Tabla de Contenidos
Este artículo profundizará en los principios principales de la contabilidad para SaaS. El blog de Baremetrics tiene toneladas de artículos sobre contabilidad, ¡así que asegúrate de revisar algunos de nuestros otros favoritos!
Aquí veremos qué hace que la contabilidad para SaaS sea diferente de la contabilidad tradicional, así como:
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Consideraciones para la contabilidad con SaaS, PaaS y más allá
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Reservas, facturación e ingresos
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Balances generales
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Estados de resultados
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Estado de flujo de efectivo
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Estado del patrimonio de los accionistas
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Obtener métricas para tu contabilidad
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¿Qué Hace que la Contabilidad SaaS Sea Diferente de la Contabilidad Tradicional?
Cuando ejecutas una empresa SaaS, el seguimiento de ingresos se convierte en un desafío único. Esto se debe a que los clientes se cobran cuotas de suscripción, que pueden cambiar drásticamente de mes a mes dependiendo del modelo de precios. Los clientes a menudo cambian su nivel de servicio y agregan o eliminan servicios adicionales, lo que causa que el MRR de ese cliente cambie.
Los productos SaaS necesitan tener un control fuerte de sus datos mientras su negocio cambia rápidamente mes a mes. El uso de herramientas de métricas de negocio específicas para SaaS es imprescindible cuando ejecutas tu contabilidad SaaS.
Consideraciones clave específicas para la contabilidad SaaS
Hay muchas razones por las que una empresa SaaS orientada al crecimiento necesita contabilidad específica para SaaS:
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Los pequeños cambios en la rotación de clientes, ingresos promedio por usuario, etc. pueden generar fluctuaciones masivas en el flujo de efectivo.
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Poder proyectar con precisión los ingresos en el futuro puede ayudar a tu negocio a mantener una posición de efectivo fuerte para que no necesites buscar inversores externos.
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Dependiendo de tu jurisdicción e ingresos anuales, los impuestos estatales y federales (y también los impuestos sobre ventas) podrían requerirte que cumplas con ciertos criterios contables.
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De conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados de los EE.UU. (GAAP), no puedes reconocer completamente los ingresos de tus contratos hasta que se hayan entregado los servicios. Con diferentes duraciones de contratos, opciones de paquetes variadas, servicios adicionales, etc., los negocios SaaS requieren la capacidad y flexibilidad para reconocer ingresos de una manera consistente con sus acuerdos.
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Los negocios SaaS también tienden a utilizar software de contabilidad específico para SaaS y herramientas de datos de otros negocios, incluso otras startups, lo que requiere que tu contador tenga conocimientos especializados.
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Los estándares de contabilidad SaaS tempranos y consistentes pueden mantener tus datos limpios, precisos, fáciles de visualizar y procesables. No quieres entrar en el hábito de la contabilidad ad hoc cuando tu negocio es pequeño solo para descubrir que es un desorden costoso y difícil de desenredar más tarde. Es mejor ceñirse a las mejores prácticas de contabilidad SaaS desde el primer día.
Contabilidad de Acumulación vs. Contabilidad de Efectivo
Aunque hemos hablado sobre contabilidad de efectivo antes, aquí hay un breve resumen de la contabilidad de efectivo vs. de acumulación, y por qué podría ser mejor para tu empresa SaaS usar la contabilidad de acumulación tan pronto como tengas la capacidad de hacerlo.
Utilizar u ofrecer un negocio "XaaS" complica tu situación fiscal ya que es posible que se te requiera amortizar ingresos o gastos durante un período largo. Por ejemplo, si una empresa te paga $1200 anualmente por tu servicio, es posible que debas reconocer eso como 12 pagos de $100 al final de cada mes a medida que se prestan los servicios. Aquí es donde la diferencia entre la contabilidad de efectivo y la contabilidad de acumulación se hace visible.
La contabilidad de efectivo es básicamente lo que dice. Registras ingresos cuando el efectivo entra en tu cuenta y registras gastos cuando se paga la factura. Esto simplifica drásticamente tus diarios ya que no necesitas preocuparte por cuentas por pagar o cuentas por cobrar. Es especialmente útil para pequeños negocios y empresas que no requieren mucho inventario.
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Ventajas
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Simple
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Fácil de saber cuánto efectivo tienes a mano
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Puede ser ventajoso fiscalmente
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Desventajas
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Difícil de tratar con inventario
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Las autoridades fiscales del gobierno podrían no aceptarlo
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Puede hacer que la previsión sea más difícil
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Podría hacer que la empresa parezca más o menos rentable en papel que en la realidad
La contabilidad de acumulación utiliza cuentas por cobrar y cuentas por pagar para registrar ingresos cuando se ganan y gastos cuando se incurren, respectivamente. Esto puede ser complicado, pero la recompensa es una visión más clara y precisa de la salud financiera de la empresa. Por esta razón, la contabilidad de acumulación es utilizada más comúnmente por grandes negocios y es la opción preferida por las autoridades fiscales.
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Ventajas
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Hace que la previsión sea más fácil y precisa
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Proporciona una representación más precisa de la salud financiera de la empresa
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Desventajas
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Compleja
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Requiere servicios profesionales de contabilidad y contabilidad
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La empresa podría tener que pagar impuestos sobre los ingresos obtenidos pero aún no recibidos
Reservas, Facturación e Ingresos
Tres consideraciones importantes al trabajar en contabilidad SaaS son las reservas, la facturación y los ingresos.
Echemos un vistazo a cada una de ellas.
Reservas
Las reservas representan los compromisos de sus clientes de pagarle dinero por los servicios que proporciona. Esta es una métrica prospectiva y representa el valor de los contratos que ha firmado con clientes durante un período especificado.
Las reservas pueden separarse en diferentes subcategorías, incluyendo reservas de renovación, reservas de actualización, reservas nuevas y reservas no recurrentes (p. ej., tarifas de configuración o tarifas de capacitación). Las reservas que tienen un período de al menos un año pueden considerarse basándose en el valor del contrato anual de las reservas, que solo cuenta la porción del año actual del contrato, o el valor total del contrato de las reservas, que se calcula en función de la duración completa del contrato.
Facturación
La facturación es el dinero que le deben sus clientes. Son montos de facturas facturados a los clientes. Generalmente se registran durante un período, generalmente mensual o durante todo el año.
Si su negocio SaaS tiene reservas altas pero facturación más baja, esto puede ser un indicador adelantado de problemas futuros de flujo de efectivo. Puede encontrar esta información fácilmente generando estados de flujo de efectivo detallados de forma regular, lo que se discute un poco más abajo. Intentar que los clientes mensuales sean clientes anuales a través de descuentos, o de otra manera obligar a los clientes a adelantar sus pagos es una buena manera de evitar este problema.
Ingresos
Los ingresos son los ingresos que ha obtenido por proporcionar servicios. Si utiliza contabilidad de acumulación, entonces puede reconocer sus ventas cuando se hayan prestado los servicios. Si solo observa sus reservas y facturación al evaluar el desempeño, puede llevar a números inflados. No quiere asumir ganancias mensuales durante meses para descubrir que el cliente ya no puede pagarle por los servicios prestados. De hecho, algunas empresas reducirán sus cuentas por cobrar pendientes en algún porcentaje cada mes que se retrasen, asumiendo que cuanto más se retrase el pago, menos probable es que vean el dinero llegar a su cuenta.
Hablando de ingresos, ¿por qué no consultar nuestro artículo sobre cómo mejorar el crecimiento de ingresos y hacer crecer su negocio más rápido.
Deberías registrarte para la prueba gratuita de Baremetrics, y comience a monitorear sus ingresos de suscripción de manera precisa y fácil. Vea las métricas de ingresos directamente en su panel de Baremetrics así:
Los Estados Financieros
Hay cuatro estados financieros básicos que toda empresa debe producir regularmente, no solo porque las autoridades fiscales lo exigen, sino porque ofrecen una idea clara de cómo le va a su empresa y hacia dónde irá, para que pueda insistir en lo que está funcionando. Estos estados son el balance general, el estado de resultados, el estado de flujos de efectivo y el estado del patrimonio de los accionistas.
El balance general presenta la siguiente información sobre su empresa:
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Activos
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Efectivo y equivalentes de efectivo (cualquier cosa que pueda convertirse en efectivo rápidamente, p. ej., inversiones líquidas)
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Inventario
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Cuentas por cobrar
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Activos a largo plazo incluyendo equipos, edificios, muebles, etc.
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Activos intangibles (el valor de su marca, el valor de su propiedad intelectual, etc.)
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Pasivos
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Cuentas por pagar
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Impuesto sobre ventas
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Deuda a corto plazo (p. ej., tarjetas de crédito)
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Deuda a largo plazo (bonos emitidos, hipotecas, etc.)
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Patrimonio
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Patrimonio invertido
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Ganancias retenidas
Tenga en cuenta que, aunque el balance general muestra dónde se encuentra su empresa en un momento dado, los siguientes tres estados se producen durante un período y muestran cómo ha cambiado la empresa durante ese tiempo.
El estado de resultados incluye la siguiente información sobre su empresa:
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Ingresos
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Costo de bienes vendidos
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Ganancia bruta (ingresos menos costo de bienes vendidos)
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Gastos operativos
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Ganancia neta
El estado de flujos de efectivo detalla lo siguiente sobre su empresa:
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Cambios en el inventario
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Otros cambios en el capital de trabajo
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Ingresos operativos
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Inversiones en equipos, propiedades, etc.
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Capital agregado (inversiones) o retirado de la empresa (ganancias realizadas, p. ej., dividendos)
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Cualquier préstamo pagado o nuevos préstamos contraídos
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Flujo de efectivo neto, es decir, el cambio en su posición de efectivo
El estado del patrimonio de los accionistas enumera lo siguiente sobre su empresa:
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La propiedad de cada accionista al comienzo del período
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Sus participaciones accionarias al final del período
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Cualquier cambio que haya podido ocurrir en estas posiciones durante el período
Métricas
Las métricas que puede obtener, especialmente al considerar sus facturaciones, pedidos confirmados e ingresos, de libros bien redactados basados en las mejores prácticas de contabilidad SaaS son una parte esencial del éxito. Considere consultar nuestro artículo que analiza cuáles métricas debería estar rastreando hoy en día y cómo Baremetrics puede ayudarle con eso.
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