Qué es FinOps y Cómo Puede Ayudar a las Empresas a Escalar sus Procesos Financieros

En los últimos años, ha surgido una nueva disciplina de gestión financiera en respuesta a las tecnologías en la nube y la creciente dependencia de las organizaciones de arquitecturas de TI en la nube y procesos empresariales basados en la nube.

FinOps, que significa Operaciones Financieras, combina las últimas tecnologías y métodos para ayudar a las empresas a escalar adecuada y eficientemente sus procesos financieros. En esta entrada del blog, cubriremos algunos de los fundamentos de FinOps y exploraremos cómo FinOps puede ayudar a las empresas a optimizar su uso y gasto en la nube.

¿Qué es FinOps?

Durante la década anterior, muchas empresas han adoptado servicios basados en la nube. Aunque tiene muchas ventajas, una consecuencia del cambio general hacia la computación en la nube es que, sin vigilar de cerca, las tarifas incurridas por los proveedores de servicios en la nube pueden aumentar rápidamente.

FinOps se refiere a un modelo operacional de gestión financiera que se orienta hacia la optimización del uso de la nube de una empresa. Incluye técnicas para monitorear el uso de la nube, optimizar procesos de computación, y priorizar tareas de la manera más rentable.

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La Escalabilidad de las Soluciones en la Nube

Los enfoques basados en la nube alguna vez fueron vistos como una solución de alta tecnología reservada para empresas de TI de vanguardia. En estos días, cada vez más empresas utilizan algún tipo de opción en la nube en sus operaciones diarias.

Desde el uso generalizado de almacenamiento seguro de datos fuera del sitio, hasta la creciente digitalización de las comunicaciones empresariales, la computación en la nube es una característica cada vez más ubicua de los negocios modernos.

Una de las principales ventajas de la nube es su escalabilidad. Con planes de pago flexibles y ajustes en tiempo real a la provisión de servicios disponibles en la mayoría de las plataformas en la nube, la nube está ayudando a empresas de todo tipo a escalar hacia arriba o hacia abajo según sea necesario.

Desde responder a picos de demanda en el comercio electrónico hasta ayudar a reducir la reducción de centros de contacto, la escalabilidad de la infraestructura en la nube ha sido una enorme ventaja para muchas industrias. Pero solo porque la nube pueda impulsar la eficiencia del uso de recursos no significa que lo haga necesariamente. Ahí es donde entra FinOps.

Las Tres Etapas de FinOps

Para asegurar que la escalabilidad de la computación en la nube impulse realmente el desempeño financiero de su empresa, es vital que realice un seguimiento del uso de la nube e implemente eficientemente. Si no lo hace, los costos pueden escalar rápidamente y salirse de control.

Para mantener los costos bajos, debe emplear un marco de FinOps robusto que monitoree y gestione todos los aspectos del uso de la nube de su organización. Es útil considerar un modelo de tres etapas de FinOps.

Podría ver las tres etapas del viaje de FinOps referidas como informar, optimizar y operar, un modelo popularizado por la Fundación FinOps. Aunque el sistema informar-optimizar-operar tiene su lugar, para simplificar la jerga, prefiero los términos informar, analizar y actuar. 

Tenga en cuenta que en cualquiera de los modelos, las tres fases no necesariamente exigen un viaje lineal y cronológico de principio a fin, sino que pueden suceder simultánea e iterativamente.

1. Informar

La primera fase del proceso de FinOps siempre debe ser la recopilación de datos necesarios. Tendrá que compilar información sobre el uso y gasto en la nube de cada uno de los diferentes departamentos de su empresa y organizarla de una manera accesible.

La forma más directa de recopilar estos datos es simplemente hacer una encuesta a todos los departamentos de su organización que dependen de procesos de computación en la nube. 

Una encuesta típica podría hacer preguntas como: ¿cuál fue su gasto mensual en la nube durante los últimos seis meses? ¿Qué proveedores de servicios en la nube utiliza? Si utiliza múltiples proveedores, ¿qué servicio proporciona cada uno y cuál es la proporción de uso entre proveedores?

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En sectores que solo movilizan la computación en la nube de manera auxiliar, calcular los costos de la nube es una tarea relativamente sencilla. Para algunas empresas, sin embargo, esta etapa de FinOps puede ser más compleja.

Por ejemplo, las empresas de SaaS podrían implementar múltiples arquitecturas en la nube en paralelo y depender de más de un proveedor de servicios en la nube para alojar conjuntos de datos específicos o regular características disponibles para clientes por niveles. Debido al potencial de complejidad en el sector, las empresas de SaaS que construyen un modelo de datos transparente para su uso de la nube tienden a tener un mejor desempeño y son valoradas más alto por los inversores.

2. Analizar

Una vez que haya acumulado los datos de uso y costo necesarios, el siguiente paso es calcular cómo su organización puede asignar más eficientemente los recursos de la nubepara reducir gastos.

En última instancia, el propósito del análisis en FinOps es maximizar ganancias. Esto significa usar la cantidad mínima de recursos y el costo más bajo posible para los máximos retornos. De nuevo, las cosas se complican un poco más para las empresas de SaaS que a menudo tienen que ingresos no devengados tener en cuenta al calcular sus ganancias. Si este es el caso de su empresa, es aún más importante no gastar demasiado en su servicio en la nube.

Un aspecto clave de la etapa de análisis de su programa de FinOps es la predicción de futuros requisitos de recursos en la nube, conocida como pronóstico de uso. Los equipos de FinOps pueden usar modelos de análisis predictivo para estimar cuáles serán sus diversas necesidades de recursos en la nube para el próximo año, ayudándole a presupuestar en consecuencia. 

Saber cuáles son sus requisitos esperados también puede ayudarle a aprovechar recursos prepagados más económicos y soluciones de centro de llamadas VoIP ofrecidas por proveedores en la nube.

Además del análisis predictivo, una rama relacionada pero separada del análisis de datos es el campo del análisis prescriptivo. En lugar de estar orientado a la predicción del uso futuro, el análisis prescriptivo apunta a calcular el curso de acción estadísticamente óptimo basado en datos conocidos.

En FinOps, esto significa usar lo que se sabe sobre el uso de recursos en la nube para determinar cómo se puede hacer más rentable un marco de uso de la nube determinado. La aplicación del análisis prescriptivo puede indicarle si una cierta tarea en la nube vale la pena continuar, o si se puede optimizar haciendo ajustes a los procesos en la nube utilizados.

Con los procesos de análisis de FinOps adecuados, puede estar seguro de que no está gastando excesivamente en recursos en ningún momento. Para empresas que se encuentran escalando rápidamente, esto puede resultar ser uno de los factores más importantes que impactan en si puede cumplir con la demanda de los clientes sin quebrar la banca.

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3. Actuar

La tercera etapa del ciclo de FinOps es el punto en el que aplica los resultados de las fases de recopilación de información y análisis. 

Las acciones deben estar alineadas con una estrategia comercial integral que tenga en cuenta los conocimientos de su programa de FinOps junto con otras fuentes de datos y análisis. Por ejemplo, un análisis de costo-beneficio de portabilidad de números desde su sistema PBX tradicional (consulte ¿qué es un sistema telefónico PBX?) a una alternativa basada en la nube se basará en múltiples flujos de datos, no solo en los generados por su uso de la nube.

Es mejor no pensar en actuar según los conocimientos de sus esfuerzos de recopilación y análisis de datos como una etapa final, sino como un proceso continuo de mejora. Como tal, la mejor práctica de FinOps implica evaluar continuamente las métricas que está rastreando y asegurar que reflejen sus objetivos comerciales y los últimos desarrollos en servicio en la nube.

Herramientas de FinOps

Como disciplina que se basa en la tecnología, no es sorpresa que haya algunas herramientas de FinOps muy útiles disponibles para ayudarlo a optimizar su uso de la nube. El software de gestión de costos, las herramientas de modelado financiero y los sistemas EDI son tres de estas tecnologías.

Software de Gestión de Costos

Las herramientas de gestión y optimización de costos pueden ayudarlo a ahorrar dinero al destacar gastos innecesarios como instancias no utilizadas o tamaños de instancia superfluos. Los ejemplos de software de gestión de costos incluyen módulos de optimización de costos en plataforma como GCP Billing y AWS Cost Explorer. Alternativamente, puede utilizar software de optimización de costos personalizado.

Herramientas de Modelado Financiero

Además del software de gestión de costos dedicado, otro componente clave del kit de herramientas de FinOps es una poderosa herramienta de modelado financiero como Forecast+. El software de modelado financiero como Forecast+ le permite pronosticar sus ingresos, gastos y saldo bancario, ayudándole a tomar las decisiones comerciales más informadas basadas en el futuro anticipado de su empresa.

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Sistemas EDI

Aunque FinOps tiene la reputación de utilizar las técnicas de análisis de datos más recientes que incluyen aprendizaje automático e inteligencia artificial, también hay espacio para tecnologías menos sofisticadas pero igualmente útiles dentro del alcance de FinOps.

EDI, que significa intercambio electrónico de datos, es una de esas tecnologías. EDI facilita el intercambio de documentos y transacciones entre socios comerciales en un formato electrónico estandarizado. Para integrar EDI en su estrategia de FinOps, asegúrese de estar utilizando un sistema EDI compatible con la nube.

Seleccionar su plataforma EDI es en realidad una decisión muy importante desde la perspectiva de FinOps. Algunos sistemas EDI se prestan más al escalado rápido, por ejemplo. Además, si procesa muchas transacciones sobre EDI, también debe considerar si su sistema admite multithreading (una característica que acelera los tiempos de procesamiento al manejar múltiples transacciones).

Conclusión

Adoptar un marco de FinOps puede ser un esfuerzo que valga la pena para cualquier empresa que tenga que gestionar el gasto en la nube. Si anticipa que su uso de la nube se escala en el corto plazo, es especialmente importante implementar los procesos y principios correctos desde el principio.

Al integrar FinOps en su estrategia comercial general, incluidos su modelado financiero y sus planes de comunicaciones comerciales , puede optimizar el uso de sus recursos en la nube y asegurar que tenga un flujo de datos limpio y confiable en todos sus procesos basados en la nube. 

Ahora que sabe qué es FinOps y cómo puede ayudar a su empresa a escalar sus procesos financieros, lo único que queda es diseñar e implementar su propio programa de FinOps.