Principios de Emparejamiento y Reconocimiento de Ingresos

Si bien las empresas tienen un poco más de libertad para operar contabilidad según sus propias necesidades, la contabilidad es una disciplina muy organizada y rígida. Aunque esto puede parecer abrumador al principio, con tantas reglas y regulaciones que seguir, a medida que se familiariza con ellas, elimina todas las conjeturas del proceso. Vamos a examinar dos de esos principios aquí: el concepto de correspondencia y el concepto de reconocimiento de ingresos.

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Conceptos Contables

El principio de correspondencia y el principio de reconocimiento de ingresos son las dos teorías guía principales que subyacen a sistema de contabilidad de acumulación. Se definen en los GAAP (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados) de EE.UU. y deben ser utilizados por cualquier entidad que siga el sistema de contabilidad de acumulación. 

• Concepto de correspondencia: Este principio estipula que los contadores deben registrar todos los ingresos y gastos en el mismo período de informe. Esto significa que los gastos deben corresponder a los ingresos que generan y, por lo tanto, transferirse al período en el que se devengó el ingreso en lugar de registrarse en el período en que se pagaron.

• Concepto de reconocimiento de ingresos: Este principio se refiere al período y manera en que una empresa realiza sus ingresos. Una empresa debe reconocer ingresos en el período en que se devengaron, y no necesariamente cuando se recibió el efectivo. 

Para un proveedor de SaaS por suscripción, esto puede significar dividir el dinero recibido de una suscripción anual en períodos mensuales a medida que se proporcionan los servicios. Esto proporciona a los auditores una comparación de "manzanas con manzanas" de la situación financiera de una empresa que es más transparente entre industrias. 

Contabilidad de Acumulación vs. Contabilidad de Efectivo

Método de Contabilidad de Acumulación

En el sistema de contabilidad de acumulación método, los ingresos se contabilizan cuando se devengan. Esto generalmente ocurrirá antes de que cambie el dinero de manos, por ejemplo cuando se entrega un servicio a un cliente con la expectativa razonable de que se pagará dinero en el futuro. Los gastos se reconocen de manera similar cuando se incurren. 

Esto se hace siguiendo el principio de correspondencia. Las entradas de contabilidad de acumulación requieren el uso de diarios de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, así como algunos otros para ingresos diferidos y gastos, depreciación, etc.

Contabilidad de caja

En el método de contabilidad de caja, los ingresos y gastos se reconocen cuando se transfiere efectivo. Este es el sistema utilizado por individuos cuando presupuestan gastos del hogar y por algunas pequeñas empresas. El concepto de correspondencia o el concepto de reconocimiento de ingresos no se utiliza en el método de contabilidad de caja.

Ejemplos del Concepto de Correspondencia para Contabilidad SaaS

Según muchas autoridades fiscales, las empresas SaaS deben utilizar el sistema de contabilidad de acumulación, que estipula que registre ingresos cuando se devengan, es decir, el principio de reconocimiento de ingresos. 

En el caso de un flujo de ingresos por suscripción, esto significa cuando ha cumplido su parte del acuerdo de servicio.

Considere los siguientes dos ejemplos de ingresos por suscripción para aclarar este punto. 

1. Su empresa ofrece un descuento a los clientes que pagan su factura anualmente en lugar de mensualmente. Tiene 10 clientes que aprovechan el descuento. Estas facturas totalizan $90,000. 

Dado que debe proporcionar servicios a estos clientes durante un año completo y sus estados de ingresos se elaboran mensualmente, los estándares GAAP de EE.UU. estipulan que debe trasladar $7500 al final de cada período a su cuenta de ingresos y mantener el resto ingresos por suscripción no devengados en una cuenta de ingresos diferidos ya que aún no ha devengado el dinero.

2. Su empresa factura a los clientes al final del mes por los servicios proporcionados durante el mes. La mayoría de sus clientes pagan dentro del período permitido, pero algunos, debido a problemas con el sistema de pago, un gerente olvidadizo, la factura cayendo en la carpeta de spam, etc., no pagan a tiempo. 

En este caso, aunque esté devengando $7500 al final de cada mes, es posible que no reciba todo hasta algunos días, semanas o meses después, o, desafortunadamente, a veces nunca. En este caso, aún reconoce los ingresos de $7500 cada mes utilizando una entrada de diario de cuentas por cobrar y luego traslada los ingresos a su cuenta de caja cuando recibe los pagos.

En el primer caso, tiene más efectivo disponible de lo que su empresa ha devengado realmente. En el segundo caso, tiene menos efectivo disponible de lo que ha devengado, e incluso podría no recibir todo el dinero que ha devengado. 

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Lo mismo es cierto para los gastos: deben reconocerse cuando se incurren independientemente de cuándo se pague la factura. Esto se hace haciendo coincidir los gastos con los ingresos que generan cuando es posible. 

Cuando esto no es fácilmente posible, entonces se puede usar el método de asignación sistemática y racionalo el método de asignación inmediata. El método de asignación sistemática y racional asigna gastos durante la vida útil del producto, mientras que el método de asignación inmediata reconoce el gasto completo cuando se compra. Consideremos algunos ejemplos de cuándo se deben reconocer los gastos. 

1. Decide anunciar su nuevo producto SaaS en Twitter. Establece un presupuesto de $12,000 para llegar a su mercado objetivo durante un período de cuatro meses y paga la factura. Dado que elabora estados de ingresos mensuales, divide los $12,000 en cuatro gastos mensuales de $3000 y los reconoce durante cuatro períodos mensuales consecutivos. 

2. Gasta $25,000 en muebles de oficina nuevos. Se espera que estos artículos duren cinco años y no tengan valor residual para reventa. En lugar de reconocer los $25,000 completos en el primer año, debe enumerar los activos en su balance y usar un gasto de depreciación para reclamar $5000 por año en su estado de ingresos.

3. Gasta $2500 para organizar una fiesta de lanzamiento de su nuevo producto SaaS. Dado que esta fiesta no se puede hacer coincidir con ninguna venta individual, se puede reconocer bajo el método de asignación inmediata como un gasto en el período en que se pagó. 

Aplicación del Principio de Correspondencia a los Estados Financieros

El concepto de correspondencia y el concepto de reconocimiento de ingresos afectan los diversos estados financieros de diferentes maneras. Veamos cómo estos dos principios afectan el estado de ingresos, el balance general y el estado de flujo de caja con un ejercicio simple.

Considere el siguiente conjunto de información. Compra inventario en el Año 1 con efectivo. El inventario se vende a crédito en el Año 2. El cliente luego paga el monto adeudado en el Año 3.

Estado de Ingresos

El inventario comprado afecta el Costo de Bienes Vendidos (COGS). La venta del inventario al cliente afecta los ingresos. Aunque el cliente no paga hasta el Año 3, la venta se realizó en el Año 2, por lo que debemos registrar los ingresos devengados en el Año 2 de acuerdo con el principio de reconocimiento de ingresos. Luego, de acuerdo con el principio de correspondencia, dado que la compra de inventario debe corresponder con su venta, aunque pagamos efectivo en el Año 1, también debe reconocerse bajo COGS en el Año 2.

Balance General

Estado de Resultados

El inventario se considera un activo, por lo que aparece en el balance general. De manera similar, el efectivo también es un activo y aparece en el balance general. En el Año 1, el balance general mostrará un valor aumentado en inventario y un valor disminuido en efectivo (a veces llamado "efectivo y equivalentes de efectivo"). 

Luego, en el Año 2, el inventario mostrará una disminución mientras que las cuentas por cobrar muestran un aumento por la venta. Finalmente, en el Año 3, cuando el cliente paga su factura, las cuentas por cobrar mostrarán una disminución, mientras que el efectivo verá un aumento.

Estado de Flujo de Caja

El inventario fue comprado usando efectivo en el Año 1. Esto se muestra como un flujo de caja negativo, es decir, una disminución en la cuenta de efectivo. En el Año 2, el inventario fue vendido a crédito, lo que no cambia el flujo de caja. Finalmente, en el Año 3, cuando el cliente paga por su compra, se registra como un flujo de caja positivo. 

Hay dos conclusiones clave de este ejemplo simple. Primero, las dos transacciones ocurrieron durante tres años en realidad, pero ambas se utilizan en el mismo año intermedio para el estado de resultados (y por lo tanto para impuestos). 

Esto puede ser problemático sin una planificación adecuada, ya que estaría sin efectivo en el Año 1 para el proveedor de su inventario y sin los impuestos adeudados en el Año 2 por los ingresos, pero no recibirá ningún efectivo hasta el Año 3 cuando su cliente pague su factura. 

En segundo lugar, dado que las empresas grandes y complejas reconocen ingresos y cotejan gastos independientemente del flujo de caja, mantener un registro de la posición de efectivo de la empresa es más difícil que de otra manera. 

Producir estados de flujo de caja de alta calidad, monitorear de cerca a los clientes para asegurar que paguen lo antes posible, y rastrear cualquier y todas las métricas de su empresa son tareas inmensamente importantes para prevenir una crisis de efectivo.

Resumen

Hay mucho que asimilar de una sola vez, pero con la práctica podrá deducir rápidamente cuándo y dónde sus ingresos y gastos deben ser reportados. Los estados financieros de buena calidad son el corazón de cualquier negocio, y mantenerlos en orden es una forma segura de mantener felices a las autoridades fiscales. 

Tener un sistema que pueda segmentar automáticamente sus clientes e informar sus ingresos durante períodos especificados hace que estos conceptos sean muy fáciles de seguir. Aquí es donde Baremetrics entra en juego.

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