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El estado de flujo de caja, también conocido como estado de flujos de efectivo, es uno de los tres estados financieros principales que toda empresa necesita, junto con el balance general y estado de resultados.
El estado de flujo de caja resume todo el dinero que entra y sale de su empresa durante un período especificado. Esto es importante porque el dinero que entra no es necesariamente bueno, y el dinero que sale no es necesariamente malo.
Los estados de flujo de caja precisos y actualizados son esenciales para empresas grandes y pequeñas. La buena noticia es que no necesita ser un gurú de contabilidad para comprender los fundamentos de este principio financiero.
Este artículo explica cómo se coloca el flujo de caja en el estado de flujo de caja. También lo guiamos a través de un estado de flujo de caja de Amazon, seguido de un ejemplo preparado específicamente dirigido a una empresa SaaS.
Finalmente, le mostramos cómo el software especializado puede generar automáticamente su estado de flujo de caja a partir de la información que se encuentra fácilmente en su balance general y estado de resultados. Ese es el primer paso para un modelado de flujo de caja más fácil y preciso modelado de flujo de caja y pronóstico financiero.
¿Qué es un estado de flujo de caja?
El flujo de caja es el dinero que entra y sale de su negocio. Se diferencia de muchos otros principios contables ya que está completamente separado de la rentabilidad o el valor de su empresa. El estado de flujo de caja ilustra el flujo de caja de su empresa durante un período específico.
El formato típico del estado de flujo de caja de un negocio incluye actividades de operación, inversión y financiamiento. Estos tres términos son las secciones en un estado de flujo de caja. Exploremos un poco más estas actividades.
Partes del estado de flujo de caja
Flujo de caja de las actividades operativas
Las actividades operativas generalmente se entienden como las operaciones normales y diarias de un negocio. Si vende cupcakes, las actividades operativas incluirán vender cupcakes o comprar el azúcar y la harina para hornear sus cupcakes.
De esta manera, el flujo de caja de las actividades operativas incluye todo el dinero que entra y sale de su negocio debido a estos procesos normales y diarios. Los siguientes son algunos ejemplos de flujos de caja de actividades operativas:
- Entrada de flujo de caja: El flujo de caja principal, y a veces único, de las actividades operativas es la recepción de efectivo de la venta de bienes o servicios. Tenga en cuenta que se utiliza recepción de efectivo en lugar de ingresos porque a veces, rotación se registra antes de que se reciba el efectivo o se recibe efectivo antes de que se registren los ingresos.
- Salida de flujo de caja: Los gastos son la principal salida de efectivo de las actividades operativas. Estos pueden incluir pagos de intereses, pagos de impuestos, alquiler, pagos a proveedores, etc. Para empresas SaaS, los honorarios de alojamiento y las suscripciones a software comercial necesario son formas comunes en que el efectivo sale de la empresa debido a actividades operativas. Tenga en cuenta que solo se enumeran los gastos en efectivo en el estado de flujo de caja, lo que significa que la depreciación y amortización no se incluyen. Discutiremos esto más adelante.
Flujo de caja de las actividades de inversión
Cuando escucha "actividades de inversión", probablemente primero piensa en acciones. El flujo de caja de las actividades de inversión incluye vender o comprar acciones, pero eso no es todo. Mientras que las actividades de inversión de los individuos a menudo se limitan a acciones, las de los negocios son más diversificadas.
Las actividades de inversión de un negocio también pueden incluir la compra o venta de activos grandes. Estas son cosas de valor que la empresa posee. Su empresa podría comprar activos físicos, como un edificio de oficinas o un servidor grande, para llevar a cabo su negocio. Estos generalmente se denominan activos tangibles porque puede tocarlos.
También podría comprar activos intangibles que no puede tocar, como nuevo software que mejora su plataforma o una patente. Aquí hay algunos ejemplos de flujos de caja de actividades de inversión:
- Entrada de flujo de caja: La venta de valores (acciones), terrenos o activos antiguos son flujos de caja positivos comunes de actividades de inversión.
- Salida de flujo de caja: Los flujos de caja negativos de las actividades de inversión son esencialmente lo opuesto a los flujos de caja de entrada. Estos incluyen comprar acciones o activos nuevos como un edificio o equipo.
Flujo de caja de las actividades de financiamiento
Las actividades de financiamiento son cómo se financia una empresa. Esto incluye financiamiento de capital y pasivo. Por ejemplo, una empresa puede usar un préstamo bancario para financiar operaciones, o los propietarios pueden invertir más de sus ahorros personales en el negocio.
Algunos ejemplos de flujo de caja de actividades de financiamiento son los siguientes:
- Entrada de flujo de caja: La empresa abriendo un nuevo préstamo o los propietarios invirtiendo más dinero en el negocio son ejemplos de flujos de caja positivos de actividades de financiamiento. Una oferta pública inicial (OPI) o la emisión de nuevas acciones también son flujos de caja positivos de actividades de financiamiento.
- Salida de flujo de caja: Emitir un dividendo es un buen ejemplo de flujo de caja negativo de actividades de financiamiento. Pagar un préstamo es otro ejemplo. La empresa también podría recomprar parte de sus acciones para aumentar su precio. En todos estos casos, el flujo de efectivo que sale de la empresa sería una señal de que la empresa está yendo bien.
Cómo calcular el flujo de caja
El flujo de caja de una empresa se puede calcular utilizando el método directo o indirecto. Ambas opciones están permitidas por los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP). Sin embargo, muchas pequeñas empresas prefieren el método indirecto.
Calcular el flujo de caja con el método directo
En el método directo, debe registrar todo el efectivo mientras entra y sale de su negocio. Esta es una enorme carga de contabilidad adicional porque necesita mantener dos libros mayores generales para todas las actividades y otro para rastrear transacciones en efectivo.
No solo este método es más lento que el método indirecto, pero aún necesitará hacer algo del método indirecto. Siguiendo el método indirecto, la conciliación del estado de flujo de caja con el estado de resultados aún debe realizarse.
Calcular el flujo de caja con el método indirecto
El método indirecto comienza con el efectivo de las actividades operativas. La utilidad neta (o pérdida) se toma del estado de resultados. Luego, el contador trabaja hacia atrás eliminando todos los ingresos y gastos que no son en efectivo e incluye todos los ingresos que no han sido reconocidos y gastos que aún no han sido incurridos.
Los flujos de caja de las actividades de inversión y financiamiento son directos en los métodos indirecto y directo. Dado que son transacciones en efectivo, no se debe realizar ninguna magia contable especial.
¿Cómo se comparan los estados de flujo de caja con los estados de resultados y balances generales?
El estado de flujo de caja está intrínsecamente relacionado con el balance general y el estado de resultados. Si tiene su balance general y estado de resultados frente a usted, entonces tiene toda la información necesaria para elaborar su estado de flujo de caja.
Sin embargo, hay algunas diferencias clave, y se relacionan entre sí de formas especiales.
Estado de flujo de caja vs. balance general
El balance general es una instantánea del valor contable de un negocio en una fecha específica. Muestra todos los activos en un lado y todos los pasivos y el patrimonio en el otro.
El estado de flujo de caja muestra cómo ha fluido el efectivo durante un período de tiempo. Dado que el balance general muestra las cosas en un día en lugar de durante un período, es más fácil elaborar un estado de flujo de caja preciso teniendo a mano el balance general del inicio y el del final del período.
Por ejemplo, si está elaborando un estado de flujo de caja para 2024, debe tener listos sus balances generales del 31 de diciembre de 2023 y del 31 de diciembre de 2024.
Las diferencias en el patrimonio del propietario y los pasivos, así como las de depreciación y amortización, si corresponde, afectarán directamente su estado de flujo de caja. Veremos esto un poco más claramente cuando miremos el ejemplo de Amazon.
Estado de flujo de caja vs. estado de resultados
El estado de resultados y el estado de flujo de caja revelan información sobre la empresa durante un período de tiempo. El estado de resultados presenta todos los ingresos y gastos durante un período de tiempo, así como la ganancia neta final (o pérdida).
Las reglas de reconocimiento de ingresos (principalmente ASC 606) significan que a veces el dinero está en su cuenta antes de que lo haya ganado, o ha ganado los ingresos pero aún no ha recibido el pago. Lo mismo se puede decir sobre cuándo paga los gastos en comparación con cuándo se incurren.
Eso significa que el flujo de caja de las actividades operativas es similar pero no igual a los ingresos y gastos que se encuentran en el estado de resultados.
Un estado de resultados resume todos los fondos que han entrado y salido de su negocio. Esta discrepancia es una de las partes más difíciles de elaborar estados de flujo de caja precisos y a prueba de auditoría.
Ejemplos de estado de flujo de caja
Ejemplo de estado de flujo de caja de Amazon
Observe el ejemplo a continuación: estado de flujo de caja de Amazon de 2016. Se puede obtener mucha información de este estado de flujo de caja.
Primero, la parte superior de cada documento financiero debe mostrar cuatro cosas:
- El nombre de la empresa (Amazon)
- El tipo de estado (estados consolidados de flujos de caja)
- El período de tiempo (los años terminados el 31 de diciembre de 2014, 2015 y 2016)
- La moneda (en millones)
Un estado consolidado es simplemente uno que tiene varios períodos. En este caso, Amazon quiere mostrar cómo ha cambiado su flujo de caja durante tres años.
Como se mencionó anteriormente, algunos elementos del estado de resultados necesitan ser ajustados para el estado de flujo de caja. Llamamos a esto "reconciliar" los dos documentos.
El primero es eliminar/agregar cualquier ingreso y gasto para que coincidan con los flujos de caja anteriores. El más complicado es lidiar con la depreciación y la amortización. Estas son las formas en que los activos se convierten en gastos.
Digamos que compra una laptop por $2,000 que espera que dure cinco años. Las autoridades fiscales le permiten reclamar un gasto de depreciación de ($2,000/5) $400 anuales. Sin embargo, este no es un gasto en efectivo.
Nota: Este es un ejemplo simplificado de depreciación lineal. Dependiendo de la clase de activo y la ubicación, es posible que deba calcular la depreciación de manera diferente. Consulte con su contador.
El flujo de caja ocurrió como una actividad de inversión porque compró un activo. La depreciación anual es solo un sistema de reducción de impuestos; no hay cambio de dinero. Eso significa que toda la depreciación debe volver a agregarse desde el estado de resultados.
Lo mismo es cierto para la amortización; solo que los activos son intangibles, como relaciones, contratos o patentes.
Las líneas rojas destacan los flujos de caja siguientes de actividades operativas, de inversión y financieras. En la parte inferior, podemos ver que la posición de efectivo de Amazon ha aumentado constantemente desde alrededor de $9 mil millones a fines de 2013 a $19 mil millones a fines de 2016.
Una última cosa a mencionar es que los números negativos se muestran entre corchetes. Esta es una práctica contable estándar. Una fotocopia en blanco y negro sería muy confusa si estuvieran en rojo.
De manera similar, las copias degradadas a veces pueden tener marcas aleatorias que podrían parecer signos de menos.
Figura 1. Estados de flujo de caja de Amazon para 2014–2016. Fuente: amazon.com
Ejemplo de estado de flujo de caja de SaaS
Aquí hay un ejemplo de un estado de flujo de caja de SaaS típico. La primera diferencia es que los números son mucho más pequeños, en miles. A continuación, este estado de flujo de caja es para un solo año.
Como es típico para estados de un solo año, los subtotales se encuentran en la columna del medio, los totales en la columna de la derecha y los números individuales en la columna de la izquierda. Esto mejora la legibilidad del documento.
Como es común en las startups, esta es bastante ajustada. No hay muchas compras de equipos grandes y los valores de las actividades de financiación —patrimonio y préstamos— son bastante pequeños. Por el contrario, hay un flujo de caja sustancial proveniente de los clientes y salidas de gastos típicos. Esto incluye mano de obra, servicios de alojamiento, y así sucesivamente.
En general, la empresa tiene un flujo de caja positivo y tiene poco riesgo de que gastos inesperados causen pérdidas de rentabilidad.
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Estado de flujo de caja dentro de Forecast+ por Baremetrics
Relacionado: ¿Qué es el flujo de caja neto?
¿Qué le dice un estado de flujo de caja sobre su negocio?
Un estado de flujo de caja ayuda a determinar la fortaleza, rentabilidad y viabilidad a largo plazo de su empresa.
Le ayuda a evaluar su nivel de liquidez, o, en otras palabras, si tiene suficiente efectivo para pagar sus gastos. Los accionistas e inversores observan de cerca los estados de flujo de caja de una empresa y los utilizan para determinar la salud financiera general de la organización.
Los estados de flujo de caja también proporcionan un medio para predecir su flujo de caja futuro, lo que es útil para presupuestar. Además, si tiene la intención de solicitar un préstamo o una línea de crédito, deberá proporcionar estados financieros actualizados a su prestamista.
Beneficios de la planificación del flujo de caja para empresas SaaS
La buena planificación del flujo de caja es invaluable para cualquier empresa, y los negocios basados en suscripción no son la excepción. Aquí hay algunos beneficios específicos para su negocio SaaS:
- Si puede visualizar y rastrear con precisión sus gastos, podrá identificar rápidamente cualquier inconsistencia y eliminar gastos innecesarios, aumentando en última instancia su ganancia.
- Una visión clara de sus parámetros de liquidez le proporciona la información para optimizar sus flujos de dinero entrante y saliente.
Problemas de flujo de caja específicos de SaaS
Hay varios problemas persistentes relacionados con el flujo de caja que la mayoría de los propietarios de negocios SaaS enfrentan de vez en cuando. Veamos algunos de ellos.
1. Equilibrar los términos de pago
Dependiendo de tu modelo de negocio, los términos de crédito de tus clientes pueden extenderse a 30 o 60 días. Sin embargo, muy a menudo tendrás facturas que necesitan ser pagadas inmediatamente o dentro de pocas semanas, lo cual puede afectar tu flujo de caja. Por esta razón, es una buena idea establecer una estructura de pago anticipado para los clientes siempre que sea posible.
Este problema puede surgir cuando tus cuentas por cobrar tienen términos más generosos que tus cuentas por pagar. Las cuentas por cobrar son ingresos reconocidos de clientes que aún no te han pagado. Las cuentas por pagar son gastos incurridos que aún no has pagado.
Si tus clientes tienden a pagar meses después de usar tus servicios, considera negociar mejores términos con tus proveedores para que coincidan con tus flujos de caja entrantes y salientes.
2. Controlar las cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar pueden salirse de control si no vigilas estrictamente los pagos atrasados. La mayoría de las empresas consideran que los pagos con 30 días de retraso son incobrables en un 25%, lo que aumenta al 100% incobrables a los 120 días de retraso.
Por eso es sensato configurar un mecanismo de facturación automatizado para asegurar que tus clientes te paguen a tiempo. Automatizar recordatorios a los clientes para alertarlos sobre el próximo ciclo de facturación también es útil para reducir la posibilidad de que los pagos fallen.
Si los pagos de los clientes no se procesan (debido a tarjetas de crédito vencidas, fondos insuficientes u otros problemas), puedes implementar un sistema de cobranza para recordar a los clientes que actualicen su información de pago.
3. Abandono de clientes
Como los negocios SaaS son inherentemente basados en suscripción, cuando un cliente deja de usar tu software o no renueva su suscripción, afectará negativamente tu flujo de caja y liquidez. Debes ser lo más proactivo posible en la reducción la rotación de clientes.
Una forma de reducir el abandono de clientes es mantener un diálogo con tus clientes que te ayude a entender las características que desean y luego desarrollarlas.
Busca soluciones avanzadas de análisis de SaaS como Baremetrics para entender qué clientes estás perdiendo y por qué. Luego, actúa rápidamente para tomar contramedidas. Cuanto mayor sea tu tasa de retención de clientes, mejor será tu flujo de caja a largo plazo.
4. Tasa de quema
Tasa de quemado mide qué tan rápido tu empresa está perdiendo dinero. Puede expresarse como un porcentaje del efectivo total que tienes disponible o el número de meses que te quedan.
Especialmente pasar de la fase pre-ingresos a "rentabilidad de fideos instantáneos" puede ser difícil. Una de las mejores formas de ampliar tus flujos de caja durante este tiempo es usar servicios de suscripción tú mismo. De esa manera, conviertes costos iniciales más altos, desde software costoso hasta servidores, en gastos mensuales manejables.
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