¿Qué Es un Libro Mayor de Pagos?

Un libro mayor de pagos es una de las herramientas básicas de contabilidad. Ayuda a registrar pagos relacionados con un propósito específico. Esto podría ser cualquier cosa, desde un pequeño proyecto dentro de una empresa hasta las actividades de efectivo diarias completas de toda la empresa.

Un libro mayor te permite registrar el elemento cuando se concibe y luego actualizarlo tras el pago, lo que significa que no olvidas los elementos próximos ni dejas de hacer seguimiento al pago de elementos anteriores. 

Los libros mayores de pagos pueden usarse para rastrear el dinero que tu empresa debe o el dinero que se debe a la empresa. Por ejemplo, un arrendador podría mantener un libro mayor de pagos para registrar cuándo se paga la renta mensual. Inversamente, el mismo arrendador también podría hacer seguimiento a todos sus gastos de mantenimiento en un libro mayor de pagos separado para asegurarse de que no está pagando a los contratistas tarde.

Baremetrics proporciona un panel fácil de leer que te ofrece todas las métricas clave para tu negocio, incluyendo MRR, ARR, LTV, clientes totales y más directamente en tu panel de Baremetrics. Solo revisa esta cuenta de demostración aquí.

Conecta Baremetrics a tus fuentes de ingresos y comienza a ver todos tus ingresos en un panel cristalino. Incluso puedes ver tu segmentación de clientes, información más profunda sobre quiénes son tus clientes, pronóstico hacia el futuro y usar herramientas automatizadas para recuperar pagos fallidos. 

El panel incluso muestra una transmisión en vivo de todos tus pagos que entran. De esta manera, funciona como un libro mayor de pagos para tu negocio.

Regístrate para prueba gratuita de Baremetrics y comienza a ver más en tus ingresos por suscripción ahora.

¿Qué se incluye en un libro mayor de pagos? 

Un libro mayor de pagos incluye todo lo que quieras y necesites. Eso podría sonar vago, pero no todos los libros mayores de pagos necesitan mostrar la misma información, y no todos los contables necesitan tener la misma información a mano. 

Algunas personas podrían estar satisfechas con el nombre de la empresa, la cantidad adeudada y una casilla para indicar si la factura ha sido pagada. Otros podrían requerir toda esa información, así como una lista detallada de todo lo incluido en la cantidad adeudada, la fecha en que se emitió la factura, la fecha en que se pagó la factura, el país de origen, una lista de todas las transacciones anteriores del cliente anterior, etc. 

Qué información se incluya también podría estar dictado por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP).

Si estás usando un libro mayor de pagos para recopilar $10 de todos en la oficina para el fondo anual del pastel de cumpleaños, probablemente no necesites que incluya mucho detalle. 

Inversamente, si esperas usar la información del cliente que recopilaste para análisis de datos de alto nivel, entonces recopilar más información siempre es mejor, especialmente cuando ahora se puede hacer automáticamente sin tiempo y energía innecesarios del cliente o empleado.

El libro mayor de pagos realmente puede ser tan simple o tan detallado como lo necesites.

Sin embargo, veamos algunos de los elementos principales que se pueden incluir.

Nombre del Cliente: Este elemento estará en todos los libros mayores de pagos. 

Monto de la Compra: Esta es información básica que te dice cuánto necesita pagar tu cliente.

Tipo de Pago: Esto puede mostrarte cómo pagó el cliente (tarjeta de crédito, etc.) o qué pasarela de pago utilizó (PayPal, etc.). Esto podría ser importante para reunir cuánto en comisiones estás gastando, o si una de tus pasarelas de pago podría eliminarse sin afectar demasiado tu MRR general.

Transacciones Asociadas: Podrías usar esto para hacer seguimiento a otras transacciones realizadas por el mismo cliente. Esto podría ayudarte a calcular tu MRR de expansión.

Fechas de Pedido/Pago: Esto puede ayudarte a entender cuál es el retraso entre cuándo se solicita tu servicio y cuándo se recibe el pago.

Grupo: En Baremetrics, puedes configurar grupos basados en cualquier cosa para separar tus clientes en grupos útiles para análisis de datos. Esto podría basarse en el país de origen, el nivel de precios que han seleccionado, la duración de la vida útil de su contrato, el tamaño de la empresa, o incluso atributos diferenciadores más exóticos.

Notas: A veces es importante agregar pequeña información sobre un cliente a sus diferentes transacciones en el libro mayor de pagos. Esto puede, por ejemplo, ayudarte a refrescar la memoria cuando llegue el momento de interactuar con el cliente en el futuro. Esta información se puede utilizar para agregar un toque personal a correos electrónicos.

Dirección: La dirección del cliente también puede ser importante, especialmente si se realizarán entregas físicas.

Número de Transacción: Darle a cada línea en tu libro mayor de pagos un número único puede ayudar al rastrear la transacción en hojas de cálculo de variación, etc. Si los enlaces se sobrescriben, a veces un número único es la forma más rápida de localizar la entrada original del libro mayor de pagos.

Estado: Esto podría indicar si la transacción se ha completado, fallado, pagado, reembolsado, etc.

¿Por Qué Usar un Libro Mayor de Pagos? 

Aunque observar tu cuenta bancaria podría ser suficiente para un individuo, las pequeñas discrepancias entre el saldo mostrado y los fondos realmente disponibles aumentan con la cantidad de transacciones realizadas y pueden meter en problemas a una empresa grande y compleja.

Por ejemplo, los cheques pueden tardar una semana en aparecer en tu estado de cuenta bancario, mientras que los pagos con tarjeta de crédito se pueden publicar días después. Con transacciones diarias numerando en decenas, centenas o incluso miles, esas discrepancias se suman rápidamente.

Si estás usando múltiples pasarelas de pago, que también publican transacciones con retraso y tardan tiempo en transferir efectivo a tus cuentas donde se puede usar para actividades operativas, este problema se agrava aún más.

Aunque un libro mayor de pagos no resuelve todos los retrasos, ayuda a evitar que los retrasos te causen problemas con cargos por sobregiro, comisiones de pago atrasado y todos los otros pequeños costos que realmente pueden afectar la rentabilidad de una empresa.

¿Cuál Es un Ejemplo de un Libro Mayor de Pagos? 

A continuación se muestra un ejemplo simple de un libro mayor de pagos:

Aunque no es particularmente completo, este simple libro mayor de pagos te proporciona mucha información. Con un número de transacción para vincular esta información a otras fuentes, puedes acceder a más detalles en otros lugares. 

Con una fecha de vencimiento y una fecha de pago, puedes ver si se ha realizado un pago y, si es así, si fue a tiempo. También puedes ver el valor de la transacción y qué cliente realizó el pedido.

¿Qué son los libros mayores de pagos en SaaS? 

Para una empresa SaaS, es poco probable que tengas un libro mayor de pagos físico, aunque el seguimiento de información importante con lápiz y papel aún puede ser útil, así que no descartes completamente estas prácticas. 

Por ejemplo, llevar un registro en un bloc de notas de clientes más grandes durante sus primeros ciclos de facturación, clientes que temes que podrían abandonarte pronto, o clientes que han tenido fallos de tarjeta de crédito recientemente te recordará que tomes cuidados extra para verificar sus pagos cuando venza su cuota de suscripción.

Dicho esto, la mayoría de tus actividades de libro mayor de pagos serán digitales, y probablemente en la nube. Tus pasarelas de pago probablemente proporcionen mucha información sobre transacciones, sean exitosas o no. 

Acceder a esa información para organizarla en un libro mayor de pagos visualmente atractivo y fácil de entender puede ser difícil. Ahí es donde Baremetrics resulta útil.

Usar Baremetrics como libro mayor de pagos para SaaS

Baremetrics puede funcionar como un libro mayor de pagos para tu empresa. Además de todas sus otras características increíbles, como Baremetrics Recuperar para prevenir cargos fallidos o Cancelaciones para ayudarte a entender por qué los clientes se van para que puedas prevenirlo, hay un flujo continuo de tus pagos entrantes.

Todas estas diferentes herramientas funcionan juntas para ser un libro mayor de pagos para tu negocio. El flujo continuo incluso puede filtrar estados de transacción específicos. Por ejemplo, puedes ver solo tus clientes nuevos, clientes que se han actualizado, reembolsos emitidos, o pagos fallidos.

Usar esta información te ayuda a tomar decisiones estratégicas basadas en el estado de las transacciones.

Echemos un vistazo a algunas de estas características:

Figura 1. Baremetrics Recover ayuda a tus operaciones de cobro rastreando cuentas morosas y recuperando esos pagos perdidos.

Figura 2. Baremetrics Cancellation te proporciona información sobre por qué clientes individuales han cancelado para que puedas optimizar tu plataforma y prevenir que otros clientes se vayan, recuperar clientes perdidos o encontrar nuevos usuarios.

Figura 3.1

Figura 3.2

Figuras 3.1 y 3.2 muestra el flujo continuo de todas las transacciones ocurriendo en tu plataforma. A la derecha podemos ver solo los cargos fallidos filtrados. Esto puede ayudarte a obtener la información necesaria para tomar acciones estratégicas basadas en el estado de la transacción.

Baremetrics monitorea los ingresos por suscripción para empresas que generan ingresos a través de servicios basados en suscripción. Baremetrics puede integrarse directamente con tu pasarela de pago, como Stripe, y extraer información sobre tus clientes y su comportamiento en un panel cristalino.

Baremetrics te proporciona métricas, herramientas de dunning, herramientas de engagement e información sobre clientes. Algunas de las cosas que Baremetrics monitorea son MRR, ARR, LTV, el número total de clientes, gastos totales, relación rápida y más.

Regístrate para prueba gratuita de Baremetrics y comenzar a usarlo como tu libro mayor de pagos completo.

Todos los datos que tu startup necesita

Obtén información profunda sobre el MRR, churn y otras métricas vitales de tu negocio SaaS.