Contabilidad para Tu Negocio SaaS

Un contador es responsable de mantener información precisa y actualizada sobre la salud financiera de tu negocio.

Aunque los contadores y los contables comparten algunas funciones, como preparar declaraciones de impuestos o producir estados financieros de fin de año, la función principal de un contador es mantener las finanzas básicas y diarias en orden.

Esto se logra generalmente con el sistema de contabilidad de doble entrada que se analiza a continuación.

Contabilidad: Qué no hacer

Cuando comencé mi negocio B2B en línea, mi "contabilidad" consistía en mantener todos los invoices en un frasco de pepinillos junto con una disculpa a mi contador cada año.

No solo significaba un abril estresante, sino que también significaba que me perdía gastos válidos, no tenía idea de cuánto dinero gastaba día a día, y no tenía datos procesables sobre mi empresa que pudieran usarse para la planificación estratégica. Obviamente, no lo recomiendo, incluso si un pepinillo sigue siendo un refrigerio excelente.

Fui rescatado (a la fuerza) por un banquero. Me dijeron sin rodeos que mi "sistema" de contabilidad resultaría en la denegación de mi préstamo bancario a corto plazo y el potencial de problemas fiscales a largo plazo.

Después de todo, los libros bien mantenidos son el único antídoto para una auditoría fiscal.

Junto con recomendaciones para paquetes de software de contabilidad disponibles, mi consejo favorito de ellos fue sacar los recibos de mi frasco de pepinillos semanalmente, registrar toda la información en una hoja de cálculo, escribir un número en la parte superior del recibo para referencias cruzadas fáciles y luego pegar el recibo en un álbum de fotos como respaldo.

(Consejo: usa un código que incluya letras que indiquen el tipo de gasto, la fecha y un número comenzando con 0001 para ordenarlos durante el año.)

Por supuesto, hay aplicaciones que puedes usar para cargar imágenes de tus recibos para mantener todos los archivos digitales, pero deberías discutir esto con un contador antes de descartar los recibos originales.

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¿Pero qué pasa si tienes demasiados recibos e invoices para poder hacer eso?

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Antes de entrar en por qué necesitas contabilidad, veamos parte de la terminología básica utilizada en contabilidad. Independientemente de si estás pensando en tomar un curso de contabilidad, perseguir un trabajo de contabilidad o solo quieres organizar tu negocio, los siguientes son términos que encontrarás regularmente y deberías entender.

Terminología clave de contabilidad

• Cuentas por pagar es la cuenta utilizada para rastrear todo el dinero que debes a los proveedores. Esta es típicamente una deuda a muy corto plazo, generalmente a ser pagada dentro de 90 días o menos dependiendo del contrato ya sea por deuda a más largo plazo (una línea de crédito) o un activo (efectivo). Un ejemplo personal es tu tarjeta de crédito: puedes pagar un nuevo escritorio con tu tarjeta de crédito hoy, y luego pagarlo desde tu cuenta corriente el próximo mes.

• Cuentas por Cobrar es conversamente la cuenta de todo el dinero que te deben los clientes. Dependiendo de tu ciclo de facturación, si usas una aplicación de terceros para procesar pagos, etc., este es típicamente dinero que puedes esperar que llegue a tu cuenta corriente dentro del próximo mes o dos. Las cuentas por cobrar de una empresa son las cuentas por pagar de otra. Mientras registras el costo de ese escritorio en tus cuentas por pagar, el banco está registrando tu deuda de crédito en sus cuentas por cobrar.

• Activos son todo lo que tu empresa posee. Esto puede ser cualquier cosa desde un edificio comercial hasta clips de papel, desde las cuentas por cobrar anteriores hasta cualquier propiedad intelectual que hayas creado. Los activos pueden ser comprados con tus inversiones y ganancias (patrimonio) o préstamos (pasivos), de ahí que Activos = Pasivos + Patrimonio.

• Balance general: El balance general es uno de los cuatro estados contables principales, junto con el estado de resultados, flujo de efectivo estado de flujos de efectivo y estado de patrimonio de los accionistas. Detalla la situación financiera de tu negocio en un momento en el tiempo. El balance general ayuda a mostrar qué posee y qué debe tu negocio, con tus activos a la izquierda y los pasivos y patrimonio a la derecha.

• Capital es todos los activos de la empresa actualmente disponibles para invertir, gastar, etc. Puede ser usado para entender la salud financiera de tu empresa ya que más capital ayuda a tu empresa a ser ágil cuando enfrenta nuevas condiciones del mercado.

• Costo de Bienes Vendidos es cuánto cuesta tu producto directamente. Esto incluye la mano de obra y los materiales que pones en cada producto, pero no todos los costos indirectos como distribución y ventas.

• Activos Corrientes son todo tu efectivo y cualquier cosa que pueda convertirse en efectivo rápidamente. Esto incluye efectivo, inversiones, inventario y cuentas por cobrar.

• Pasivos corrientes son todas tus deudas que necesitan ser pagadas en el futuro cercano. Esto incluye préstamos a corto plazo del banco y cuentas por pagar.

• Depreciación es la disminución en el valor de un activo a lo largo del tiempo debido al desgaste o simplemente la edad.

• Contabilidad de doble entrada es un sistema que te permite llevar un registro de todos los activos, pasivos y patrimonio. El contador registra cada transacción dos veces en dos diarios diferentes, una vez a la izquierda ("débito") y una vez a la derecha ("crédito"). Además de prevenir errores, la razón por la que cada transacción se escribe dos veces es para darte una vista más honesta de tu empresa. Si gastas $300 en una tarjeta de crédito para comprar una nueva configuración de iluminación para tomar fotos de tus productos para tu tienda en línea, entonces tu empresa no vale mágicamente $300 más. Tiene un nuevo activo de $300 para colocar en el lado débito de una cuenta, pero también tiene un pasivo coincidente de $300 para colocar en el lado crédito de otra cuenta.

• Patrimonio es todo el dinero que inviertes en la empresa y todas las ganancias acumuladas (es decir, la ganancia que no te pagas a ti mismo para vivir). Junto con los pasivos, es la forma principal en la que financias las actividades de tu negocio. Tu patrimonio total es aproximadamente cuánto dinero ganarías si liquidaras tu inventario, vendieras todos tus activos y resolvieras todas tus deudas.

• Gastos son todas las cosas en las que gastas dinero para operar tu negocio. Esto puede incluir alquiler, servicios públicos, salarios e incluso los intereses de tus deudas.

• Estado de resultados: El estado de resultados es uno de los cuatro estados contables principales junto con el balance general anterior. A diferencia del balance general, que es una instantánea de la salud financiera de tu empresa, el estado de resultados cubre un período de tiempo. Muestra todos tus ingresos y gastos durante ese tiempo, y (esperemos) la diferencia positiva entre ellos, que es tu ingreso.

• Inventario incluye todos los artículos que has comprado para reventa pero que aún no has vendido.

• Diarios son utilizados por los contadores para registrar todas las transacciones diarias. Cada cuenta, por ejemplo las cuentas por pagar y por cobrar mencionadas anteriormente, tiene su propio diario. Estos son utilizados por el contador al realizar contabilidad de doble entrada.

• Pasivos son simplemente las deudas que debes. Estas van desde cuentas por pagar debidas en los próximos días hasta hipotecas que pagarás durante décadas (y préstamos estudiantiles para siempre).

• Nómina es la forma en que pagas a tus empleados, si tu empresa tiene alguno. Esta es una función de trabajo importante del contador porque necesitan llevar un registro no solo del dinero adeudado a los empleados cada viernes, sino también de la cantidad que debe ser retenida para el gobierno, y todo el dinero que se debe al gobierno también. Este es un problema importante de impuestos y cumplimiento normativo y debe hacerse con cuidado.

• Ingresos es el dinero recolectado de la venta de tus bienes y servicios. Ingresos es una de las secciones principales del estado de resultados.

• Balance de Prueba es una forma de verificar si tus libros están equilibrados antes de preparar los informes financieros y cerrar los libros.

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La importancia de la contabilidad para tu pequeño negocio

Ya sea que asumas la responsabilidad de la contabilidad tú mismo, contrates servicios de contabilidad locales u en línea, o contrates a un contador para que maneje este trabajo, hay numerosos beneficios otorgados a tu empresa.

• Ante todo, esta es la mejor manera de prevenir una auditoría y también manejar exitosamente una si una autoridad fiscal decide investigar más profundamente tu empresa.

• Una vez en funcionamiento, la contabilidad te ahorra tiempo al poner toda la información financiera clave en un lugar y de manera legible.

• Hará que la temporada de impuestos sea sin estrés (sin más estrés de comer pepinillos).

• Puedes encontrar patrones estacionales u otros en tus ingresos.

• Los cambios repentinos en los hábitos de gasto son inmediatamente claros.

• Las métricas clave de tu salud financiera son más visibles, incluyendo ingresos, gastos, rentabilidad, etc.

Poniendo tus datos de contabilidad a trabajar

Una vez que tenga sus libros en orden y se sienta cómodo con la contabilidad diaria, puede desbloquear el potencial completo de la información en esas hojas de cálculo a través de visualización de datos.

Encontrar patrones ocultos en tus ventas, ver el potencial de crecimiento, y saber cuál producto está a punto de ser la estrella de tu mercado se puede hacer a través del uso de Baremetrics. La recopilación y cotejo de datos son solo los primeros pasos, siendo el análisis de datos una etapa siguiente necesaria para maximizar las ventas y mantenerse al tanto de esas cuentas por cobrar vencidas.