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El nexo fiscal sobre ventas es una situación en la que una empresa está obligada a pagar impuesto sobre ventas en un estado en particular debido a tener una presencia física, ventas de afiliados u otras actividades económicas dentro de ese estado. Este concepto es crucial para que los fundadores de SaaS lo comprendan, especialmente si tienen un equipo remoto, ventas de afiliados o socios de marketing, o utilizan anuncios de pago por clic que dirigen a los usuarios a realizar compras. Comprender el nexo fiscal sobre ventas es esencial para garantizar el cumplimiento de las reglas fiscales en los estados donde realizan transacciones y ventas.
Poner tus impuestos en orden encabeza la lista de diligencia debida. Los inversores y posibles compradores no quieren ver que tu empresa debe todo tipo de dólares en impuestos, ni quieren ver que hayas pasado por alto algo tan importante. ¡Además, ninguno de nosotros queremos problemas con el IRS! He visto startups quebrar porque debían honorarios gigantes al IRS por no pagar impuestos correctamente.
Además de los impuestos típicos Federales, Estatales y Locales que pagas como empresa registrada, hay reglas fiscales específicas que los fundadores de SaaS necesitan conocer.
No somos contadores de ninguna manera, pero queríamos exponer algunas de las regulaciones fiscales más críticas para que los fundadores de SaaS las tengan en mente.
Cómo funcionan los impuestos sobre ventas para SaaS
Los impuestos sobre ventas (impuestos estatales/locales pagados en las compras que realizan tus clientes) se vuelven complicados con empresas SaaS porque no estamos vendiendo algo tangible. Nuestros clientes no reciben un CD con software ni un enlace de descarga. En cambio, inician sesión y acceden a nuestras plataformas a través de la nube. Como este es un concepto más reciente, los gobiernos estatales aún están debatiendo cómo gravar estos servicios.
En muchos estados, estarás exento del impuesto sobre ventas. En otros, estarás obligado a pagar. Por ejemplo, el estado de Nueva York tiene una ley que dice que cualquier software preescrito es un producto gravable, independientemente de cómo se acceda (Regulation 20 NYCRR §526.7(e)(4)). Entonces, tú y tu contador deben hacer la tarea sobre qué estados te requerirán qué.
Aquí hay un enlace que te dirá si debes investigar el impuesto sobre ventas en cualquier estado determinado.
¿Qué califica como presencia (nexo) en un estado determinado?
Si vendes tu software en estados distintos del estado en el que está registrada tu empresa, es posible que debas presentar documentos que establezcan "nexo". Nexo significa que tienes una presencia establecida en ese estado donde vendes tu software y, por lo tanto, puedes cobrar impuesto sobre ventas allí.
Las calificaciones para una "presencia" o nexo varían de estado a estado. Cuando se trata de empresas SaaS, hay dos tipos de presencia:
Una física – tienes una dirección, espacio de coworking u oficina allí
Un empleado, contratista, socio – alguien que representa tu empresa trabaja EN ese estado o va allí para vender tu producto.
La mayoría de los estados definen el nexo así:
Mantener, ocupar o usar de forma permanente o temporal, directa o indirectamente o a través de una subsidiaria, una oficina, lugar de distribución, ventas o sala de muestras o lugar, almacén o lugar de almacenamiento u otro lugar de negocios.
*Además, tener un representante, agente, vendedor, canvaseador o solicitante operando en este estado bajo la autoridad del minorista o su subsidiaria de forma temporal o permanente.*
Tipos de nexo
• Clic directo – cuando un proveedor de servicios o servicio web envía a un cliente desde un weblink a tu sitio e realiza una compra. Los anuncios de pago por clic, anuncios de banner, anuncios de Google, etc. no cuentan si tu cliente no realiza una compra directamente después de hacer clic en el anuncio. Entonces, una campaña publicitaria enfocada en generación de prospectos y no en ventas directas no requeriría nexo.
• Económico – Si alcanzas un umbral en dólares de ventas, debes pagar impuesto sobre ventas. Si te mantienes por debajo de ambas cantidades de umbral, estás exento. Según la Guía Definitiva de Nexo Económico de EE.UU. de Quaderno Guía Definitiva de Nexo Económico de EE.UU., cada estado define sus propios umbrales.
• Afiliado – Alguien (ya sea una empresa subcontratada o un representante de ventas) representa tu empresa en ese estado y realiza ventas en tu nombre.
• Marketplace – Las empresas de comercio electrónico tienen que pagar impuestos si están vendiendo en un estado, proporcionando servicio al cliente a clientes en ese estado, están comercializando en el área y procesando pagos del estado.
Establece nexo en los estados necesarios para tu empresa. ¡No intentes hacer esto por tu cuenta, pregúntale a tu contador! Revisa aquí para tipos específicos de nexo y requisitos en varios estados.
