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Seamos honestos; odio la jerga contable y odio aún más las explicaciones llenas de jerga.
Este artículo explicará qué son las cuentas por cobrar y cómo se manejan en empresas tradicionales y de SaaS.
Asegúrate de leer hasta el final– voy a contarte un secreto que podría ahorrarte $100,000s en ingresos anuales de SaaS.
¿Qué son las cuentas por cobrar?
Imagina que diriges un negocio de mangos llamado Sweet Mangoes. En una hermosa mañana de verano, Joey, quien dirige una heladería, viene a ti y compra diez mangos por $5. Te paga el dinero inmediatamente.
Aquí, se realizó una transacción: diste los mangos y recibiste dinero por ello. Registras $5 en tus activos como efectivo recibido. Nada complicado está sucediendo aquí.
Ahora, ¿y si Joey no tiene ese dinero en este momento, así que le das los mangos pero no recibes el dinero inmediatamente? Él te promete dártelo después de una semana y le envías una factura mencionando todo. Esto se conoce como venta a crédito.
¿Cómo registras esta transacción?
Depende de tu procedimiento contable; si sigues contabilidad de caja, no registras nada hasta que te paguen. Si sigues contabilidad de acumulación, registras la transacción como cuentas por cobrar.
La factura de $5 es cobrable para ti, y es un activo ya que la has ganado aunque no la tengas en efectivo.
Para expresar esto más formalmente:
Las cuentas por cobrar son el dinero que tus clientes te deben por los bienes o servicios que les has entregado pero aún no han pagado. Las cuentas por cobrar van en el lado de activos del balance general ya que ese dinero te pertenece, aunque aún no lo hayas recibido.
Cuentas por cobrar vs. cuentas por pagar
Ahora que sabemos qué son las cuentas por cobrar, aprendamos sobre cuentas por pagar.
Las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar son simplemente dos lados de la misma moneda. Si el dinero se le debe a tu negocio, lo registras en las cuentas por cobrar, ya que recibirás ese dinero en el futuro. Por otro lado, el negocio que te debe ese dinero lo registra en las cuentas por pagar ya que tiene que pagarse en el futuro.
Mientras que las cuentas por cobrar son un activo, las cuentas por pagar son un pasivo.
Cuentas por cobrar en una empresa tradicional
Veamos todo el proceso paso a paso para entender cómo funcionan las cuentas por cobrar en un negocio tradicional.
Facturas pendientes
El primer paso para documentar las cuentas por cobrar es enviar una factura al cliente.
Una factura es un documento que mantiene un registro de la transacción indicando todos los bienes y servicios que has entregado al comprador. También menciona la cantidad de dinero que el comprador te debe y el plazo dentro del cual tiene que pagar.
Nos referimos a las facturas no pagadas como facturas pendientes, y, si siguen sin pagarse después de la fecha de vencimiento, las llamamos facturas vencidas. Ambas son cuentas por cobrar.
Encontrar información en el balance general
El asiento de diario para la transacción mencionada anteriormente sería así:
|
Débito |
Crédito |
|
|
Cuentas por Cobrar |
$5 |
|
|
Ventas |
$5 |
En el balance general, las cuentas por cobrar se pueden encontrar bajo los activos circulantes—es decir, efectivo o cuentas por cobrar que se espera se conviertan en efectivo dentro de un año—mientras que las cuentas por pagar se pueden encontrar bajo los pasivos circulantes.
Seguimiento de facturas
Ahora viene la parte molesta: ¿Cómo conviertes las cuentas por cobrar en efectivo? Tienes que asegurar que te paguen rápidamente o de lo contrario tu negocio sufrirá.
Desafortunadamente, hay varias razones por las cuales las facturas podrían permanecer sin pagar. Tienes que hacer seguimiento con tus clientes y recordarles que paguen. La mejor práctica es no esperar demasiado tiempo y ser profesional.
Lo anterior trata sobre cuentas por cobrar en negocios tradicionales. Pero, como estás aquí, probablemente estés más preocupado por negocios de SaaS. Así que, pasemos a eso.
Cuentas por cobrar en SaaS
A diferencia de las facturas pendientes o vencidas en negocios tradicionales, las cuentas por cobrar en un negocio de SaaS se ven diferentes.
Esto se debe a la diferencia fundamental entre el modelo de negocio tradicional que implica compras únicas y el modelo de negocio de SaaS que implica ingresos recurrentes.
Pagos con tarjeta de crédito fallidos
En negocios de SaaS, las cuentas por cobrar generalmente provienen de pagos fallidos con tarjeta de crédito. Los fallos de pago con tarjeta de crédito pueden ocurrir por muchas razones, como vencimiento, falta de fondos o ubicación geográfica.
Independientemente de lo que los causó, los pagos fallidos pueden propinar un golpe fuerte a tu negocio de dos maneras.
Primero, mientras que en un negocio tradicional, una factura no pagada solo afectaría los ingresos fijos únicos que se suponía que provenían de una compra, en un negocio de SaaS o suscripción, un pago fallido afecta también los ingresos recurrentes a largo plazo. También puede causar que el cliente se desvinule involuntariamente por completo.
Segundo, agotarás tus recursos dando seguimiento a los pagos fallidos, que de otro modo podrían gastarse de manera más productiva.
Sobrecargos pendientes
Otro tipo de cuentas por cobrar en SaaS son los recargos pendientes. Si no está familiarizado con los recargos, aquí hay una breve explicación.
Hay diferentes modelos de precios en negocios SaaS, y uno de ellos es el modelo de precios híbrido de cuota recurrente + tarifas de uso. También hay varios sistemas de precios dentro del modelo basado en el uso, cada uno con sus beneficios y limitaciones.
En el modelo de precios de recargo, una empresa otorga al cliente una cierta cantidad de unidades por un período particular. Si el uso excede el límite durante el período de facturación, se cobra al cliente por unidad por el uso adicional.
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Cómo hacer cuentas por cobrar en SaaS
Ahora que comprende las cuentas por cobrar y los pagos fallidos, veamos qué puede hacer al respecto.
Correos electrónicos de recordatorio
El recordatorio tiene mala reputación por la forma en que las empresas suelen abordarlo, lo que puede molestar a los clientes.
Sin embargo, siguiendo un proceso de recordatorio adecuado, no solo minimiza la pérdida de ingresos, sino que también puede ayudarlo a construir una mejor relación con sus clientes agregando puntos de contacto con el cliente.
¿Cuál es ese proceso? Simplemente pasa todo el día enviando meticulosamente correos electrónicos a sus clientes informándoles que su pago ha fallado y que necesitan hacer algo al respecto.
¿Suena divertido, verdad? ¿Y los clientes están dispuestos a golpearse la cabeza contra la pared tratando de entender exactamente qué necesitan hacer, verdad? No, esto no podría estar más lejos de la verdad.
La verdad es que necesita un buen software de gestión de recordatorios para salvarse a sí mismo y a sus clientes de todo este lío, o de lo contrario va a perder dinero.
Entonces, permítame presentarle una de las mejores herramientas de gestión de recordatorios que hace que todo sea muy fácil.
Baremetrics Recover
En promedio, Los negocios SaaS pierden el 9% de sus ingresos mensuales por pagos fallidos (o incluso más, a medida que aumenta el número de clientes). Algo debe hacerse para prevenir esto.
Como se discutió anteriormente, la respuesta es cobro de deudas, pero puede ser un dolor de cabeza completo si no tiene un sistema adecuado en su lugar.
¿Qué pasaría si hubiera una varita mágica que pudiera arreglarlo todo con un movimiento? Lamentablemente, no existe tal varita, pero hay algo igual de bueno: Baremetrics Recover.
Recover se encarga de todos sus pagos fallidos y evita que sus ingresos se escapen.
Así es como puede comenzar a recuperar los ingresos de su negocio SaaS perdido en cuatro pasos simples:
1. Habilite Recover en su Panel de Baremetrics.
Solo toma un clic para habilitar el complemento Recover y recuperar sus ingresos perdidos. Para esto, debe tener una cuenta de Baremetrics. Si no tiene una, regístrese para prueba gratuita de Baremetrics ahora.
2. Configure campañas de goteo automatizadas para pagos fallidos.
Tenemos casi una docena de secuencias de correo electrónico listas para usar y personalizables. Puede optar por enviar correos electrónicos de uno de los miembros de su equipo cuando sea importante.
3. Habilite recordatorios en la aplicación y muros de pago para sus pagos fallidos.
Este es un método simple de copiar y pegar. Copie nuestro fragmento de código para habilitar recordatorios en la aplicación para que sus clientes sepan sobre la falla de pago.
También puede elegir cuánto tiempo permite que sus clientes usen su producto antes de que se vean obligados a actualizar su método de pago.
4. Envíe a sus clientes a un formulario personalizable para actualizar sus detalles de facturación.
Esos correos electrónicos y recordatorios en la aplicación envían a sus clientes a un formulario de tarjeta de crédito fácil de seguir. Puede configurar esos formularios en un subdominio de Baremetrics o su dominio personal con su propia marca.
¡Eso es todo!
No puede ser más fácil que eso. Es un trabajo único que probablemente es la actividad con el ROI más alto que puede hacer en su negocio.
No, eso no es una exageración. Recover recupera tanto dinero de pagos fallidos que paga completamente su cuenta de Baremetrics. ¡Paga 38 veces su costo en promedio!
Espera, aún no terminé. Si obtiene un ROI negativo (poco probable), no le cobraremos nada durante el próximo mes. Tampoco le cobraremos por Recover hasta que recupere al menos $1000.
Entonces, ¿qué está esperando?
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Conclusión
Las cuentas por cobrar son simplemente el dinero que sus clientes le deben. La forma en que los registramos y procesamos en negocios tradicionales difiere de la forma en que lo hacemos en negocios SaaS.
Las cuentas por cobrar en negocios tradicionales implican facturas pendientes, mientras que en negocios SaaS son pagos con tarjeta de crédito fallidos y recargos pendientes.
Estimamos que los negocios SaaS pierden el 9% de sus ingresos mensuales en pagos fallidos en promedio. Para evitar que estos ingresos se escapen, necesita un sistema adecuado de gestión de recordatorios.
Baremetrics Recover maneja eficientemente todos sus pagos fallidos con un ROI garantizado. Le ofrece una orquesta de herramientas que funcionan sin problemas para asegurarse de que no está dejando dinero sobre la mesa.
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