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Los ingresos de SaaS son un tema complejo que merece tu atención sin importar dónde te encuentres en el ciclo de vida de tu startup.
Ya sea financiado o intentando arrancar por tu cuenta, necesitas que los ingresos de clientes fluyan hacia el negocio. De lo contrario, ¿cómo financiarías las operaciones diarias o invertirías en talento, nuevas funciones y mejoras en los procesos? O, quizás lo más importante, ¿cómo probarías que la gente está dispuesta a pagar por tu producto?
Algunas de las muchas métricas y variables de SaaS están bajo tu control, y otras son simples indicadores que requieren una dirección fuerte del equipo de gestión. La gestión adecuada del efectivo y los ingresos requiere una comprensión de lo que está sucediendo en términos de contratos de clientes (compromisos), ingresos (reconocidos en los estados financieros) y facturación (facturación e efectivo).
Compromisos vs. Facturación vs. Ingresos — ¿Qué Significan Estos Términos?
Estos términos similares pero diferentes se vinculan todos a los contratos de clientes y el dinero que entra en el negocio. Son esenciales para pilotar la salud financiera de tu negocio y gestionar el efectivo.
Reservas
Reservas es una métrica importante no financiera. No impacta directamente el flujo de efectivo o el resultado final de tu startup, pero refleja los compromisos de los clientes contigo y normalmente se muestra como el valor del contrato para el año actual (Valor de Contrato Anual — ACV en abreviatura) o valor total del contrato (TCV). Ambos están bien, pero tu informe debe ser consistente para que el KPI sea significativo.
En el mes en que un cliente firma un nuevo contrato, reportas los compromisos. Por ejemplo, en mayo, después de firmar un contrato de dos años por $24,000 TCV, pagado cada tres meses en cuotas de $3,000, reportarías compromisos de $24,000 (o $12,000 si estás reportando ACV).
Seguimiento compromisos a lo largo del tiempo puede ayudarte a evaluar la trayectoria de crecimiento de tu startup. Los ingresos estables acoplados con una tendencia a la baja en los compromisos podrían indicar futuros problemas de flujo de efectivo. Esta tendencia a la baja podría provenir de atraer a menos clientes, duraciones de contrato más cortas o precios decrecientes.
¿Qué es la Facturación?
Facturación es el término de SaaS para el dinero que se te debe a corto plazo, ya que típicamente ya ha sido facturado. Comprender las diferencias entre compromisos y facturación te ayudará a gestionar mejor tus flujos de ingresos. Este KPI es esencial para planificar el efectivo que recopilarás cada período.
Continuando con el ejemplo anterior, como el contrato se firmó en mayo, facturaremos $3,000 en mayo, agosto y noviembre.
La facturación la contabilidad se vería así:
Compromisos altos pero facturación bajo significa que estás empujando la recopilación de efectivo hacia períodos futuros. Si bien tus clientes pueden apreciar esto, señala futuros problemas de flujo de efectivo y es insostenible a largo plazo. Las prácticas sólidas de recopilación de efectivo son críticas para asegurar la liquidez y permitir el crecimiento a largo plazo.
Ingresos
Ingresos es una métrica financiera que refleja el dinero intercambiado por un servicio prestado. Un negocio puede tener una rentabilidad alta en papel (o en tu informe financiero) y aún así quedarse sin dinero para las operaciones. Sin embargo, no confundas ingresos con efectivo disponible o efectivo recibido.
Los ingresos afectan principalmente la rentabilidad de tu negocio, como se muestra en tus estados financieros. Debido a que las empresas típicamente pagan impuestos sobre las ganancias, los ingresos y su impacto en la rentabilidad también afectan tus impuestos. La falta de informes podría hacer que tus impuestos sean demasiado altos o demasiado bajos, lo que podría llevar a sobrepago o sanciones por falta de pago.
Pero lograr que los reconocimiento de ingresos ingresos sean correctos puede ser complicado, especialmente para los negocios de SaaS que utilizan contabilidad de acumulación (que probablemente deberías estar haciendo, pero esa es una conversación que debes tener con tu contador).
Aprender los conceptos detrás de las cuentas del balance general, ingresos diferidos, e ingresos vs. facturación te ayudará a comprender mejor la rentabilidad de tu SaaS y por qué los pagos iniciales no equivalen a ganancias masivas.
¿Qué es el Ingreso Diferido?
Los compromisos y la facturación son métricas esenciales para seguir, pero no puedes confiar en ellas como únicos indicadores de desempeño empresarial. Debido al crecimiento inicial que ocurre cuando te pagan por adelantado, parecerá que estás yendo mejor de lo que realmente estás.
Pagado en Completo / Pagado por Adelantado
Volvamos al ejemplo anterior y al contrato de $24k que firmaste en mayo. Imagina que debido a tu excelente servicio y descuento atractivo, convenciste al cliente de pagar anualmente por adelantado. Eso significa que en mayo:
- Comprometiste $24,000
- Facturaste $12,000
- Reconociste Ingresos de ??
Un novato podría pensar: "¡Oye! Recopilamos $12k en efectivo, así que los ingresos deben ser $12k".
¡Pero no tan rápido!
Hacer eso haría que el mes único se viera posición rentable, ¿pero qué hay de los próximos 11 meses? Habrá salarios, alquiler y servicios de alojamiento web para pagar y reflejar en tus estados financieros mensuales. Y esos meses se verán bastante desalentadores sin ingresos para cubrir esos costos.
Ingreso Diferido
Aquí es donde esa cuenta del balance general juega un papel esencial.
El ingreso diferido es el dinero que has facturado pero aún no has ganado.
Los principios contables (GAAP e IFRS) establecen que los ingresos se reconocen solo una vez que has entregado o cumplido tus obligaciones contractuales (es decir, otorgado acceso a tu servicio). Hasta que hayas hecho esas cosas, los ingresos están en riesgo. Incluso con un contrato a largo plazo, el cliente puede cancelar y tendrás que reembolsar el dinero.
El concepto de ingreso diferido es fundamental para SaaS y otros negocios de contratos de servicios, pero a menudo no es intuitivo a primera vista.
En el ejemplo anterior, el reconocimiento de ingresos correcto para mayo sería $1,000. Los $11,000 restantes permanecerán en la cuenta de ingresos diferidos en el balance general. Cada mes, $1,000 se contabilizarán desde el balance general a la cuenta de ingresos y se reconocerán en el P&L cada mes.
Reconocimiento de Ingresos Inadecuado
Reconocer más ingresos de los que deberías infla tus cifras de ingresos (y ganancias), haciendo parecer que tienes más dinero del que realmente tienes.
Aunque los ingresos son una métrica calculada en la contabilidad de acumulación, el reconocimiento inadecuado podría significar que estás proporcionando tu servicio de forma gratuita más adelante. O al menos se vería así desde un punto de vista financiero porque no hay ingresos restantes para cubrir tus costos.
Tu contador puede ayudarte a configurar sistemas y herramientas para prevenir esto.
Cómo Aumentar la Facturación
En un mundo digital, el efectivo sigue siendo el rey. Para mejorar constantemente tu servicio y hacer crecer tu negocio, necesitas que entre dinero en tu empresa de forma regular y frecuente. Entender la facturación es el primer paso para mejorar el flujo de caja mediante pagos anticipados o pagos mensuales automatizados.
Porque incluso si comienzas con financiación externa, el objetivo de cualquier startup es ser autosuficiente. Para lograrlo, necesitas generar tu propio efectivo y trabajar hacia la rentabilidad.
Suponiendo que tienes reservas sólidas y productos excelentes, ¿cómo puedes aumentar la facturación y mejorar el flujo de caja?
Descuentos para Servicios Prepagados Anuales
Animar a los clientes a pagar por adelantado durante un año completo asegura que tengas el efectivo necesario para satisfacer sus necesidades. A menudo puedes dirigirlos en esta dirección con precios con descuento, extras "gratuitos" o mejoras.
El efectivo adicional en el banco vale más que la futura reducción de ingresos mensuales o el impacto en el margen bruto.
Recibir pagos por adelantado es especialmente crítico cuando estás comenzando o si experimentas un aumento repentino en reservas. Dependiendo de tu negocio SaaS, es posible que necesites muchos recursos para la incorporación del cliente y el soporte, lo que aumenta los costos. Pero no facturar de inmediato aumenta el riesgo de una crisis de flujo de caja o de sobrecargar a tu personal porque no puedes permitirte ampliar el equipo.
Contratos Mensuales => Anuales
Convierte tus contratos mensuales existentes en contratos anuales.
Los contratos mensuales pueden ser atractivos para los clientes y una pesadilla para las empresas por la misma razón — la libertad de cancelar en cualquier momento.
Impulsa a los clientes mensuales hacia un plan anual mediante pequeños descuentos u otros incentivos, es decir, bloqueando precios antes de un aumento. Una vez que estén satisfechos con tu producto, esto debería ser fácil. ¡Incluso podrían estar felices de cambiar!
Esfuerzo
Cada día cuenta cuando se cierra un gran trato. Facturar lo antes posible significa que el dinero llega a tu cuenta bancaria más rápido.
El efectivo en el banco es esencial para continuar proporcionando excelentes servicios.
Además, la facturación SaaS puede ser un dolor de cabeza, así que utiliza herramientas para rastrear la facturación e invoicing. Los pagos fallidos y las tarjetas de crédito vencidas te cuestan dinero, y la inacción significa que el dinero, y quizás el cliente, se va. Baremetrics tiene Recover, una solución automatizada para ayudarte a gestionar pagos fallidos.
Mejora tu Previsión de Facturación con Forecast+
Rastrear y pronosticar la facturación manualmente es un desafío, pero Forecast+ te brinda las herramientas para hacerlo mejor.
Aquí te mostramos cómo puedes llevar la facturación a Forecast+:
- Importa tus facturas a través de QuickBooks Online o Xero (integraciones de Forecast+).
- Crea una nueva hoja de trabajo y utiliza la lógica de la herramienta para actualizar tu balance general (ingresos diferidos, cuentas por cobrar y saldo de efectivo) y estado de resultados.
Esta hoja de trabajo te ayuda a gestionar tus reservas y facturación y pronosticar con precisión tus ingresos.
¿Estás satisfecho con el flujo de caja de tu empresa SaaS? Pronosticar regularmente tus métricas de ingresos como facturación y reservas puede ayudarte a planificar mejor tu flujo de caja.
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