Tabla de Contenidos
Puntos clave:
- La planificación del peor caso ayuda a las empresas a proteger los ingresos y el flujo de caja para que puedan mitigar condiciones potencialmente catastróficas
- Es crucial comparar escenarios de caso base con escenarios de peor caso para identificar posibles problemas de flujo de caja antes de que ocurran
- Si identifica una tendencia preocupante en los ingresos, puede usar software de pronóstico financiero como Forecast+ para evaluar cómo cambios como reducciones de gastos o congelación de contrataciones pueden afectar su resultado final
Como empresa de modelado financiero, hemos ayudado a nuestros clientes a navegar a través de tiempos difíciles en el pasado. Lo que es diferente esta vez es que estamos teniendo estas conversaciones con casi todos, y los cambios pueden ser muy repentinos. Queremos ayudar, y creo que mi experiencia con otras empresas de SaaS puede serle útil mientras planifica el nuevo futuro de su empresa.
Este artículo lo guiará a través del proceso de creación de pronósticos basados en escenarios en un modelo financiero de SaaS. También le mostraremos cómo puede evaluar su nuevo plan. Si está buscando crear múltiples escenarios usando Flightpath, siga las instrucciones del artículo de soporte aquí en su lugar.
Prediga Sus Ingresos Futuros con Pronósticos
Piense en los escenarios como posibles futuros para su empresa.
Debido a que no podemos saber qué sucederá, necesitamos crear múltiples escenarios para tener visibilidad de lo que podría suceder.
En este momento, la mayoría de nuestros clientes se enfocam en conservar efectivo. Como deberían hacerlo. Tener efectivo en el banco le dará una enorme flexibilidad para ajustarse a condiciones cambiantes que pueden durar mucho tiempo, mientras le permite moverse rápidamente una vez que haya superado lo peor de la tormenta.
El objetivo final de cualquier modelo financiero debería ser entender cuál es su saldo de caja cada mes durante los próximos 12-18 meses.
Obtén más información sobre modelos financieros para startups.
Cómo Crear Escenarios
Vamos a construir los escenarios en esta plantilla de modelo financiero de SaaS. Si aún no está familiarizado con la plantilla, le sugiero que mantenga el artículo original abierto en otra pestaña como referencia, pero haga una copia de la versión completada del modelo financiero aquí.
Vamos a modificar el modelo original de SaaS para incluir su pronóstico anterior y crear dos nuevos escenarios de pronóstico.
1. Preserve una Copia de Su Pronóstico Existente
Primero, tome su objetivo original de 2020 y llámelo Objetivo 2020.
Ahora olvídelo. Toda empresa será afectada por la pandemia de COVID-19, es solo una cuestión de cuánto, así que espere que su objetivo anterior ya no sea relevante. Sin embargo, su Objetivo 2020 será útil para comparar mientras comenzamos a construir una perspectiva más realista.
A continuación, cree una nueva pestaña y llámela algo como esto.
No necesita ser tan detallado, pero la idea es que pueda identificar fácilmente que este es un escenario anterior y que está codificado de manera que no lo edite accidentalmente.
Copie los valores de su Modelo Operativo existente valores y formato a la nueva pestaña Objetivo 2020. No solo duplique la pestaña - asegúrese de copiar primero los valores y luego el formato. Esto evita duplicar los rangos nombrados en el Modelo Operativo original, lo que hace que sea más complicado usarlos en fórmulas más adelante.
Obtén más información sobre Pronóstico de ingresos de SaaS.
2. Cree un Escenario de Peor Caso
A continuación, vamos a crear una copia idéntica de su Modelo Operativo - fórmulas y todo - para su escenario de Peor Caso.
En lugar de copiar valores, copie fórmulas y formato. Repita para Plan de Contratación, y Modelo de Ingresos pestañas.
Este es un escenario para ayudarte a descubrir qué hacer si todo sale mal.
3. Crear un Escenario de Caso Base
Finalmente, renombra tu Modelo Operativo a Modelo Operativo - Caso Base.
Te recomiendo que hagas lo mismo para Modelo de Ingresos, y Plan de Contratación para mayor claridad. Este va a ser tu pronóstico operativo para los próximos 12 meses, y vas a iterarlo y mejorarlo mensualmente.
Ajusta tu Pronóstico de Ingresos
Comienza ajustando tus ingresos. En momentos como estos, el crecimiento de tus ingresos puede no estar bajo tu control, ya que los clientes están reduciendo costos en todas partes.
Caso Base
Para nuestro escenario de Caso Base, te recomiendo que descubras qué sucede si tus ingresos recurrentes se mantienen planos o se contraen un poco durante los próximos 3-4 meses, después de lo cual comienzan a crecer gradualmente nuevamente.
Con nuestra empresa de ejemplo Southeast Inc, asumimos que tendremos dificultades para atraer nuevos clientes, y los clientes existentes tendrán una tasa de rotación más alta. También he reducido los ingresos por expansión proyectados. En general, el MRR se reducirá un 4% durante los próximos meses.
Así es como se vería en un formato visual:
A continuación se encuentran los mismos cambios representados en el Modelo de Pronóstico de Ingresos. Ten en cuenta que he codificado estos cambios directamente sobre nuestras fórmulas existentes.
El objetivo aquí no es intentar estimar los efectos completos de la pandemia global en tu negocio, sino lo que necesitas hacer para mantener las luces encendidas. Ten en cuenta que estamos ajustando este pronóstico mensualmente a medida que llega nueva información, lo que significa que en esta etapa quieres pecar por exceso de cautela.
Peor Caso
En el escenario de Peor Caso, necesitas reducir mucho más. Saca tus peores miedos paranoides e inclúyelos en tu plan. ¿Es posible que tu ingresos mensuales recurrentes se contraigan un 20-30% durante los próximos meses? ¿Qué pasaría si la recuperación a tu MRR actual toma un año?
Nuestra empresa de ejemplo Southeast Inc vende SaaS a aeropuertos. No hay forma de que salgan de esto sin un impacto negativo significativo en su negocio.
Aquí está el modelo de ingresos del escenario de Peor Caso con una reducción del MRR del 26%. Ten en cuenta que el MRR no vuelve a la normalidad ni siquiera a fin de año.
Como recordatorio, estás haciendo esto para comprender las palancas a tu disposición si todo sale mal. Necesitas entender cómo salvarás tu negocio si tus peores miedos se hacen realidad.
Pronóstico del Impacto de Ajustes de Gastos
Cuando tus pronósticos y datos de ingresos han dejado claro que estás enfrentando un escenario del peor caso, hay pasos que puedes seguir para ayudarte a decidir qué decisiones necesitas tomar. Esto puede incluir nuevas estrategias para promover el crecimiento de ingresos o flujo de caja, o hacer cortes para superar la tormenta.
Mirar tu ganancia/pérdida neta recién pronosticada junto a tu saldo bancario te dará una idea de la escala de cortes que necesitas hacer en cualquier escenario. La situación no es tan mala como parece aquí, pero está destinada a indicarte que si continúas operando con normalidad, se te acabará el dinero en cuestión de meses.
Revisemos algunos de los cambios potenciales que puedes hacer y cómo pueden impactar tus ingresos pronosticados:
- Evalúa tu pronóstico de gastos
- Implementa un congelamiento de contrataciones
- Corta gastos no esenciales
- Considera reducciones salariales
- Considera despidos
1: Evalúa tu Pronóstico de Gastos
En un entorno empresarial normal, tus gastos crecerían gradualmente, algo como esto:
Cuando un negocio parece tomar un giro hacia lo peor, necesitamos descubrir cómo "detener la hemorragia". Esto significa reducir tus gastos lo suficiente para que tu negocio no quiebre. En Caso Base, esto no necesariamente significa medidas drásticas - piensa en encontrar formas de posponer tu crecimiento de gastos. En el escenario de Peor Caso, casi con certeza resultará en cortes de costos en todas las áreas de tu negocio.
2: Implementa un Congelamiento de Contrataciones
La nómina es generalmente tu gasto más grande y moverá la aguja más. Una pausa también es una decisión rápida de tomar, a diferencia de los cambios en tu equipo actual.
Una prohibición de contratación tampoco es permanente. Una vez que tengas un nuevo plan en su lugar, puedes comenzar gradualmente a levantar el congelamiento si tus finanzas lo permiten.
En el escenario de Caso Base, pausé todas las contrataciones en Plan de Contratación hasta agosto de 2020, y cambié la velocidad de contratación para que sea cada dos meses en lugar de cada mes.
3: Reducir gastos no esenciales
Primero, evalúa los gastos por tipo y reduce cualquier otro tipo de gastos que esperes que disminuyan. Muchos de tus gastos variables ya están bajando de todos modos (no hay muchas personas que necesiten un boleto de vuelo en este momento), así que todo lo que necesitas hacer es asegurarte de que estas reducciones de gastos se reflejen en tu nuevo plan financiero.
También querrás ajustarte para los gastos que van a aumentar. Por ejemplo, tu equipo trabajando desde casa podría necesitar equipo nuevo.
También te beneficiará evaluar los gastos por proveedor. Raramente me encuentro con empresas donde el fundador o CEO no sea al menos un poco impulsivo al suscribirse a nuevas y brillantes herramientas SaaS. Esas herramientas se olvidan, pero el proveedor continúa facturándote. Si tu gasto en software es, digamos, $5,000 al mes, es difícil averiguar cuánto de eso realmente se necesita solo mirando el número.
Afortunadamente, hay una mejor manera. Abre tu Resumen de gastos por proveedor informe de QuickBooks y exporta los datos de los últimos 12 meses, separados por mes.
Esta vista te permite obtener una mejor comprensión de qué herramientas o servicios aún están en uso y qué renovaciones anuales están a punto de llegar pronto. Usualmente primero miro el total, que me permite ver el costo general del servicio en los últimos 12 meses. Por ejemplo, aquí he destacado cómo Southeast paga $26,400 al año a Adobe por sus licencias de Creative Cloud. Dado que ya están en camino de cambiar a Figma, este sería el momento de cancelar un servicio que ya no se necesita.
Después de hacer estos cambios en gastos no esenciales, echa un vistazo nuevamente al pronóstico de flujo de efectivo. Estos cambios han ayudado enormemente en tu escenario de caso base donde los ingresos se contraen relativamente poco.
El peor caso también mejora. En lugar de quedarse sin dinero en algún momento de junio/julio, estamos mirando un saldo bancario cero en el período de septiembre/octubre. Dado que queremos que continúes operando tu negocio, necesitarás encontrar otras formas de reducir costos.
4: Considerar reducciones de salarios
¿Qué pasa si reducir todo lo no esencial no es suficiente? Dado que la nómina probablemente sea uno de tus gastos más grandes, en algún momento tendrás que considerar hacer cambios.
Hemos visto empresas donde solo el equipo de liderazgo toma una reducción de salario, pero también se han contemplado reducciones en toda la empresa. Sin embargo, ten en cuenta que esto puede costarte talento—muchos empleados pueden depender de ese salario, y reducirlo puede serles devastador personalmente.
Comienza modelando cuál sería el impacto de implementar reducciones de salarios. Este es un proceso iterativo, así que puedes comenzar agregando solo los cortes que sabes que puedes hacer y ver si es suficiente para mantenerte a flote. Si no, volverás y realizarás una segunda ronda de cambios.
Implementa reducciones de salarios comenzando con el liderazgo. Aquí hay un ejemplo de una reducción de salario del 25%.
5: Considerar despidos
Ahora, digamos que has modelado todas las estrategias de reducción de costos anteriores, y sin embargo más y más cancelaciones de clientes se filtran.
Los despidos deben ser un último recurso, ya que podrían costarte perder talento superior permanentemente. Sin embargo, si vienen tiempos difíciles, probablemente sea mejor actuar temprano y usar el excedente de ingresos para preservar más empleos por más tiempo si es posible.
¿Cuáles son tus opciones?
Si no tocas tu nómina, corres el riesgo de llevar la empresa a la quiebra. En ese punto, puedes olvidarte de cuidar a nadie en tu equipo. De lo que he aprendido de nuestros CEOs, hay dos escuelas de pensamiento sobre cómo navegar esto.
En la primera opción, solo despides la cantidad mínima de personas necesarias para que tu empresa sobreviva, dado todo lo que sabes sobre tu negocio en este momento. Si la caída de ingresos es temporal, este será el único despido que necesites hacer, y minimizarás el impacto en tu equipo.
El contrapunto a este enfoque es ¿qué pasa si no es suficiente? ¿Qué pasa si los ingresos continúan desplomándose, y ahora necesitas otra ronda de despidos? ¿Y luego otra? Esto afectará la moral de tu equipo ya que todos se preguntarán ¿voy a ser el siguiente y cuándo nos hundiremos? La escuela de pensamiento "Hazlo una sola vez" también es la opinión de David Ulevitch en su escrito sobre gestión de despidos.
Eres la mejor persona para determinar cuál es el enfoque correcto para tu empresa. Modelar el impacto financiero de cualquiera de las opciones es fácil - lo difícil es la decisión de tener que desprenderte de algunos miembros de tu equipo.
En el escenario de peor caso, Southeast necesita hacer una reducción de salario ejecutivo del 25%, combinado con el despido de nueve de sus 34 empleados.
Después de todos estos cambios, finalmente tenemos un plan que tiene una posibilidad de mantener tu negocio en funcionamiento.
Evalúa tu nuevo plan
Después de hacer todos estos cambios en tu modelo, evalúa el nuevo plan. No es suficiente que tu pronóstico de saldo de efectivo parezca estabilizarse con el tiempo - ¿qué pasa si tus suposiciones están completamente equivocadas?
No hay forma de acertar todo a la primera, pero afortunadamente tenemos formas de iterar y mejorar tu plan. Comienza mirando tus pronósticos con una vista más amplia, pero desde múltiples ángulos. Esta es una forma fácil de detectar errores en comparación con tu plan original de 2020, y verificar la sensatez de tus nuevas suposiciones. Veamos cinco formas rápidas de evaluar tu nuevo plan.
Desglose de gastos a lo largo del tiempo
Primero, tus gastos de caso base deberían verse algo como el gráfico a continuación. Hay una caída clara en los gastos a corto plazo, después de lo cual los gastos se mantienen planos durante unos pocos meses. Finalmente, a medida que esperas que el negocio vuelva a estar en camino en mediados a finales del verano, el pronóstico de gastos también debería comenzar a crecer.
Lo mismo aquí, pero para el peor caso. Los gastos bajan significativamente, se mantienen planos durante mucho tiempo, e incluso cuando comienzan a crecer se mantienen por debajo de los niveles actuales por un tiempo.
Comparación con números de 2019
Segundo, compara tus pronósticos usando la pestaña Informes. Te recomiendo que comiences comparando cada uno de tus pronósticos con los números de 2019. Esto ancla los pronósticos recién creados a algo familiar, y facilita compararlos entre sí.
Como puedes ver, se espera que aún aumentes tus ingresos en un 30% en tu escenario de caso base, mientras que el peor caso es prácticamente plano a pesar del golpe en tu ARR. Esta vista también te permite hacer tus primeros ajustes. Por ejemplo, ¿parece realista que en tu escenario de peor caso, los costos de tu equipo de Soporte, Ingeniería y Ventas y Marketing bajen 7-12%, pero tu General y Administración (G&A) no se reduzca en absoluto?
Resulta que esto sí tiene sentido, ya que aunque los gastos de G&A de otro modo están bajando, Southeast se ha comprometido a un nuevo arrendamiento que comienza en abril de 2020 que compensa los ahorros en otros lugares. Ahora sería el momento de determinar si pueden rescindir ese arrendamiento.
Comparación con objetivo de 2020
Aquí es donde realmente comienzas a ver el impacto de los cambios que has hecho. Para Southeast, su ARR proyectado de fin de año es 40% más bajo de lo predicho, y estamos hablando solo del caso base. Esto es casi $8M en ingresos recurrentes que no tienen disponibles en 2021 para hacer crecer su negocio.
Southeast estaba en camino de ser rentable en 2020, pero en el nuevo plan eso ya no es posible.
El peor caso pinta un cuadro aún más drástico con una disminución del 60% en ARR versus el objetivo de 2020.
Dicho esto, argumentaría que el escenario de Peor Caso podría estar haciendo recortes demasiado profundos en gastos. Se predice que Southeast aún tendrá $812k en el banco a finales de 2020, después de lo cual el saldo comienza a crecer. Esto es más que en el Caso Base, y más que la pérdida neta de todo el año (que aquí equivale a la salida neta de efectivo). En otras palabras, la empresa podría mantenerse plana durante todo 2021 y aún así tener dinero en el banco.
Antes de volver atrás y eliminar uno o dos despidos, continuemos nuestra revisión y veamos si hay otros cambios que debamos hacer.
Vista Trimestral
A continuación, observaría ambos escenarios a través de una lente trimestral. Es más fácil de ver que un pronóstico mensual, pero proporciona más detalle que solo la descripción general anual.
Deberíamos revisar cada elemento de línea en la tabla a continuación y preguntarnos: "¿Entendemos lo que significa cada cambio?" Si no, revisa y ajusta.
Por ejemplo, entendemos que los costos de Soporte disminuyen de $231k en Q1 a $200k en Q2 debido a los despidos que te ves obligado a hacer.
Pero ¿sabemos por qué los costos de Alojamiento y Entrega de Servicio están bajando? Mirando el pronóstico más de cerca, podemos ver que el alojamiento se pronostica como un porcentaje de tus ingresos. Cuando se proyecta que tus ingresos bajen, también lo harán tus costos de alojamiento. En realidad, la relación podría no ser tan directa.
Vincular los costos de alojamiento a los ingresos es un buen método de pronóstico para una empresa en crecimiento perpetuo, pero ¿qué pasa si acabas de comprar un montón de instancias reservadas que no puedes apagar del todo si hay menos clientes usándola? En otras palabras, tus costos de alojamiento podrían no bajar realmente incluso si tu uso lo hace (o al menos no de inmediato).
Si cambiamos la fórmula de pronóstico de Alojamiento para que nunca baje por debajo de tu costo de alojamiento mensual más bajo en los últimos tres meses, el pronóstico trimestral se vería así.
El cambio en los costos de alojamiento solamente redujo tu saldo bancario de fin de año de $812k a $705k. Eso es aproximadamente el costo de un empleado para Southeast.
Vista Trimestral - Porcentaje de Ingresos
Mirar tus gastos como un porcentaje de ingresos es otra forma útil de normalizar tus pronósticos y hacerlos más comparables entre sí.
Comparar los dos escenarios aquí nos permite ver rápidamente que nuestro gasto en Soporte es proporcionalmente similar en ambos escenarios. Después de hacer el ajuste a los costos de alojamiento mínimo, podemos ver que los costos de alojamiento son realmente proporcionalmente Los negocios que dejan estos esfuerzos desequilibrados experimentan en el escenario de Peor Caso.
Revisa el resto de los elementos de línea para detectar cualquier valor atípico. Por ejemplo, ¿está justificado tener el 40% de tus ingresos gastados en Ventas y Marketing cuando tus ingresos se están desplomando? O tal vez tengas que continuar gastando en S&M para poder atraer nuevos clientes.
Otras Cosas a Considerar
Aquí hay un par de consideraciones que podrían mejorar tu potencial de flujo de efectivo incluso mientras escalas un nuevo negocio o ingresas a un nuevo mercado.
Préstamos
Muchos de nuestros clientes más grandes y rentables han utilizado préstamos o líneas de crédito. Han usado estos fondos para mantener un colchón de efectivo cómodo mientras invertían en ventas, marketing u otras áreas del negocio.
La clave aquí es modelar tus opciones para ver cómo impacta tu situación financiera.
He incluido una pestaña de préstamo en el modelo financiero para que puedas ver por ti mismo cuál sería el impacto de obtener un préstamo. Los pagos de principal fluyen a través de tu Balance General y se toman automáticamente en cuenta en tu proyección futura del saldo bancario. De manera similar, los pagos de intereses fluyen a través de tu Estado de Resultados y reducen tu Ingreso Neto.
Solicita Términos de Pago Más Largos y Recauda Cuentas por Cobrar
Esto es tan estándar en las operaciones comerciales como se puede. Tus proveedores típicamente podrían ofrecer términos de pago NET30 - pide NET60 o NET90. Intenta asegurar que tus propios clientes paguen a tiempo - incluso puedes ofrecer un par de puntos de porcentaje de descuento por pagar anticipadamente.
Ofrece Descuentos para Suscripciones Anuales
Una buena oferta es difícil de rechazar — y asegura ingresos del cliente durante un año completo. Esta es una excelente manera de incentivar a los clientes a comprar, aumentar tu flujo de efectivo y tener mucho tiempo para ayudarlos a entender el valor de tu producto o servicio.
Toma Decisiones Estratégicas Con Pronósticos de Ingresos Precisos
Conservar efectivo no significa solo ahorrar en gastos dondequiera que puedas - aunque definitivamente tienes que hacer eso también. Necesitarás investigar formas de obtener más efectivo que entre, ya sea en forma de prepagos anuales, préstamos, o negociación de mejores términos con proveedores.
Dicho esto, no puedes cambiar un interruptor para lograr que tus clientes paguen anualmente, y las opciones de financiamiento no siempre están sobre la mesa durante tiempos inciertos.
El software de pronóstico financiero superior puede ayudarte a crear pronósticos precisos que consideren los mejores y peores casos de planificación de escenarios.
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