentación comercial, felicidad, dinámicas del equipo, tu propio desempeño como gerente y desempeño individual.

Rota tus preguntas en cada sesión para mantener la conversación fresca. Algunas preguntas de alto valor para trabajar incluyen:
- ¿Qué podría hacer para facilitar tu trabajo?
- ¿Cómo está tu carga de trabajo en este momento?
- ¿Hay grandes oportunidades que creas que estamos dejando pasar?
- ¿Qué quieres estar haciendo en cinco años?
- ¿Hay algo en el pipeline que no esté claro o que sea confuso?
El objetivo es una conversación real, no un interrogatorio. Pregunta y luego escucha. Las respuestas te mostrarán patrones a lo largo del tiempo que te dirán mucho sobre cómo tu equipo y negocio realmente están funcionando.
¿Cómo haces seguimiento efectivo después de una reunión 1-on-1?

Anota lo que se discutió en cada 1-on-1 y revisa tus notas antes de la siguiente sesión para que puedas actuar sobre lo que escuchaste y cerrar el círculo con tu miembro del equipo.

Si alguien señala un problema de flujo de trabajo o un objetivo hacia el que quieran trabajar, tu trabajo es hacer algo al respecto o explicar por qué no puedes. Ignorar elementos de seguimiento es peor que nunca hacer las preguntas en primer lugar porque erosiona la confianza rápidamente. Una herramienta de notas simple funciona bien para esto. El hábito de revisar respuestas anteriores antes de cada nueva sesión convierte conversaciones individuales en un panorama continuo de cómo cada persona está creciendo y qué necesita el equipo de ti como fundador o gerente.
¿Cómo puede un fundador de SaaS rastrear la salud del equipo junto con métricas comerciales como MRR y churn?

Ejecutar 1-on-1 regulares brinda a los fundadores una señal cualitativa sobre la salud del equipo que se empareja directamente con las señales cuantitativas que rastrean en tu panel de análisis de suscripción.

Cuando tu crecimiento de MRR es plano o la rotación está aumentando, la causa a menudo es visible primero en problemas a nivel de equipo: prioridades poco claras, baja moral, o una hoja de ruta de producto en la que nadie cree. Conectar lo que escuchas en las reuniones uno a uno con lo que ves en tus datos de ingresos te ayuda a diagnosticar problemas más rápido. Baremetrics proporciona a los fundadores de SaaS visibilidad en tiempo real en MRR, tasa de rotación y LTV para que puedas identificar un patrón a nivel empresarial y luego usar tus conversaciones uno a uno para entender las razones humanas detrás de él.
¿Cuál es la diferencia entre una reunión uno a uno y una evaluación de desempeño para equipos de startups?

Una reunión uno a uno es una conversación en curso, bidireccional, enfocada en apoyo y crecimiento, mientras que una evaluación de desempeño es una evaluación formal y periódica del resultado contra expectativas establecidas.

Las evaluaciones de desempeño miran hacia atrás. Las reuniones uno a uno miran hacia adelante y hacia los lados: ¿qué necesita esta persona en este momento, qué se interpone en su camino, y cómo puedes mejorar como su gerente? Para equipos de SaaS en etapa inicial donde los roles cambian rápidamente y la retroalimentación necesita moverse rápido, esperar un ciclo de revisión trimestral es demasiado lento. Las reuniones uno a uno regulares revelan la misma información en tiempo real, lo que significa que puedes cambiar de curso antes de que una pequeña frustración se convierta en una renuncia o una fecha límite de producto perdida.
¿Cómo mides si las reuniones uno a uno realmente están funcionando en tu startup?

La señal más clara de que las reuniones uno a uno están funcionando es que tu equipo comienza a plantear problemas antes, tu retención mejora, y dejas de sorprenderte por renuncias o conflictos de equipo.

Cualitativamente, notarás temas recurrentes en las sesiones que apunten a correcciones sistémicas que vale la pena hacer. Cuantitativamente, las mejoras en la estabilidad del equipo tienden a aparecer en tus métricas empresariales con el tiempo: menor rotación, mayor ingresos de expansión, y una producción de productos más consistente. Para fundadores de SaaS que rastrean el crecimiento entre $10K y $10M MRR, mantener tu equipo estable y motivado es una de las cosas con mayor apalancamiento que puedes hacer. Baremetrics te ayuda a conectar los puntos mostrando cómo los cambios operacionales que haces en respuesta a la retroalimentación del equipo eventualmente aparecen en tus números de MRR y retención.